Revolution beim Einkaufen

Feature | 21. April 2009 von Carsten Hochmuth, itelligence AG 0

Sechs von zehn deutschen Unternehmen kaufen Waren und Dienstleistungen elektronisch ein. Das berichtete der BITKOM (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.) Ende 2008 anhand von Zahlen der europäischen Statistikbehörde Eurostat für das Jahr 2007. Die Firmen haben die Bedeutung der Online-Beschaffung für die Kostenreduzierung erkannt, so der Branchenverband. Die meisten konzentrieren sich aber nur auf Teilaspekte und wählen dementsprechend ihre Software.

So zielen beispielsweise e-Procurement-Lösungen darauf ab, die Beschaffung von C-Artikeln (z.B. Büromaterial, Betriebsstoffe oder IT-Hardware) zu verbessern. Doch wenn darüber hinaus Einkaufsbelege ausgetauscht oder Lagerbestände und Nachschubplanung koordiniert werden sollen, geht der integrative strategische Gedanke bei diesen Programmen häufig verloren. Insellösungen entstehen, die nur mittels aufwändiger Schnittstellenprogrammierung miteinander harmonisiert werden können.

SAP SRM dagegen ist eine Lösung, die mit ihren Komponenten alle Bereiche des elektronischen Einkaufs abdeckt. Ihr Vorteil: Sie lässt sich in jedes SAP-basierte ERP-System integrieren. Im Zentrum steht dabei die Einbindung von Lieferanten mittels webbasierter Anwendungen. Auf diese Weise werden die herkömmlichen Einkaufsprozesse eines ERP-Systems erweitert und durch die vollständige Integration Kosten reduziert. So verliert die alte Kaufmannsweisheit „Der Gewinn liegt im Einkauf“ auch im 21. Jahrhundert nicht an Bedeutung.

Web Dynpro für ABAP erstmals eingesetzt

SAP SRM 7.0

ist zusammen mit den anderen Komponenten der SAP Business Suite seit November 2008 für ausgewählte Kunden verfügbar (Ramp-Up). Die allgemeine Verfügbarkeit ist für Mai 2009 geplant.

Mit der Version SAP SRM 7.0 kommt erstmals Web Dynpro für ABAP zum Einsatz und löst den Internet Transaction Server der Vorgänger-Versionen ab. Die neue Technologie hat den Vorteil, dass sie heute sowohl im SRM- als auch im ERP-Umfeld verwendet wird und als SAP Enhancement Package für aktuelle Systeme verfügbar ist. Prozessinhalte aus beiden Bereichen verschmelzen dadurch zu einer homogenen Benutzeroberfläche, die sich ohne großen Programmieraufwand an die individuellen Bedürfnisse des Anwenders anpassen lässt.

Das ausschließlich portalbasierte Release erfordert das SAP NetWeaver Portal über welches der Nutzer sowohl auf Funktionen aus SAP SRM (z.B. den Warenkorb eines E-Shops) und SAP ERP (z. B. die zugehörige Bestellung) zugreift, ohne dass er merkt, in welchem System er sich gerade befindet. Bedient werden kann das Portal wahlweise über einen normalen Browser oder den Business Client von SAP NetWeaver. Auf Grund der Portaltechnologie lassen sich Lieferanten mühelos in die übergreifenden Prozesse der Beschaffung einbinden.

Bewährtes um neue Funktionen ergänzt

Auch funktional unterscheidet sich SAP SRM 7.0 von den bisherigen Versionen, wenn auch nicht so gravierend wie in technologischer Hinsicht. Bewährtes wurde beibehalten und um Features zur weiteren Straffung von Beschaffungsprozessen erweitert. Interessant ist die neue Team-Purchasing-Funktion mit Vertreterregelung. Ein Mitarbeiter kann einen Warenkorb (Bedarfsanforderung) anlegen und ihn an seinen Kollegen zur Ergänzung übergeben. Diese Funktion ist vor allem für Unternehmen mit Schichtbetrieb interessant; ebenso für Urlaubsvertretungen. Bisher war die Übergabe einer Bedarfsanforderung in SAP SRM nicht möglich. Entweder musste der Mitarbeiter die persönlichen Benutzerdaten seinem Nachfolger/Vertreter hinterlassen oder letzterer einen neuen Warenkorb anlegen.

