Bytes statt Papier

Feature | 7. Juli 2010 von Frank Zscheile 0

Panasonic vereinheitlicht Rechnungsbearbeitung für ganz Europa (Quelle: Panasonic / 20th Century Fox)

Panasonic vereinheitlicht Rechnungsbearbeitung für ganz Europa (Quelle: Panasonic / 20th Century Fox)

Durch eine elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen können insbesondere international aufgestellte Unternehmen mit sehr vielen, verteilt eintreffenden Rechnungen ihre Prozesskosten deutlich senken und ein transparentes Rechnungswesen schaffen. Bislang nutzte Panasonic Europe Ltd. hierfür eine nicht SAP-basierte Workflowlösung. „Diese wollten wir ablösen durch ein System, das direkt in SAP integriert ist“, sagt Dirk Bammann, General Manager European Projects. Die Wahl fiel dabei auf das Produkt xFlow Invoice der WMD Vertrieb GmbH. Mit der in SAP  ECC 6.0 integrierten Lösung zeichnen inzwischen über 800 Benutzer jährlich rund 75.000 Rechnungen ab.

Die Software bietet Panasonic eine europaweit nutzbare Workflow-Lösung, die sich an die einzelnen landesspezifischen Prozesse anpassen lässt, zum Beispiel bei der lokalen Bearbeiterfindung oder was spezielle lokale F4-Hilfen anbetrifft. Zudem ist xFlow Invoice SOX-compliant und ermöglicht dem Unternehmen u.a. durch seine vollständige Beleghistorie die Einhaltung der entsprechenden SOX-Anforderungen für die Prozesse der Rechnungsverarbeitung.

Internationales Implementierungsteam realisierte die Lösung

Nach der Herstellerentscheidung wurde zunächst ein aus weltweit verteilten Ressourcen bestehendes Implementierungsteam gebildet. Dessen Aufgabe: Die Koordination der Technologien der einzelnen Projektpartner und die Vorbereitung des europaweiten Roll-outs der Workflowlösung. Involviert waren dabei IBM für die Archivkomponente mit IBM Content Server, HP für die Hardwareausstattung, WMD Vertrieb GmbH und die Aequitas GmbH & Co. KG als externe IT-Dienstleister von Panasonic. Projektbeginn war im Februar 2008; nach Abschluss aller Vorarbeiten ging xFlow Invoice im Oktober 2008 zunächst in der britischen Landesgesellschaft in den Live-Betrieb, es folgten im Januar 2009 die nordischen Länder und zwei Monate später die Standorte Deutschland & Österreich.

Installiert ist xFlow Invoice an den Standorten Bracknell/UK, Hamburg und Stockholm. Nach Bracknell werden heute alle Rechnungen aus Großbritannien zentral eingeschickt und dort gescannt. Nach Hamburg gehen die deutschen und österreichischen Rechnungen und in Stockholm treffen alle Belege aus Finnland, Schweden, Norwegen und Dänemark ein. Beim Scanvorgang liest eine vorgelagerte Beleglese-Software zunächst die relevanten Rechnungsdaten aus und gleicht sie mit den Stammdaten aus SAP ab. Die Rechnungsdaten werden mitsamt dem Image anschließend zur Prüfung und Freigabe mittels Workflow an die jeweiligen Standorte weitergeleitet – insgesamt 800 Personen sind europaweit am Prüfungs- und Freigabeprozess beteiligt! Das Einscannen der Belege erfolgt bei Panasonic mit KV-S7075C Flachbettscannern des japanischen Konzerns.

