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La oficina del futuro es 100% digital

12 de julio, 2017 Por Laura Cano 14

La tecnología ha traído consigo una gran ola de cambios en el mundo de los negocios, pero ¿es posible operar una oficina 100% digital?

Con la incorporación al mercado laboral de más empleados digitalmente nativos, muchas empresas han comenzado la transición hacia una cultura de documentos línea que pueda ajustarse a las demandas y necesidades de los nuevos colaboradores; sin embargo, es un proceso que tomará años completar.

Los procesos operativos se han venido digitalizando con el paso de los años, y con ello las empresas se han vuelto más conscientes de la cantidad de papel que utilizan. Esta digitalización les ha permitido darse cuenta de que les conviene dejar de utilizar información impresa y no sólo por razones ecológicas, sino que también, la digitalización les ayuda a reducir costos, aumentar la seguridad del flujo de los datos y lo más importante, les permite estar disponibles desde cualquier sitio en cualquier momento, fomentado así una cultura laboral de trabajo remoto.

¿Cómo mejorar la administración de los documentos?

En promedio por cada 30 copias que un trabajador imprime, un 39% terminan en el bote de basura. Debido a esto, los expertos señalan que implementar un software para gestionar documentos es la mejor opción. A continuación, veremos algunos de sus beneficios. 

  • Aumento de productividad. Como mencionamos antes, las nuevas generaciones están transformando los modelos de trabajo y un software de administración de documentos alojado en la nube les permite acceder a la información sin importar la ubicación o el horario, fomentando una mayor flexibilidad sin poner en riesgo los resultados.
  • Indexación. Cuando un documento es archivado incorrectamente, la indexación por medio de palabras clave permitirá una búsqueda efectiva, localizando archivos en fracciones de segundos en lugar de horas.
  • Seguridad. Al cargar un documento, automáticamente se crea una copia de apoyo y se archiva, el flujo de la información está protegido bajo protocolos encriptados.
  • Sustentabilidad. Se calcula que un empleado utiliza en promedio 10,000 hojas de papel al año. La meta de esta tendencia se centra en erradicar al 100% su uso en oficinas.

La oficina del futuro no es un hecho que vaya a suceder dentro de 10 años, es algo que ya está en marcha. Es un nuevo modelo de negocio que busca ser más amigable con el medio ambiente, optimizar los recursos de su organización de forma inteligente e impulsar a sus empleados a ser más productivos, antes de tomar una opción analice las opciones que tiene disponibles y elija la que mejores posibilidades le presente.

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FUENTES:

https://www.concur.com/newsroom/article/will-there-ever-be-a-100-paperless-office

https://www.entrepreneur.com/article/237468

 

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