„V internem procesu dodelitve se skrivajo potenciali varčevanja“

Maj 28, 2004 Po SAP News 0

Intervju z g. Torstenom Kossom, vodjem sektorja Public Services pri SAP-ju, g. Hövekampom, razvojnim d irektorjem pri CSC Ploenzke in g. Heselom, Administration Intelligence AG o platformah dodelitev in nabave v javnih upravah.

LjubljanaVprašanje za g. Torstena Kossa : SAP je v letu 2004 povečala prodajne aktivnosti na področju javne uprave. Eno glavnih področij je nabava. Kako lahko SAP prispeva k povečanju efektivnosti procesov nabave v javni upravi?

g.Torsten Koss : SAP ponuja z mySAP Supplier Relationship Management (mySAP SRM) celostno rešitev za nabavo, ki kot druge e-Procurement rešitve opitimirajo operativni proces nabave preko katalošne nabave. mySAP SRM pa poleg tega podpira tudi procese strateške nabave in povezave dobaviteljev.

Vprašanje za g. Torstena Kossa : Za popolno pokrivanje procesov nabave v javni upravi, tesno sodelujete z različnimi partnerji. Kako si lahko predstavljamo takšno sodelovanje?

g. Torsten Koss : Zastopamo in podpiramo, kot rečeno, celostni pogled procesa nabave v javni upravi. Pri tem se osredotočamo na partnerstva, ki javni upravi prinašajo dejansko dodano vrednost. Z Administration Intelligence (AI) in CSC Ploenske smo pridobili partnerja, ki dopolnjujeta naše procese z „e- dodelitvami“. S tem je nastala obširna platforma nabave. S povezavo na rešitve kot AI in na e-dodelitve zvezne države je sedaj proces nabave popolnoma podprt in brez integracijskih vrzeli.

Vprašanje za g. Wienfrieda Hesela : Podjetje Administration Intelligence se je popolnoma zapisalo vodenju digitalnih procesov dodelitve s strani javnih nalogodajalcev. Kako bi opisali vaše izkušnje iz dosedanjih projektov?

g. Winfried Hesel : Zabeležili smo velike uspehe pri harmonizaciji in standardizaciji internih procesov dodelitve kot tudi pri uporabljenih zbirih obrazcev. V posameznih primerih smo -skupaj z upravami- dosegli do 50% hitrejše in učinkovitejše opravljanje priprav in vrednotenja dodelitev. Dodatna izboljšavo predstavlja razpoložljivost dokumentacije dodelitve preko platforme. Uprava ima s tem možnost sprejemanja in obdelave digitalnih ponudb.

Večji potenciali ležijo v odslikavi internih procesov v digitalnem delovnem toku. Tudi zmanjševanje korakov sopodpisovanja in dostop do enotnih zbirov obrazcev za vsa mesta dodelitve povečujejo storilnost. Vendar pa so dandanes vključitve ponudnikov v sisteme upravljanja digitalnih dodelitev s strani uprav še podcenjene. Na številnih prireditvah, ki smo jih pripravili s ponudniki, nismo zaznali negativnih odzivov na pridobitev signaturne kartice za ponudnika. Ponudnik in končni uporabnik v upravi pa potrebujeta podporo v delu z novim medijem.

Vprašanje za g. Markusa Höverkampa : Podjetje CSC je realiziralo platformo e-dodelitev za Nabavni urad pri Zveznem ministrstvu za notranje zadeve. Kaj pomeni to za skupni nastavek SAP, CSC in AI?“

Markus Hövekamp : Nabavna platforma zvezne države, e-dodelitve, je samo en od modulov, ki so potrebni za preslikavo javnih nabavnih procesov. Podjetje CSC je naravnano na rešitve in deluje kot sistemski integrator za celostne nabavne scenarije na osnovi proizvodov SAP-ja in podjetja AI. V teh scenarijih je e-dodelitev sestavni del, vendar pa povezava z e-dodelitvijo ni obvezna. Sklep zveznega kabineta, ki na zvezni ravni določa obdelavo vseh nabavnih procesov preko e-dodelitve, bo zagotovo pripomogel k temu, da bo e-dodelitev sestavni del v mnogih bodočih scenarijih tudi na deželni ravni.

Vprašanje za g. Wienfrieda Hesela : Rešitev AI management dodelitev se komplementarno implementira k platformi e-dodelitev Zveznega nabavnega urada za vojno tehniko in nabavo v Zvezni carinski upravi.. Je bilo podjetje AI dolgo časa obravnavano kot konkurenca rešitve, ki jo je uporabljala zveza držav?“

g. Winfried Hesel : Omenjene nabavne rešitve so dobri primeri celostnih integriranih rešitev. Pri Zveznem nabavnem uradu bomo povezali management dodelitev z obstoječo SAP rešitvijo in e-dodelitvijo zveze dežel. CSC implementira, SAP dobavlja „Nabavo“, in AI „management dodelitev“. Pri Zveznem carinskem uradu bo scenarij podoben. Glede na platformo dodelitev smo konkurenti Nabavnega urada pri notranjem ministrstvu. Kljub temu smo v naših projektih na vseh ravneh javnih naročnikov ugotovili, da se v internih dodelitvenih procesih skrivajo bistveni potenciali varčevanja. Zaradi tega smo se osredotočili na razvoj delovnega toka dodelitev in k temu povezali še druge platforme dodelitev, npr. E-dodelitev. Iz konkurentov so tako nastali „Coopetitors“ sodelujoči konkurenti. To sodelovanje smo prikazali tudi na CeBIT-u na stojnici BMI s skupnim live-scenarijem.

