Umur Basım ve Kırtasiye İş Süreçlerini SAP ile Yeniledi

Şubat 6, 2007 by SAP News 0

Istanbul1988’den itibaren basım sektöründe faaliyete geçen ve kısa sürede sektörünün lideri olan Umur A.Ş. ,UHU markasının temsilciliğini de alarak 1994 yılında kırtasiye sektörüne girdi.

Umur, Avery, Pilot, Stabilo, Rapid, Schoellershammer, Standardgraph, Uhu,Durable, Umix, Umur Collection, Durable gibi dünyada lider markaları da portföyüne ekleyerek kısa sürede sektördeki bilinirliği ve örgütlenmesini yaygınlaştırdı. Umur Basım ve Kırtasiye bugün itibariyle, basım sektöründe altı farklı ana çeşidiyle (sürekli form, tabaka ofset, etiket, poşetli servis ürünleri v.b.) en fazla üretim çeşitliliğine sahip ve şirketlerde kullanılan baskılı ve baskısız tüm evrakları üretebilen tek kuruluş konumunda. ISO 9002 ve ISO 9001:2000 Kalite Sistem belgelerinin de sahibi olan firma, hizmet kalitesini, verimliliğini ve küresel pazardaki rekabet gücünü artırmak amacıyla iş süreçlerini elektronik ortama taşımaya karar verdi.

Umur Grubu’nun Ankara , Antalya,İzmir,Kocaeli’deki kuruluşları arasındaki iş süreçlerini de entegre bir yapıya taşıyarak, daha hızlı ve daha kaliteli hizmet verilmesi hedeflenen proje öncesinde “en doğru iş ortağının seçilmesi” için yoğun bir değerlendirme yapıldı.

Uluslararası arenada var olan çözümler arasından seçime gidilirken, ürünlerin işlevselliğinin yanı sıra çözüm ortağı şirketlerin de değerlendirilmesi sonucunda Elsys’in danışmanlığında SAP ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması) ve Mobil SAP CRM – Satış Ekibi Otomasyonu yazılımlarının uygulanmasına karar verildi.

Bu proje ile Umur Basım ve Kırtasiye ile diğer üç grup şirketinin, stok, finansman, satış, satın alma, muhasebe süreçleri Elsys danışmanlığında uçtan uca SAP platformuna taşındı.

“Üretim planlama” birimi, bu projeyle kuruldu

MySAP ERP ve CRM bünyesindeki üretim, satış – dağıtım, finansman, muhasebe, maliyet muhasebesi, stok, satın alma gibi modüllerin hayata geçirildiği projenin çarpıcı sonuçlarından birisi de “üretim planlama” biriminin kurulması oldu. Üretim modülünün devreye alınmasıyla birlikte, Umur Basım ve Kırtasiye’de daha önce var olmayan bir “üretim planlama” birimi kuruldu.

Proje kapsamında, satış ekibinin sahada topladığı siparişleri, mobil el bilgisayarları kullanarak, yine SAP sistemi üzerinden anında merkeze iletmeleri de mümkün kılındı. Kurulan Mobil Satış Sistemi, sipariş ile başlayan üretim ve stok süreçlerini optimize etmeyi sağladı Öte yandan stokların da mobil bilgisayarlardan takip edilebilmesi kolaylığı sayesinde, “yok satma” riski ortadan kaldırıldı.

Tüm grup şirketleri arasındaki sipariş ve üretim koordinasyonu sağlanarak tedarik maliyetlerinin, stokların ve firelerin azaltıldığı projeyle Umur Basım ve Kırtasiye, daha etkin süreç yönetimine kavuştu. Günlük işlemler yalın ve şeffaf kılınarak, operasyonel kararlarda iyileşme sağlandı. Öte yandan projeyle sunulan veri analizi ve simülasyon olanaklarıyla stratejik kararlar için güçlü bir destek sistemi oluşturuldu.

Varyant Konfigürasyonu ile Kurumlara Özel Üretim

Umur Grubu şirketlerinde gerçekleştirilen bu proje, lojistik süreçlerini müşteri siparişi bazında ele alan, her siparişin parametrik olarak binlerce değişik reçete, ürün, rota ve malzeme değerine sahip olabileceği tüm sektörler için referans olma özelliği taşıyor.

Proje kapsamında uygulanan tümüyle esnek ve parametrik yapıdaki varyant konfigürasyonu işlevleri de hayata geçirilerek, müşteri siparişlerinin üretime otomatik olarak yansıması sağlandı. Böylelikle, müşteri tarafından talep edilen ürünün konfigürasyon yapısı, hat, rota ve gerekli diğer bilgiler anında üretime aktarılabiliyor. Talep edilen ürün konfigürasyonuna göre müşteri siparişi aşamasında maliyet ve fiyat bilgileri eş zamanlı olarak oluşturulurken, kapasite bilgileri ve sipariş termini çevirim içi olarak satış temsilcileri ve iş ortaklarıyla anında paylaşılıyor. Stoklanan hammadde ve yarı mamullerin ağırlık, ebat ve hacim bilgileri parti bazında ayrı ölçü birimlerinde takip edilebiliyor.

Varyant konfigürasyonu ile hızlı ve doğru sipariş girişi, siparişlerin hatasız bir şekilde üretim programına akması kolaylaşırken, siparişlerin karşılanma oranı yükseldi.

Dört Grup Şirketi, 10 Ayda Canlı Kullanıma Geçti

Proje kapsamında, resmi evrak basımı da gerçekleştiren Umur Basım ve Kırtasiye’nin bu çalışmasına özel olarak bir takip sistemi geliştirildi. Resmi kurumlarla Umur Basım ve Kırtasiye arasındaki yasal onay süreçlerinin takibi ve denetimi için özel olarak geliştirilen ek yazılım sayesinde, evrak numarası alma süresi kısaldı, kolaylaştı ve önemli ölçüde zaman tasarrufu elde edildi.

Mart 2006’da ilk adımları atılan proje, dört ayrı grup şirketinde 10 ay gibi kısa bir sürede tamamlanarak, Ocak 2007’de kullanıma sunuldu.