Neuerungen bietet die neue Version auch im Bereich „Lieferantenauswahl und Ausschreibung“. Aus einer Bedarfsanforderung, die im ERP-System hinterlegt ist, lässt sich nun sofort eine elektronische Ausschreibung oder eine Online-Auktion starten. Bisher musste die Ausschreibung manuell auf Basis der eingehenden ERP-Bedarfsanforderung durch den Einkäufer angelegt werden. Allerdings nutzen Unternehmen diese Formen des Sourcing generell noch zu wenig. Dabei bieten Ausschreibungen und Auktionen erhebliche Einsparpotenziale.

Zusätzlich schließt SAP SRM 7.0 auch eine große Lücke im Vertragsmanagement. Erstellte zentrale Verträge sind als Bezugsquelle sowohl in SAP SRM als auch in den angebundenen ERP-Systemen verfügbar. „Legale Verträge“ können in unterschiedlichen Formaten in SAP SRM hinterlegt und mit einer Volltextsuche durchsucht werden. Die SRM-Anwendung dient als zentrales Repository für alle legalen und operativen Verträge. Eine Integration mit dem SAP Sourcingprozess ermöglicht eine effektive Vertragsverhandlung. So können z.B. auslaufende Verträge nach Systemalarmierung zur Verhandlung in eine aktuelle Ausschreibungen eingebunden werden. Dem Einkäufer wird eine einfache Kontrolle und Einsicht über auszuführende Verträge inklusive der vereinbarten Kennzahlen (KPIs) gegeben.

Weitere Neuheiten von SAP SRM 7.0 betreffen den hierarchischen Aufbau von Multilieferanten-Katalogen und die Übernahme von Langtexten aus dem Katalog in die Bestellung zur detaillierten Artikelbeschreibung.

Funktionale Neuerungen in SAP SRM 7.0

  • Self Service Procurement (Beschaffung von Bedarfsmaterialien): Team Purchasing mit Vertreterregelung vermeidet Dubletten bei Bedarfsanforderungen;
  • Contract Management (Kontraktverwaltung): Harmonisierung von Verträgen aus SAP SRM und SAP ERP; Anlegen und Verwalten von Verträgen in SAP SRM, die auch im ERP-System genutzt werden können;
  • Service Procurement (Beschaffung von Dienstleistungen): durchgängiger Prozess zur Beschaffung von Dienstleistungen, vom MDM-Katalog über das Sourcing mit Ausschreibungsfunktionalität bis zur Generierung einer Bestellung;
  • Sourcing (Lieferantenauswahl): initiiert aus einer Bedarfsanforderung aus SAP ERP heraus eine Ausschreibung oder eine Auktion;
  • MDM-Katalog (Aufbau von Multilieferantenkatalogen): Anlegen eines hierarchischen Leistungsverzeichnisses mit der Möglichkeit, die einzelnen Dienstleistungen direkt in den Warenkorb zu übernehmen. Für jede Leistungsstufe ist der entsprechende Dienstleister hinterlegt. Direkte Verzweigung in das ERP-System und zurück (Erzeugen einer Bedarfsanforderung/Bestätigung durch den Lieferanten über die erbrachte Dienstleistung).

Potenziale vor allem für den Mittelstand ¬

Insgesamt bietet die Version zahlreiche Neuerungen, mit denen sich die Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen weiter optimieren lässt. Gerade im Mittelstand schlummern diesbezüglich erhebliche Einsparpotenziale. Hier wird immer noch viel mit Papier gearbeitet, vor allem bei der Bestellung von C-Materialien. Solange die Firmenstrukturen überschaubar sind, hat die herkömmliche Art sicher ihre Berechtigung.

Doch was ist, wenn der Betrieb international expandiert? SAP SRM lohnt sich daher auch für kleinere Unternehmen. Doch muss sich dieses Bewusstsein erst noch etablieren. Die Möglichkeit, SAP SRM 7.0 als Add-on auf dem ERP-System zu installieren, bietet insbesondere dem Mittelstand eine Variante mit besonders niedrigem TCO (Total Cost of Ownership).

Alles aus einer Hand

Der SAP-Partner itelligence AG hat bereits viele nationale und internationale SRM-Projekte, unter anderem bei der Schweizer Bundespost, begleitet. Die Experten der Fachabteilung „Special Expertise Consulting SRM-Solutions“ passen die verschiedenen Komponenten der elektronischen Beschaffung an die individuellen Bedürfnisse der Anwender an und integrieren sie in die bestehende IT-Infrastruktur. Auch am Ramp-up der Version von SAP SRM 7.0 hat sich itelligence mit einem eigenen Testsystem beteiligt.

Tags: , ,

Leave a Reply