Wie man IT und Unternehmensziele vereint

Feature | 7. September 2005 von admin 0

Doch das ist leichter gesagt als getan. Die Formulierung der exakten Anforderungen an die unternehmenseigene IT-Architektur braucht Zeit sowie sorgsame Planung. Kleine Firmen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Investitionen eingehenden Prüfungen standhalten und dass das Management hinter der Aufgabe steht. Nur dann lassen sich die zu erwartenden Vorteile auch voll ausschöpfen, und es kann ein spürbarer Wettbewerbsvorsprung erreicht werden.
Außerdem fällt es mittelständischen Unternehmen heutzutage nicht leicht, sich für die richtige Lösung zu entscheiden, haben sie doch die Auswahl aus einer ganzen Reihe von Produkten unterschiedlichster Preisniveaus. Dass da die Kostenseite oftmals überbewertet wird, wenn es darum geht, Abhilfe für ein akutes Geschäftsproblem zu schaffen, kann kaum verwundern.
Dabei liegt der Nachteil dieses Ansatzes auf der Hand: Es wird nicht darauf geachtet, wie sich die Investition über einen längeren Zeitraum und im Lichte der allgemeinen Wachstumserwartungen verhält, so dass nur allzu oft für die Implementierung und den Unterhalt mehr bezahlt werden muss, als nötig gewesen wäre. Letzten Endes trägt solch eine kurzsichtige „Patchwork“-Lösung dazu bei, die Gesamtkosten unnötig in die Höhe zu treiben. Gleichzeitig ist sie auch nur schwer skalierbar.
Diese überflüssigen Ausgaben erübrigen sich, wenn die IT-Investitionen sorgfältig auf die Unternehmensziele abgestimmt werden. Dazu sollten die Manager mittelständischer Unternehmen folgende Punkte beachten:

Machen Sie die IT zur Chefsache

Überlassen Sie Planung und Entscheidungen in Bezug auf die IT nicht allein den Mitarbeitern der IT-Abteilung. Ihnen fehlt in der Regel der nötige Überblick über die Ziele des Gesamtunternehmens. Das Management muss eine klare IT-Strategie vorgeben und sich aktiv in die Entscheidungsfindung einbringen.
Auch den Implementierungs- und Evaluationsprozess sollten die Manager aufmerksam begleiten, genau wie sie darauf achten sollten, alle für den Prozess entscheidenden Mitarbeiter mit einzubinden – sowohl aus dem allgemeinen Betrieb als auch aus der IT-Abteilung. Nur wenn man die Anwender aus beiden Bereichen zusammenbringt, können realistische Ziele definiert werden, die auch der Rest der Belegschaft akzeptiert.

Verlieren Sie Ihr Ziel nicht aus den Augen

Allzu leicht gerät das einmal definierte Ziel der IT-Strategie aus dem Fokus. Aus diesem Grund ist es ratsam, dieses Ziel so prägnant und kurz wie möglich zu formulieren und es denen, die mit seiner Umsetzung betraut sind, möglichst effektiv zu kommunizieren. Wichtig ist dabei allerdings, dass Ihr Ziel von allen auf die gleiche Weise verstanden wird, dass alle involvierten Mitarbeiter über etwaige Änderungen und Modifikationen auf dem Laufenden gehalten und diese Änderungen dokumentiert werden.

Bewerten Sie die Technologie sorgfältig, und überprüfen Sie regelmäßig die Strategie

Stellen Sie sicher, dass die ausgewählte IT-Lösung den gegenwärtigen und zukünftigen Geschäftserfordernissen gerecht wird. Legen Sie dazu Key Performance Indicators (KPIs) fest, die Informationen über den Implementierungszeitplan, die Gesamtkosten und den zu erwartenden Gewinn des Projektes liefern.
Anhand dieser Zielvorgaben können auch kleine und mittlere Unternehmen den Fortschritt des Umsetzungsprozesses regelmäßig evaluieren, kleinere Probleme im Keim ersticken und gewährleisten, dass das Projekt nicht aus dem Ruder läuft. Außerdem erleichtern diese Informationen ein Urteil darüber, ob die ursprünglichen Geschäftsziele realistisch waren oder einer Modifizierung bedürfen.
Nach Abschluss des Projekts sollte der monetäre wie der intrinsische Return on Investment (ROI) geprüft werden, um Informationen zur Effektivität und Daten für spätere Upgrades zu erhalten.

Sprechen Sie mit Ihrem Händler über Ihre Ziele

Auch Ihren IT-Vertriebspartner sollten Sie über Ihre Ziele informieren, damit er Ihnen dabei helfen kann, Technologie und Geschäftsziele in Einklang zu bringen.

Betrachten Sie die IT als ertragsgenerierend

Traditionell wird die IT vor allem als Kostenfaktor innerhalb eines Unternehmens betrachtet. Diese Wahrnehmung muss geändert werden. Der Leiter der IT sollte in die Strategie-Diskussionen einbezogen werden und eine aktive Rolle in den Entscheidungsprozessen bekommen. So erreichen Sie zugleich, dass die IT-Abteilung einen Überblick über die aktuellen Herausforderungen des Unternehmens erhält, und machen es ihr leichter, sich den daraus resultierenden Erfordernissen anzupassen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass alle IT-Projekte eine gemeinschaftliche Anstrengung der IT-Abteilung wie des allgemeinen Betriebs erfordern. Die IT als isolierten, von den anderen Abteilungen getrennten Bereich zu betrachten führt fast automatisch zum Scheitern eines jeden größeren IT-Projekts.
Es soll nicht verschwiegen werden, dass die Aufgabe, die IT-Strategie eines Unternehmens mit seinen Geschäftszielen in Einklang zu bringen, nicht leicht ist. Entscheidende Bedeutung kommt der Wahl des richtigen Lieferanten zu. Ein gutes Systemhaus trägt dazu bei, die Kosten seiner Kunden möglichst gering zu halten, damit sie schon kurzfristig finanziellen Nutzen erzielen können. Dies ist allerdings nur mit einem Partner möglich, der Ihr Geschäft versteht und Ihr Projekt in jeder Phase aufmerksam und unterstützend begleitet.

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