Vprašanje za g. Markusa Höverkampa : CSC si je od razvoja platforme e-dodelitev pridobila veliko znanja v okolju nabave in dodelitev. Trenutno imate tudi razgovore z nadaljnjimi zveznimi uradi o vpeljavi ustreznih rešitev. Kako ocenjujete razvoj?“

Markus Hövekamp : Z e-dodelitvijo je CSC zagotovo postalo znano podjetje. Z razvojem na SAP osnovani rešitvi sistema nabave za centralno nabavno organizacijo dežele Schleswig Holstein – GMSH – smo že vnaprej postavili mejne kamne v javni nabavi. Tema trenutno močno pridobiva na hitrosti, kajti veliki prihranki so možni skozi povezovanje obsega nabave in poenostavitvijo postopkov na strani uradov. Ustrezna tehnika je že dosegla pravo zrelostno stopnjo. Mnogo dežel nam že signalizira, da je čas pilotnih projektov mimo. V tem letu narašča pričakovanje po realizaciji konkretnih projektov.

Vprašanje za g. Torstena Kossa : Število ponudnikov e-nabave je veliko. Katero dodano vrednost nudi SAP-jeva rešitev v primerjavi s konkurenti?

g.Torsten Koss : res obstaja veliko ponudnikov, ki se nahajajo na trgu e-nabave. vendar pa pride do ločitve plevela od semena, ko se odprejo teme kot npr. Integracija, odprtost sistemov, nadaljnji razvoj in investicijska varnost. SAP dobavlja močno integracijo mySAP SRM s finančnim računovodstvom, kontrolingom, upravljanjem z materiali in managementom proračunov. Leta 1999 je bila rešitev prvič dobavljena in od takrat kontinuirano izboljšana. Za SAP je bila „odprtost“ vedno osrednji vidik, kar pa igra odločilno vlogo pri katalošnem managementu in Content-managementu. S tem imajo naše stranke fleksibilnost pri odločitvi za scenarij, ki resnično odgovarja njihovi organizaciji.

Vprašanje za g. Torstena Kossa : Število vaših referenc pri implementacijah e-nabave za javne naročnike nezadržno raste. Kako dolgo pa pravzaprav traja takšen projekt implementacije?

g.Torsten Koss : V projektih v prejšnjih mesecih smo si nabrali ogromno izkušenj. Ob tem smo prišli do spoznanja, da so ti in drugi projekti implementacije odvisni od mnogo faktorjev, da torej pavšalni odgovor ne obstaja. Glede strategije implementacije lahko predlagam samo Step by Step pristop, torej po korakih. Prenos glavnega procesa čiste katalošne nabave je moč realizirati v nekaj mesecih. Vendar pa je trajanje projekta odvisno od izhodiščne pozicije in želenih projektnih ciljev ter mere sodelovanja kupca.

Vprašanje za g. Markusa Höverkampa : Podjetje CSC je že večkrat implementiralo SAP-ove rešitve e-nabave v podjetjih v privatni lasti. Kaj se lahko javni naročniki naučijo iz teh projektov?

Markus Hövekamp : Obnašanje velikih podjetij je podobno obnašanju javne uprave. To pomeni, da so cilji na mnogih področjih pri implementaciji sistemov e-nabave primerljivi. V zasebnem sektorju so v začetku podcenjevali kompleksnost tem katalošni managemnet in integracija dobaviteljev, čeprav se ravno na teh področjih nahaja ogromni potencial prihrankov: Bolj ko so dobavitelji integrirani v sistem in lahko samostojno izvajajo naloge, npr,. Na področju vzdrževanja katalogov, toliko bolj postanejo postopki v lastni organizaciji enostavni in hitrejši.

Mnogokrat se podcenjuje tudi potreba po profesionalnem Change managementu. Prednosti elektronsko podprtega procesa nabave lahko popolnoma izčrpamo le v primeru, da smo opravili tudi ustrezno restrukturiranje organizacije Profesionalna podpora v usmerjanju in komunikaciji v procesu spremembe je v enaki meri pomembna kot npr. Usposabljanje bodočih uporabnikov.

Vprašanje za g. Wienfrieda Hesela : KGSt – strokovna zveza za komunalni management je prvič izvedla seminar za projektne vodje e-nabave v javni upravi. V kolikšni meri se vam zdi takšno usposabljanje nujno?

g. Winfried Hesel : Zelo nujno. Škoda, da sami nismo prišli na to idejo. Priporočamo vsem projektnim vodjem v javni upravi, da si pred začetkom projekta digitalne nabave pridobijo ustrezna znanja. Ob tem je vseeno na kateri ravni se projekt odvija. Na zvezni, deželni ali komunalni ravni. Trenutno se veliko lahko naučimo že iz obstoječih projektov. To pomeni, da ni več potrebno nabiranje enakih izkušenj na lastni koži. Tudi obstoječi razpisi za nakup programskih rešitev so dosegli dosti boljšo raven kot so jo imeli v letih 2001 in 2002. Na voljo je sedaj tudi že dokumentacija dodelitve, opisi storitev in katalogi kriterijev za elektronsko nabavo, ki bi morali postati sestavni del takšnega usposabljanja.