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Il nuovo e-procurement: tutti i vantaggi della consumerizzazione

21, Ottobre, 2016 di Margherita Monni

Dall’importanza del design alla riduzione della complessità in fase di acquisto. Poche regole per incentivare l’uso dei software interni nel rispetto di policy e compliance.

I concetti di “anywhere” e “anytime”, che accompagnano spesso le analisi sulle modalità di accesso a internet, hanno cambiato per sempre il modo di pensare le interfacce utente. Se una volta il controllo di un listino prezzi, per fare un esempio, era possibile solo in ufficio e durante i classici orari di lavoro, oggi l’architettura che è alla base di un servizio del genere è concepita per essere fruita direttamente da smartphone e tablet, senza grosse limitazioni circa i tempi e i luoghi da cui avviene la navigazione.

Tuttavia, gli sforzi di implementazione e miglioramento di UI simili, si sono concentrati di frequente su piattaforme B2C, destinate al cliente finale. Ciò ha comportato un evidente stallo delle soluzioni B2B, che ancora oggi soffrono di una certa difficoltà di approccio da parte dei dipendenti, verso tanti strumenti di approvvigionamento online. Il risultato? I vari reparti tendono ad acquistare i prodotti di magazzino su portali esterni, che non permettono di monitorare e soddisfare le policy e la compliance aziendale.

La negligenza nell’attenzione che dovrebbe essere posta all’aspetto usabilità delle interfacce ad uso interno, pone seri problemi all’intero business. Preferendo strade alternative al procurement condiviso, si rischia di complicare il lavoro di chi dovrebbe tracciare gli acquisti, assicurarne il rispetto degli standard e la corretta spesa economica. Come cambiare rotta incentivando l’utilizzo di percorsi validati?

Una prima soluzione è il ripensamento della UI in termini di semplicità, versatilità e completezza. Non a caso, una nuova generazione di software di procurement comincia a prendere in considerazione fattori diversi in fase di sviluppo. Tra questi vi è certamente l’estetica ma anche la valutazione della difficoltà e della quantità di passaggi necessari per arrivare alla selezione di un elemento e alla finalizzazione dell’operazione, che troppe volte risulta tediosa, complicata, estenuante.

Oltre al design dell’interfaccia, entra in gioco anche quello dei processi. In questo senso, si sente la necessità di inserire all’interno delle UI punti di interesse strategici, che possano aiutare il richiedente a velocizzare il suo intervento, riducendo il carico di informazioni che deve ricercare da sé. Una concreta applicazione potrebbe essere la presenza sulla piattaforma di un catalogo prenegoziato, in grado di abilitare la nascita di un vero e-procurement “self-service”, utile, qualificato e funzionale agli obiettivi da raggiungere (come l’ammortizzamento dei costi).

In tale contesto non si può prescindere dalla presenza di un supporto durante la navigazione. Suggerimenti e indicazioni possono rappresentare uno motivo ulteriore di adozione da parte del dipendente. La finalità è quella di ottenere un ausilio continuo, quasi prossemico, simile a quello avvertito nel corso di una trattativa diretta con l’ufficio acquisti del fornitore di fiducia.

Margherita Monni
Presales Specialist

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