Zulieferer wickelt Bestellprozess papierlos ab

Feature | 30. Mai 2005 von admin 0

Das internationale Unternehmen Automotive Lighting mit Sitz in Reutlingen stellt mit 8.200 Mitarbeitern, die weltweit in 22 Dependancen produzieren, für fast alle großen Marken der Automobilindustrie Hauptscheinwerfer, Blinkleuchten und Heckleuchten her. Um dem Fahrzeug mit unverwechselbaren „Augen“ ein markantes Gesicht zu verleihen, arbeiten rund fünf Prozent der Mitarbeiter in der Forschung und Entwicklung. Sie bringen ständig neue Produkte hervor, die technologischen Fortschritt und Leistungsfähigkeit mit Design kombinieren.
Auch für das Mercedes Benz Technologie Center (MTC) in Sindelfingen, wo 9.000 Entwickler die Mercedes-Benz-Generationen von morgen entwickeln, ist Automotive Lighting seit Jahren ein wichtiger Zulieferer. Für die Entwicklung neuer Autotypen fordert das MTC-Center von seinen Lieferanten zu bestimmten Terminen Muster an. So gehen bei Automotive Lighting wöchentlich allein rund 20 „Einmal-Bestellungen“ ein. Unzählige Bestell- und Terminveränderungen gehören zum Alltag des Lichtspezialisten.

Bestellungen in elektronischer Form

Bis Ende 2004 liefen die Bestellungen des Sindelfinger Entwicklungszentrums auf Papier bei seinen Zulieferern ein. Die Verarbeitung der Bestelldaten war mühselig und vor allem fehleranfällig. „Bei dieser Bestell- und Änderungsmenge passierte es schon mal, dass eine Bestellung nicht rechtzeitig bearbeitet oder eine E-Mail nicht weitergeleitet wurde, weil der Mitarbeiter in Urlaub war“, erinnert sich Eberhard Spahlinger, IT-Leiter bei Automotive Lighting.
Darauf hat der Automobilhersteller aus dem Schwabenland im vergangenen Jahr reagiert: Um den Bestell-Prozess bei allen seinen Zulieferern zu vereinfachen und weitgehend zu automatisieren, brachte DaimlerChrysler die Bestellung in elektronischer Form (BeFo) auf den Weg. Zielsetzung ist es, alle Bestellungen aus dem Mercedes-Benz-Technologie-Center (MTC) in elektronischer Form per Datenfernübertragung oder Internetportal an die Lieferanten zu senden. Durch die elektronische Übertragung (EDI) ist es möglich, weitaus mehr projektspezifische Daten bei der Musterabwicklung – etwa die Fahrzeugnummer oder die FINAS-Nummer, eine von der Daimler Chrysler AG für Einzelteile vergebene Identifikationsnummer – zu berücksichtigen und damit Fehler zu minimieren.
Das von DaimlerChrysler angebotene Lösungskonzept BeFo beschreibt dabei Abläufe und organisatorische Regelungen für die Realisierung der MTC-Bestellung. Die Anlieferung der Bestellungen und Änderungen mit Auftragscharakter – einmalig, mit gleicher Bestellnummer – erfolgt mit speziellen, für den BeFo-Prozess definierten Begleitdokumenten. Der Lieferant muss die Anlieferung anschließend dem Auftraggeber via EDI bestätigen. Bestellungen in Papierform werden nicht mehr versandt.

Lieferanten müssen sich umstellen

Für Automotive Lighting war die hohe Bestellmenge und ihre manuelle Verarbeitung über das Internet-Portal nicht mehr effizient zu bewältigen. So sah sich der Lichtspezialist veranlasst, sich nach einer Automatisierungslösung umzusehen. „Wir leben von Kundenaufträgen und können es uns nicht leisten, auch nur einen zu verlieren oder wegen einer Verspätung durch die Eingabe den Termin nicht zu halten“, bringt Eberhard Spahlinger die Problematik auf den Punkt. Dabei heißt die Herausforderung für den Lieferanten, die Daten mit dem Mercedes-Benz-Technologie-Center über das MTC-Portal oder per EDI auszutauschen. Zwar nutzte Automotive Lighting die Branchenlösung SAP for Automotive, die den unternehmensübergreifenden Austausch von Daten unterstützt, für die MTC-eigenen Anforderungen benötigte der Zulieferer jedoch ein Add-on, das speziell auf diese Anforderungen zugeschnitten wäre. Hilfe fand der IT-Leiter bei der BTC AG mit Sitz in Oldenburg. Spahlinger: „Die BTC AG hatte sich in ähnlichen Projekten bereits bewährt. Wir wurden uns schnell einig, eine gemeinsame Lösung zu konzipieren.“
Das Projekt startete im Oktober 2004 und bereits innerhalb von drei Monaten hatte das Team eine Lösung gefunden, die ohne Modifikationen in SAP 4.6 c abgebildet werden konnte. Arno Holzwarth, Teamkoordinator Entwicklung bei BTC erklärt: „Für Automotive Lighting gewährleistet das SAP Add-On BTC BeFo eine vollständige Integration des DaimlerChrysler-BeFo-Prozesses in die industriespezifischen Prozesse der SAP for Automotive-Branchenlösung.“

