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Die 6 Gründe für die SAP-Cloud

21. Oktober 2013 von Andreas Schaffry 0

Onno Jongkind, Geschäftsführer der OPW Ingredients GmbH, ist geschäftlich erst in Indien und dann in Italien. Er begutachtet bei seinen Lieferanten die Rizinuspflanzen- und Mandelernte. Aus den Mandelfrüchten und den Bohnen der getrockneten Rizinusstauden werden Pflanzenöle gewonnen, welche die Pharma- und Kosmetikindustrie zur Herstellung von Injektionspräparaten beziehungsweise von Hautcremes, Parfums oder Shampoo benötigt.

Die im August 2012 gegründete OPW Ingredients ist spezialisiert auf den Handel mit hochwertigen natürlichen Rohstoffen wie pflanzlichen Ölen, Fetten und Proteinen. Die Anforderungen der Kunden an die Qualität der gelieferten Rohstoffe sind sehr hoch. Um diese gleich vor Ort zu prüfen, klinkt sich der Geschäftsführer mit seinem iPad in das zentrale ERP-System ein. Per Fingerdruck holt er die für Mandel- und Rizinusöl in der IT-Lösung hinterlegten Spezifikationen auf den Touchscreen des Tablet und vergleicht diese mit den Ergebnissen der aktuellen Qualitätsanalyse durch einen Kontrolleur. Da die Ware die geforderten Kriterien erfüllt, wird daheim in der Firmenzentrale im nordrheinwestfälischen Viersen der Bestellauftrag an den Lieferanten erteilt.

OPW Ingredients: Die sechs Gründe für SAP Business ByDesign

Doch das ist nur einer der Gründe, die bei dem jungen Unternehmen OPW Ingredients für SAP Business ByDesign sprachen. Die 6 Gründe im Einzelnen:

1. Mobilität: Per iPad Qualitätsanalysen überprüfen

Möglich ist der mobile Datenzugriff, weil das Handelsunternehmen mit der ERP-On-Demand-Lösung SAP Business ByDesign, eingeführt vom SAP-Partner itelligence, das Tor zu einer neuen IT-Welt aufgestoßen hat. Die ERP-Software zeichnet sich durch umfassende Funktionalitäten, insbesondere für die Handelslogistik, eine einfach zu bedienende Nutzeroberfläche, die Nutzung im Software-as-a-Service-Cloud-Betrieb und die Möglichkeit des mobilen Datenzugriffs aus. Ob in Indien, China, Italien oder anderswo: Geschäftsführer Jongkind kann jetzt per iPad immer auf aktuelle Kennzahlen, etwa zu Umsätzen, zum Liquiditätsstatus oder die Anzahl neu abgeschlossener Kontrakte, zugreifen und alle Warenströme nachverfolgen, was zu deutlich mehr Flexibilität führt. Indem er jederzeit weiß wie die Geschäfte in der Firma laufen, kann er sowie weitere Mitglieder seines Teams Entscheidungen zeitnah treffen. Auch die Vertriebsleiter, die Mitarbeiter im Vertriebsaußendienst und die Logistiker haben über ihre iPads oder iPhones Zugang zum ERP-System.

2. Prozesse: Vom Einkauf bis zur Anlieferung beim Kunden ist der Prozess transparent und dokumentierbar

„Bei Warentermingeschäften ist das schnelle und zuverlässige Agieren auf den Weltmärkten von hoher Bedeutung und wettbewerbsrelevant. Nur so kann sichergestellt werden, dass ein Kunde die bestellte Rohstoffmenge fristgerecht sowie in der geforderten Menge und Qualität erhält“, erläutert Onno Jongkind. Zugleich muss aufgrund gesetzlicher Bestimmungen der gesamte Prozess vom Einkauf bis hin zur Anlieferung der Öle beim Kunden lückenlos dokumentiert und zurück verfolgbar sein. Dies gilt besonders für Kunden aus der Pharma-, Lebens- und Futtermittelindustrie und speziell Hersteller von Babynahrung benötigen Rohstoffe in lupenreiner Qualität. Ein großer Teil der Handelsgeschäfte wird zudem im Ausland abgewickelt, unter anderem mit Partnern in Indien, China sowie Nord- und Südamerika. Hinzu kommt noch die hohe Produktvielfalt von mehreren hundert Ölen, Fetten, Wachsen, Estern, Proteinen und Molken, die zu verwalten ist.

