De Federale Overheidsdienst Beleid & Ondersteuning (FOD BOSA) heeft een succesvolle hr-transformatie geleid met SAP Business Technology Platform (BTP) met als doel de dienstverlening te verbeteren, de werklast voor casemanagers te verminderen en de efficiëntie van de Belgische federale overheid te verbeteren.
Pour la version en français, cliquez-ici.
Een hr-transformatie voor federale ambtenaren
DG PersoPoint, het gedeelde servicecentrum voor payroll en administratie van de federale overheid, kreeg als opdracht om de loon- en personeelsadministratie voor ambtenaren te verbeteren. Enerzijds moest de hr-administratie gecentraliseerd worden in een gedeeld servicecentrum (FOD BOSA PersoPoint) en anderzijds moest het bestaande payrollsysteem vervangen worden door een nieuwe SAP Payroll-engine.
Toepassingen op maat van de gebruikers
“We kozen voor SAP BTP omdat de Belgische federale overheid veel regulaties heeft waaraan de toepassingen moeten voldoen”, vertelt Bart Gabriels, Programma Manager DG PersoPoint FOD BOSA.
Bovendien biedt SAP BTP innovatiemogelijkheden die toelaten om verschillende technologieën naadloos te combineren. Zo konden gebruiksvriendelijke apps ontwikkeld worden op maat van de gebruikers. Er werden toepassingen gecreëerd om functies zoals kostenbeheer, aanwezigheidspremies en workflows van verschillende federale overheidsdiensten te stroomlijnen. Wat zorgt voor minder administratie, digitalisering en standaardisering voor alle ambtenaren binnen de federale overheid.
Gebruiksvriendelijke oplossingen
Het project is zowel op business als IT-vlak een enorme verbetering. Sinds de go-live werden meer dan honderdduizend aanvragen succesvol verwerkt en uitbetaald. Dankzij de toegenomen efficiëntie zijn zowel de kosten als de administratieve werklast enorm gedaald. Door de geautomatiseerde processen en controles gebeuren er minder fouten bij de loonberekening en is de betrouwbaarheid van de processen toegenomen. De vereenvoudigde en snellere loonadministratie is een plus voor zowel hr-medewekers als ambtenaren die genieten van een snellere uitbetaling en verbeterde dienstverlening. Dankzij dit succes werd het project genomineerd voor de ‘Belgian HR Excellence Awards’ in de categorie ‘Beste HR Systems Integrator’.
Efficiënte en snelle go-live
De combinatie van SAP BTP met de agile SAP activate-methodologie en de schaalbaarheid van Cloud-oplossingen zorgde voor een efficiënte en snelle go-live van PersoExpenses. Tijdens een ‘big bang’ go-live in meerdere locaties konden 22.000 werknemers van de FOD Financiën gelijktijdig onboard worden in PersoPoint. Omdat de mobiele toepassingen en apps perfect aansluiten bij de noden van de gebruikers, hebben ze een hoge adoptiegraad en positieve gebruikerservaring.
Waardecreatie en wendbaarheid
De combinatie van digitalisering en innovatie heeft gezorgd voor een snelle waardecreatie en wendbaarheid. Dankzij de samenwerking met SAP heeft DG PersoPoint de efficiëntie en kwaliteit kunnen verhogen terwijl ze kosten heeft kunnen drukken. DG PersoPoint wil in de toekomst de functionaliteiten verder uitbreiden door onder andere verschillende uitgavetypes toe te voegen, extra premies en selfservice functionaliteiten te integreren en de rapportage mogelijkheden uit te breiden.
Dit project heeft de Bronze Best of Customer Success Award 2023 gewonnen in de categorie Digital Pioneer.
