von Hagen verbessert Prozesse mit SAP Business One

Feature | 17. März 2004 von admin 0

Die 1993 durch Axel von Hagen gegründete von Hagen GmbH ist ein Inhaber-geführtes Unternehmen, das im Messebau tätig ist. Die Firma übernimmt Transport, Montage und Demontage sowie die Einlagerung ganzer Messestände. Zu den Kunden zählen unter anderem so namhafte Firmen wie Isofoton, die Lufthansa, nolte Germersheim, Spier und Tandberg Data. Seit seiner Gründung ist der klassische Mittelstandsbetrieb stetig, in den letzten Jahren sogar rasant gewachsen und hat sich zu einem Dienstleister rund um alle Belange eines erfolgreichen Messeauftritts von Unternehmen entwickelt. Die im lippischen Blomberg ansässige Firma beschäftigt inzwischen 21 Mitarbeiter sowie zwei Auszubildende und unterhält ein Vertriebsbüro in Freiburg, welches über ein Virtual Private Network (VPN) online mit dem Stammsitz verbunden ist.

Besonderheiten abbilden

„Eine Messepräsenz bietet Unternehmensidentität zum Anfassen und muss deshalb perfekt passen“, bringt es von Hagen auf den Punkt. „Wir verstehen uns als Dienstleister, der Kunden in allen Belangen rund um einen Messeauftritt unterstützt“, so von Hagen weiter. Dazu gehört, dass neben den normalen Verkaufsprozessen viele Artikel für die Laufzeit einer Messe vermietet werden. Daneben wird das sogenannte „Kundenmaterial“ abgewickelt. Es gehört dem Kunden, wird aber bei von Hagen eingelagert und muss als Lagerbestand geführt werden.
„Mit unserem Altsystem waren wir nicht in der Lage, diese besonderen Prozesse des Messebaus abzubilden“, erläutert von Hagen. „Wir konnten keine Lagerbestände führen, ebenso war das Ausstellen von Rechnungen umständlich und zeitraubend“, so von Hagen weiter. „Alles in allem war die Situation sehr unbefriedigend“, resümiert der Geschäftsführer. Das Unternehmen beschloss deshalb, eine neue ERP-Software einzuführen, und suchte am Markt nach einer passenden Lösung. Das künftige System sollte eine integrierte, automatisierte und zukunftsfähige Lösung sein, welche überdies die spezifischen Prozesse des Messebauers abbilden konnte.
In die engere Auswahl kamen SAP Business One und die Lösung eines anderen Anbieters. Nach zwei Präsentationen, die der SAP Business Partner Unirez bei von Hagen durchführte, entschied sich Axel von Hagen schließlich für SAP Business One. „Die SAP-Lösung erfüllte unsere Anforderungen an eine moderne Geschäftssoftware am besten“, begründet er die Entscheidung, „denn sie bildet unsere Prozesse genau ab.“ Zudem überzeugten die einfach zu bedienende Benutzeroberfläche sowie die Analysemöglichkeiten, die die Drag&Relate-Funktion mit sich bringt, die Mitarbeiter von Hagens auf Anhieb. Weitere Kriterien, welche die Entscheidung zugunsten von SAP Business One beeinflussten, waren das Know-how der SAP im Bereich von Geschäftsanwendungen sowie die Zukunftsfähigkeit der Lösung.

Einführung nach Plan

Eine wichtige Rolle bei der Entscheidung für SAP Business One spielte auch die räumliche Nähe des SAP Business Partners Unirez, „denn uns war wichtig, stets einen kompetenten Ansprechpartner vor Ort zu haben“, begründet von Hagen seine Wahl. „In der Tat“, ergänzt Christian Krop, Vertriebsleiter SAP Business One bei Unirez, „das Unternehmen legte Wert auf einen qualifizierten SAP-Partner aus der Region.“ Eine Zusammenarbeit bot sich also an. Projektstart war Anfang Dezember 2003, das Going Live erfolgte bereits Anfang Januar 2004. Insgesamt stattete Unirez bei von Hagen zehn Arbeitsplätze mit SAP Business One aus. „Als Projektlaufzeit hatten wir insgesamt 13,5 Tage veranschlagt. Dazu gehörten neben der Installation der Software und Dienstleistungen für die Anpassungen und Programmierung die Übernahme von rund 2.000 Artikeln aus dem Altsystem in SAP Business One sowie die Schulung der Mitarbeiter“, legt Krop dar. „Was die Einführung von SAP Business One betrifft, haben wir unser Projektziel voll erreicht und sind dabei im Zeit- und Budgetrahmen geblieben“, erklärt er stolz. Erleichtert wurde die schnelle Einführung der SAP-Lösung auch durch die bereits vorhandene moderne IT-Infrastruktur bei von Hagen. Zusätzlich installierte Unirez lediglich einen Datenbank-Server von Fujitsu Siemens mit Windows-2003-Betriebssystem und SQL-Server 2000.