Werden Rohstoffe auf dem Seeweg in die europäischen Zielhäfen Rotterdam, Hamburg oder Antwerpen verfrachtet, muss OPW Ingredients dafür sorgen, dass die Rohstoffladung sowie das Containerschiff für den Transport zeitgleich im Hafen liegen. Parallel dazu benötigt die Firma beim Außenhandel ein Zahlungsversprechen der Bank (= Akkreditiv) für den Verkäufer vor Ort. Ist die Ladung dann im jeweiligen Zielhafen eingetroffen, wird sie auf ein Binnenschiff verladen, zum Krefeld Container Terminal (KCT) gebracht, dort gelöscht und per Lkw in das OPW-Lager in Viersen oder dem holländischen Nimwegen transportiert. Aus den Lägern werden die Rohstoffe dann gemäß der in einem Kontrakt festgelegten Konditionen an den Kunden geliefert. In der Regel erfolgt die Auslieferung per Einzelabruf in Teilmengen zu festen Lieferterminen. Zum Beispiel kann vereinbart sein, dass ein Kunde, der 600 Tonnen Rizinus- und Mandelöl geordert hat, über einen Zeitraum von sechs Monaten jede Woche eine 24-Tonnen-Partie Öl erhält.

3. ERP-on-Demand: Mengen und Werteflüsse lassen sich in Quasiechtzeit darstellen

Alles zusammen macht die Betriebsabläufe bei dem schnell wachsenden Start-Up-Unternehmen, das derzeit 14 Mitarbeiter beschäftigt, fast ebenso komplex wie bei einem Großunternehmen. Durch den Einsatz von SAP Business ByDesign greifen die zahlreichen Einzelprozesse nun nahtlos ineinander und laufen reibungslos und effizient. Dadurch ist gewährleistet, dass Kunden den richtigen Rohstoff exakt zum vereinbarten Zeitpunkt sowie in der richtigen Menge und der vereinbarten Qualität erhalten; geschäftliche Risiken werden auf ein Minimum reduziert.

Speziell bei Handelsgeschäften in Übersee, wo die Rohstoffe auf dem Seeweg verfrachtet werden, ist das ein wichtiger Aspekt. „Ein Ozeanschiff, das 1200 Tonnen Fracht fassen kann, hat in der Regel einen Wert von 1,5 bis 1,7 Millionen US-Dollar. Passiert hier ein Fehler, würde uns das sehr viel Geld kosten“, verdeutlicht Onno Jongkind. Im Schnitt sind zusätzlich 20 bis 25 Schiffscontainer gleichzeitig auf den Weltmeeren unterwegs.

ERP-in-Demand: Welche Container kommen in den nächsten 3 Tagen in Rotterdam an?

Mit den integrierten Funktionen der ERP-On-Demand-Lösung lassen sich die Betriebsabläufe und die Mengen- und Werteflüsse durchgängig IT-gestützt und transparent abbilden und die Warenströme lückenlos verfolgen. Das reicht vom Einkauf vor Ort über den Schiffstransport bis hin zur Auslieferung an den Kunden per Einzelabruf und die Rechnungsstellung. Welche Container mit welchen Rohstoffen kommen in den nächsten drei Tagen in Rotterdam an? Welche Rohstoffe sind bereits auf dem Weg ins Lager? Kann einem Kunden, der kurzfristig 20 Tonnen Mandelöl mehr benötigt als im Kontrakt vereinbart, diese Menge binnen einer Woche geliefert werden? Die Antworten auf diese und noch viel mehr Fragen liefert die ERP-On-Demand-Lösung auf Knopfdruck nahezu in Echtzeit.