Transparenter Bestellprozess

Heute ist der Bestellprozess transparenter und sicherer geworden. Zunächst wird die Bestellung bei MTC in SAP erstellt. Nach elektronischer Freigabe werden die Bestelldaten in elektronischer Form – per DFÜ/EDI (EDIFACT-Format) – an den Lieferanten gesendet. Der Zulieferer Automotive Lighting verarbeitet nun die Bestelldatensätze in seinem SAP-ERP-System. „Es ist schon eine Herausforderung, so viele verschiedene Datensätze wie Anzahl, Material oder Termine über das IDoc in einem Auftrag abzubilden“, erklärt Jürgen Sonnen, Senior Entwickler bei BTC. Die IDoc-Schnittstelle (Immediate Document) ist ein SAP-Format, in dem eine geschäftliche Nachricht übertragen werden soll. Jede Bestellung oder Änderung wird vor ihrer Bestätigung bei Automotive Lighting automatisch einer Plausibilitätsprüfung und einem Validierungsprozess unterzogen. Zudem prüft das System, ob eine vorangegangene Bestellung oder etwaige Änderungen bereits bestätigt wurden.
Die Bestätigung ist für beide Vertragspartner von großer Wichtigkeit, denn sie bildet den aktuellen Stand von Menge, Preis und Termin ab. Da in SAP R/3 die ursprüngliche Bestellung bei einer Änderung stets überschrieben wird und dann nicht mehr nachvollziehbar ist, muss der Mitarbeiter bei Automotive Lighting erst die Original-Bestellung von MTC und dann in chronologischer Reihenfolge jede weitere Änderung im Cockpit bestätigen. Klickt er fälschlicherweise erst die Änderung an, wird die Integration abgebrochen und es erscheint die Meldung: „Achtung, die Bestellung ist noch nicht bestätigt!“ BTC hat hier für eine gute Übersicht gesorgt: Bestellungen und Änderungen werden bei ihrem Eingang zu den entsprechenden Bestellnummern gruppiert und in unterschiedlichen Farben chronologisch geordnet.
Das „BTC-EDI-Cockpit ORDERS“ ist der zentrale Arbeitsplatz zur Überwachung der Bestellungen, der Bestelländerungen und deren aktuellem IDoc-Verarbeitungsstatus. Die Bestellbestätigung wird dabei entweder automatisch über die Nachrichtensteuerung oder manuell erzeugt. Auch die Kontrolle der Bestellbestätigungen und die Absprünge in die entsprechenden IDocs erfolgen über das Cockpit.
Die Generierung der Lieferpapiere und Versanddaten, gemäß der MTC-Spezifikation erfolgt im SAP-ERP-System von Automotive Lighting und nicht manuell in der auf MTC- Bedürfnisse zugeschnittenen Internet-Applikation „Lieferscheinerfassung“. Das ERP-System des Lieferanten sendet den Lieferschein in digitaler Form. Beim Auftraggeber wiederum wird der DFÜ-Lieferschein automatisch im Wareneingangssystem (WES) geprüft und abgelegt. Ebenfalls digital lassen sich Rechnungen verschicken.
„Die Automatisierung hat den Aufwand erheblich minimiert“, fasst Spahlinger den Effekt der neuen Lösung zusammen: „Wir sparen dadurch etwa zwei Personentage im Monat ein.“ Das kann auch für andere Zulieferer Anreiz sein, den Bestellprozess durchgängig vom Auftraggeber bis ins System des Zulieferers zu automatisieren. Arno Holzwarth betont: „Mit der zunehmenden Elektronisierung der Beschaffungsprozesse stehen die Zulieferer von MTC und Zulieferer anderer Branchen alle vor dem Problem, diese neuen Prozesse in ihren ERP-Systemen zu integrieren.“ Mit ihrem Add-on bietet BTC eine Lösung, die ohne eine Modifizierung der SAP-Konfiguration auskommt und sich ohne viel Aufwand den Anforderungen anderer Branchen und Nachrichtentypen (Gutschriften, Lieferscheine et cetera) anpassen lässt.

Arno Holzwarth

Arno Holzwarth

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