Onkostennota’s, met het papieren bewijs eraan vastgeniet. Het is een realiteit die velen van ons zich herinneren. De UGent had er niet minder dan 40.000 per jaar, ingediend door 6.800 van hun werknemers. Voor het team van Geert Van de Gucht, Directeur Financiën van de UGent, was het een hele klus om alles te ontwarren, ordenen, controleren en bewaren. Het was een omslachtig en tijdrovend proces waarvan de kostprijs tot wel zeven keer die van een te verwerken factuur bedroeg.
Pour la version en français, cliquez-ici.
De ontbrekende schakel
De UGent ging dus op zoek naar een oplossing voor gebruiksvriendelijker en efficiënter elektronisch expense management. Concur voldeed aan alle strategische eisen, maar had geen pasklaar antwoord voor de specifieke context waarin de UGent projectkosten boekt.
“Dat gebeurt immers zelden in een vastomlijnd of hiërarchisch teamverband. Onze projecten worden bovendien ge(co)financierd door verschillende overheidsniveaus, elk met hun eigen voorwaarden, regels en kostendefinities. En ondanks die complexiteit moeten we wie kosten maakt snel kunnen terugbetalen. De ingeboekte nota’s moeten dan weer meteen beschikbaar zijn voor de projectverantwoording ” vertelt Geert Van de Gucht.
Druk op de ketel
Flexso, de vaste SAP parnter van de UGent werd gevraagd om de koppeling te maken tussen Concur en de specifieke SAP-module voor projectverantwoording. “Ik noem het een ‘raket naar de maan’, omdat het de eerste oplossing in zijn soort is voor organisaties die sommige onkosten moeten indienen bij externe financiers. Klein detail: ik vroeg Flexso om binnen de drie maanden met een Proof of Concept op de proppen te komen”, vervolgt Geert van de Gucht.
Roeland Vanbeselaere, project manager SAP SuccessFactors & Concur bij Flexso: “Dat was zeker pittig. Al helemaal omdat we ook voor de connector zelf van een blanco blad vertrokken, die out-of-the-box bestond nergens anders. Maar eigenlijk is dat het soort uitdaging waar wij van houden: de brug slaan tussen een specifieke klantvraag en een bestaande oplossing door innovatie.”
Van papier naar screenshots
De kracht van Concur zit in de transparantie. Elk document is end-to-end traceerbaar. Dat maakt de opvolging eenvoudiger en verkleint de foutmarge. Vroeger werden zeven op de tien onkostennota’s onvolledig of deels fout ingediend, wat tot heel wat heen en weer gebel leidde.
Het gebruiksgemak is een echte toegevoegde waarde. “Vroeger brachten professoren hun ‘bonnekes’ binnen bij het secretariaat. Nu nemen ze zelf een foto in de app. We hebben intensief gecommuniceerd met de circa 1000 secretariaatsmedewerkers. Zij begrepen welke voordelen het nieuwe systeem voor hen in petto had. Daarom toonden ze het netjes voor, zodat hun proffen en onderzoekers meteen mee waren. Iedereen was de oude toepassing binnen de week vergeten” zegt Geert.
Minder discussies, meer inzichten
Het grote voordeel is dat in Concur eigen regels kunnen geïntegreerd worden: welke type kosten zijn wel of niet toegestaan. Deze duidelijkheid zorgt er opnieuw voor dat heel wat discussies kunnen vermeden worden. De UGent heeft ook zo’n 1.200 kredietkaarten in omloop. Vreoeger moesten die manueel opgeladen worden, wat voor heel wat administratieve rompslomp zorgde. Nu stuurt Concur elke dag een gesorteerde feed, automatische gelinkt aan elk bewijsstuk.
Geert van de Gucht besluit: “Concour is een heel goede tool. Maar een goede tool is niks als die niet specifiek kan wat de organsiatie precies nodig heeft. Daarom stond of viel alles met die connector. Een raket naar d emaan. En ze vliegt.”
Artikel oorspronkelijk gepubliceerd in FD Magazine.