4. Automatismen: ERP-System stößt Folgeprozesse direkt an

Die Geschäftsprozesse laufen vollständig integriert, weitgehend automatisiert und somit sehr schnell und einfach. Sobald eine Teilauslieferung im ERP-System bestätigt ist, werden die Folgeprozesse direkt angestoßen, etwa die Rückmeldung der gelieferten Rohstoffmenge, die Rechnungsstellung und die Bestandskorrektur. Gut gelöst wurden in der Software laut Onno Jongkind auch die Prozesse bei der Schiffsbestellung und der damit verbundenen Back-to-Back-Deckung. „Ordert bei uns ein Kunde 600 Tonnen Rizinusöl, zieht dieser Verkauf umgehend eine Gegendeckung beim ursprünglichen Lieferanten nach sich, die solange gilt bis die komplette Tonnage ausgeliefert und der Terminkontrakt erledigt ist“, erläutert Onno Jongkind.

5. Qualitätskontrolle: Informationen über die Qualität der Rohstoffe sind abrufbar

Ebenso kann der Rohstoffhändler seinen Kunden auf Nachfrage sofort über die Qualität der gelieferten Rohstoffe Auskunft geben. Alle dafür nötigen Informationen, wie etwa Spezifikationen und Analyseergebnisse, sind in der Chargenverwaltung und im Qualitätsmanagement der Cloud-basierten ERP-Software lückenlos dokumentiert und jederzeit abrufbar. Das ist ein wichtiges Kriterium, denn insbesondere Kunden aus der Bio- und Naturkosmetikbranche sowie der Pharma- und Lebensmittelindustrie achten bei ihren Handelspartnern nicht nur auf eine hohe Qualität der Produkte, sondern auch der Geschäftsprozesse.

6. Administration: Neue Prozesse und mobile Abläufe reduzieren den Administrationsaufwand

Nicht zuletzt entlasten die elektronisch gestützten Abläufe sowie der mobile Datenzugriff die Beschäftigten von manuellen und zeitaufwendigen Administrationsaufgaben. Sie können tägliche Arbeitsaufgaben effizient und zügig erledigen, somit bleibt mehr Raum für die Kerntätigkeiten. Davon profitieren insbesondere die Mitarbeiter im Vertrieb. Diese schreiben pro Tag nicht nur 20 bis 30 Angebote, sondern verantworten und steuern als Produktmanager auch die kaufmännischen Prozesse beim Einkauf der Rohstoffe und die Schiffstransporte. Dank der durchgängig kontrollierbaren Abläufe erfüllt OPW Ingredients außerdem die aus Basel II und alsbald aus Basel III resultierenden Anforderungen der Banken, was bei Bedarf günstigere Finanzierungskonditionen eröffnen kann.

Lesson learned: Für SAP Business ByDesign genug Zeit für ein Projekt-Scoping einplanen

Die Handelsfirma hat sich bewusst für eine Cloud-basierte ERP-Lösung entschieden. Angst vor Kontrollverlust hatte Onno Jongkind dabei nicht. Er weiß seine Geschäftsdaten im Hochleistungsrechenzentrum der SAP in St. Leon-Rot besser aufgehoben als im eigenen Haus. Allerdings würde der Geschäftsführer im Nachhinein bei der Einführung manches anders machen. „Wir haben die Implementierung sehr schnell durchgeführt, doch nach dem Produktivstart musste die ERP-Lösung wegen der komplexen Prozesse, die darin abzubilden waren, nachjustiert werden. Diese Mehrarbeit wäre nicht nötig gewesen, wenn wir uns gemeinsam mit dem Beratungspartner im Vorfeld mehr Zeit für das Projekt-Scoping genommen hätten.“

 

 

Bildquelle: Shutterstock

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