Schnelle Anpassungen verbessern Prozesse

„Besonders wichtig waren für uns die Anpassungen bei SAP Business One für die während einer Messe vermieteten Artikel“, legt Geschäftsführer von Hagen dar. Im System müssen demnach sowohl verkaufte als auch vermietete Artikel geführt werden. Der Vermietprozess durchläuft im Wesentlichen die Stationen eines „normalen“ Verkaufsprozesses, wobei die Belegfolge Angebot, Auftrag, Lieferung, Retoure, Rechnung, Gutschrift genutzt werden kann. „Die Disposition benötigt aber den tatsächlich verfügbaren Bestand“, klärt Stephan Putro, Projektleiter SAP Business One bei Unirez, auf. „Deshalb muss bei der Vermietung eines Artikels ein Lieferschein für die Vermietartikel erstellt und anschließend vom Standardlager auf das Vermietlager umgelagert werden.“ Hierfür waren nutzerspezifische Programmierungen und Anpassungen der Masken nötig, die Unirez mit Hilfe von Queries, benutzerdefinierten Feldern, und dem Software Development Kit (SDK) vornahm. Sollten die Artikel nach einer Messe unbrauchbar oder unvollständig zurückgegeben werden, wird dies bereits direkt bei der Rechnungsstellung berücksichtigt.
Eine weitere Herausforderung war die Abwicklung des sogenannten „Kundenmaterials“. Dieses wird vom Kunden zwar gekauft, zwischen den Messen aber bei der Firma von Hagen in einem gesonderten Kundenlager aufbewahrt. Wertmäßig gehören die Materialien dem Kunden, mengenmäßig werden die Artikel innerhalb von SAP Business One geführt. Ähnlich wie im Bereich „Umlagerung“ nahm das SAP-Business-One-Team von Unirez auch im Beleg „Wareneingang“ Anpassungen vor, wonach alle Verkaufsmaterialien in ein vorgegebenes Kundenlager gelagert werden, sich der Lagerwert aber nicht erhöht. Zudem wurden die Stücklisten so eingestellt, dass sie in den Folgejahren wieder für die gesamte Belegkette genutzt werden können. „Sämtliche von uns durchgeführten Programmierungen und Anpassungen konnten wir mit dem SAP Business One SDK nicht nur problemlos umsetzen, sondern auch releasesicher in das System integrieren“, erklärt Projektleiter Stephan Putro. Zusätzlich wollte das Unternehmen, dass alle Ein- und Verkaufsbelege aus SAP Business One komplett aufbereitet an das Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word übergeben werden. „So können wir bei Bedarf nachträglich Formatierungen vornehmen oder zusätzliche Textbausteine einfügen“, begründet von Hagen den Wunsch.

Gut aufgestellt für die Zukunft

SAP Business One ist „unverzichtbarer Bestandteil unserer Geschäftstätigkeit“, hebt Axel von Hagen die Bedeutung der SAP-Standardlösung für sein Unternehmen hervor. Vor allem kann der Betrieb jetzt detaillierte Verkaufs- und Umsatzanalysen durchführen, die aus den drei Perspektiven – nämlich je Kunde, je Artikel sowie je Verkäufer – bestehen. Alle Perspektiven können miteinander kombiniert werden und liefern so zeitnah wichtige Informationen für geschäftliche Entscheidungen. „Das in SAP Business One integrierte Kontaktmanagement und die CRM-Funktionalität waren schließlich noch das i-Tüpfelchen“, schwärmt der Geschäftsführer. „Wir haben mit SAP Business One eine integrierte Lösung nach Maß, mit der wir unsere Geschäftsprozesse abbilden, nachhaltig die Beziehungen zu unseren Kunden verbessern sowie Investitionen schützen und wettbewerbsfähig bleiben“, so von Hagen abschließend.

Weitere Informationen:

www.unirez.de, www.vonHagen.net

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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