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Feature | 2. Mai 2006 von admin 0

Das Rechnungswesen in SAP R/3 ist heute noch geprägt von einigen periodischen Arbeitsabläufen. Beispielsweise hatten Umbuchungen im Controlling von SAP R/3 bisher erst zum Periodenende Auswirkungen auf das Umsatzkostenverfahren. Ein zweites Beispiel sind bei Zahlungsausgang realisierte Skontoerträge, die in SAP R/3 unter Umständen erst sehr spät die Anschaffungs- und Herstellungskosten in der Anlagenbuchhaltung reduzieren. Mit dem Hauptbuch lassen sich diese Aufgaben in Echtzeit erledigen.

Echtzeitintegration Controlling-Finanzwesen

In SAP R/3 produziert jeder Geschäftsvorfall mehrere Belege. Wird beispielsweise ein Einkaufsbeleg mit Kostenstelle für die Beschaffungen der Betriebskantine gebucht, entsteht jeweils im SAP-Finanzwesen (FI) und im SAP-Controlling (CO) ein Beleg. Diese Daten sind zwar verknüpft, werden jedoch in den Modulen als zwei Belege verteilt gespeichert. Sie enthalten einmal alle wesentlichen Informationen für das externe Rechnungswesen sowie zusätzliche Informationen wie die Kostenstelle im Controlling. Bei einer Architektur der verteilten Datenhaltung, wie in SAP R/3 gebräuchlich, kommt es damit zwangsläufig zu Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Modulen.
Werden beispielsweise die Kosten der Betriebskantine auf verschiedene Kostenstellen im CO verteilt, kommt es zu folgendem Szenario: Die Kostenstellenrechung (CO-OM) entlastet die Kostenstelle Betriebskantine, indem sie andere Kostenstellen und damit auch andere Funktionsbereiche belastet. Es handelt sich hierbei um einen reinen Controlling-Vorgang. Der Funktionsbereichswechsel kann in SAP R/3 nicht in Echtzeit an das Finanzwesen weitergegeben werden. Die Anwender speichern die Informationen aus der Kostenstellenrechnung in einem Abstimmungsledger zwischen. Eine Zusammenfassung der Controlling-Veränderungen mit Auswirkungen auf das FI wurden zumeist zum Periodenende übertragen.
Im neuen Hauptbuch in mySAP ERP Financials bleibt eine eigene Datenhaltung als Kostenstellenrechnung erhalten. Es werden weiterhin zwei Belege für FI und CO produziert. Ein Abstimmungsprotokoll kann nun aktiviert werden und fragt in Echtzeit ab, ob der Beleg im Finanzwesen gebucht werden soll. Diese Abfrage führt zu einer FI-CO-Echtzeitintegration bei:

  • Buchungskreiswechsel,
  • Funktionsbereichswechseln,
  • Änderungen des Profit-Centers,
  • Änderung des Segments.

Unternehmen steht somit ein jederzeit abgestimmtes Berichtswesen zur Verfügung.

Online-Verteilung der Nachlaufkosten

Nachlaufkosten entstehen, wenn der ursprüngliche Rechnungsbetrag dem Unternehmen nicht in vollständiger Höhe zufließt. Zu dieser Kategorie zählen beispielsweise Skontoabzüge. Bei einer Ausgangsrechnung von 1.160 Euro etwa entfallen in Deutschland 16 Prozent auf Steuern. Der Erlös fließt also beim Einbuchen der Rechnung mit 1.000 Euro in SAP R/3 ein. Dieser Betrag wird neben dem Finanzwesen in aller Regel auch in die Erfolgsrechnung / Profit-Center-Rechnung des Controlling fortgeschrieben, beispielsweise mit 800 Euro für Profit-Center A und 200 Euro für Profit-Center B. Zahlt der Kunde mit drei Prozent Skontoabzug, sind 30 Euro verminderte Erlöse ebenfalls anteilig in der Profit-Center-Rechnung zu berücksichtigen. In SAP R/3 erfolgt dies nicht in Echtzeit, sondern mit einer monatlichen Abgleichungsbuchung, dem Nachbelasten der Bilanz beziehungsweise der Gewinn- und Verlustrechnung (Berichte: SAPF180 / SAPF181).
Im neuen Hauptbuch ist die Online-Verteilung der Nachlaufkosten mit der Technik “Belegaufteilung” verknüpft. Bereits der Originalbeleg beinhaltet Informationen, wie bei einem eventuellen Skontoabzug eine anteilige Minderung der CO-Objekte vorzunehmen ist. Wird beispielsweise eine Debitorenrechnung mit Skonto bezahlt, hat der Skontoertrag die zugehörigen CO-Objekte, im Beispiel die Profit-Center A und B, ebenfalls in Echtzeit zu korrigieren.

Anlagenbuchhaltung (FI-AA)

Skontoabzüge schlagen natürlich nicht nur bei Ausgangsrechnungen zu Buche. Kauft ein Unternehmen seinerseits ein Wirtschaftsgut, so entsteht ein Einkaufsbeleg, der den Skontoabzug mit Begleichen der Eingangsrechnung ermöglicht. Bei der Zahlung mindert der Skontobetrag die Anschaffungs- und Herstellungskosten. Er ist somit in der Anlagenbuchhaltung zu berücksichtigen.
Bisher wurde beim Bruttoverfahren in SAP R/3 der komplette Rechnungsbetrag aktiviert. Er summiert sich bei einem Wirtschaftsgut von 100.000 Euro zusammen mit der Eingangssteuer von 16.000 Euro zu einer Verbindlichkeit von 116.000 Euro. Bei Zahlungsausgang stand fest, ob und in welcher Höhe ein Skontoertrag gebucht werden kann. Ein Skonto von drei Prozent reduziert die Verbindlichkeit um 3.480 Euro auf 112.520 Euro, entsprechend einer Reduktion des Nettopreises des Wirtschaftsgutes um 3.000 Euro und einer Reduktion der Eingangssteuer um 480 Euro. In SAP R/3 wird das Wirtschaftsgut jedoch weiterhin mit 100.000 Euro in der Anlagenbuchhaltung aufgeführt, obwohl es nach dem Zahlungsausgang nur 97.000 Euro sein sollten. Erst Korrekturbuchungen (Nachbelastung) am Periodenende sorgten in SAP R/3 für eine Reduzierung der Anschaffungs- und Herstellungskosten in der Anlagenbuchhaltung (Berichte: SAPF180 / SAPF181).
Im neuen Hauptbuch von mySAP ERP sorgt auch hier die Technik “Belegaufteilung” für Abhilfe. Bereits der Originalbeleg beinhaltet Informationen, wie bei einem Skontoabzug eine anteilige Minderung der Wirtschaftsgüter vorzunehmen ist. Bei der Buchung des Zahlungsausgangs wird das Wirtschaftsgut in der Anlagenbuchhaltung direkt auf 97.000 Euro reduziert.
Mit den neuen Möglichkeiten zur Echtzeit-Integration im Hauptbuch von mySAP ERP wird nicht nur die Abstimmung innerhalb einer Periode vereinfacht. Das zur Verfügung stehende Zahlenwerk gibt darüber hinaus ein noch genaueres Bild der aktuellen Vermögens-, Finanz- und Ertragslage eines Unternehmens.

Buchhinweis

mySAP ERP Financials
Jörg Siebert, Martin Strohmeier
SAP PRESS
ca. 400 S., geb.
ca. 59,90 Euro,
ISBN 3-89842-746-3
erscheint Ende 05/2006 versandkostenfrei in (D) und (A)

Jörg Siebert

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