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WMD-Workflow basiert auf SAP-Standards

Dirk Bammann: „Wir bilden heute unsere gesamte Rechnungsprüfung mit der Workflow-Lösung WMD xFlow Invoice ab, die auf SAP-Standards basiert. Dadurch gelingt es uns, die europaweiten Prozesse der Verarbeitung von Rechnungen und Gutschriften weitgehend zu vereinheitlichen. Transporte für Papierdokumente fallen vollständig weg und alle Beteiligten können jederzeit den Stand der Freigabe ihrer Rechnung einsehen.“

WMD xFlow Invoice liegt eine generische Basislösung zugrunde, die eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung stellt, darunter die individuelle Gestaltung der einzelnen Workflow-Schritte, die zentrale User-Verwaltung oder das Textsystem. Alle Prüfungs- und Freigabeschritte stehen sowohl innerhalb als auch außerhalb von SAP (über WEB Access) zur Verfügung. Ein zentrales Rechnungseingangsbuch sorgt für die notwendige Transparenz.

Optimierte Cashflow-Planung durch umfassende Reports

Die Beschleunigung der Prozesse führt auch zu sinkenden Prozesskosten. Denn alle Skontofristen können heute dank des besseren Überblicks eingehalten werden und auch der Aufwand der Datenerfassung hat sich reduziert: Bisher mit der manuellen Eingabe von Rechnungsdaten in die SAP-Systeme beschäftigtes Personal in den Finanzbuchhaltungssystemen kann heute sinnvoller eingesetzt werden. Für die Leiter der Rechnungswesen-Abteilungen in den einzelnen Ländern hat die neue Lösung weitere Vorteile: „Wir können mit xFlow Invoice zum Beispiel umfassende Reports über Rechnungsstati abrufen und damit die Cashflow-Planung optimieren“, erklärt Holger Huber, General Manager Finance & Accounting Centre.

Die Anbindung an das ERP hat die WMD über ihr SAP zertifiziertes xFlow Interface realisiert, eine SAP-zertifizierte Systemschnittstelle zur Prozessintegration in SAP NetWeaver. Damit kann Panasonic die Szenarien „frühes“ und „spätes Ablegen“ über SAP ArchiveLink abbilden und unterschiedliche File-Formate mit beliebigen SAP-Business-Objekten verknüpfen – nützliche Funktionen in Bezug auf die Verarbeitung von Eingangsrechnungen. „Kopf- und Positionsdaten der Rechnungen können wir samt Images an unser SAP-System überführen“, erklärt Dirk Bammann, „das Interface validiert die übertragenen Daten und Werte auf Richtigkeit und führt Vollständigkeitsprüfungen durch. Über eine spezielle Monitoring-Funktion überwachen die Beschäftigten den Status aller Rechnungen und können diese auch bearbeiten.

Projektausbau hin zur ganzheitlichen Lösung für Bestellen und Bezahlen

Nachdem die Lösung für Rechnungsverarbeitung installiert wurde und erfolgreich im Live-Betrieb läuft, ist Panasonic Europe Ltd. bereits in der Realisierungsphase weiterer Folgeprojekte mit den Lösungen von WMD: Zunächst sind Roll-outs in weiteren Panasonic-Gesellschaften geplant, die SAP als führendes ERP System einsetzen. Daneben plant das Unternehmen derzeit als Ergänzung zu xFlow Invoice europaweit die Lösung xFlow Procurement für digitales Beschaffungsmanagement einzuführen. Ziel ist die Einrichtung einer ganzheitlichen P2P-Lösung für Bestellen und Bezahlen. Der Konzern ist damit in der Lage, seine Geschäftsabläufe im Bestellwesen für SAP-Nutzer besser zu strukturieren. Die Software basiert ebenfalls auf SAP Business Workflow Standard und wurde konzipiert für die Einkaufsabteilungen in Unternehmen.

xFlow Procurement bietet den Beschäftigten im Bestellwesen eine zentrale Übersicht über ihre Bestellungen und die Möglichkeit, Beschaffungsanträge in SAP oder via Web zu erstellen. Damit werden auch Anwender in den automatisierten Bestellprozess eingebunden, die bislang ausschließlich per Papierprozess teilnehmen können.

„Unser Ziel ist es, demnächst mit xFlow Procurement den Anteil an Rechnungen mit Bestellbezug deutlich zu erhöhen, um damit deren Rechnungsprüfung und –freigabe weitestgehend zu automatisieren“, zeigt sich Dirk Bammann zufrieden mit den bislang erreichten Fortschritten.

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