Klanten van INNO weten al meer dan 125 jaar waar INNO, het klassieke grootwarenhuis dat zich ontpopt heeft tot een moderne omnichannel retailer, voor staat. Tot op de dag van vandaag blijft de vaste waarde in het Belgische retaillandschap inzetten op innovatie en optimalisatie van onder meer hun HR-processen. Loonadministratie is daar ontegensprekelijk een belangrijk onderdeel van. Een performante salarisadministratie tool kan niet alleen bijdragen aan het verhogen van de efficiëntie van het volledige proces, het kan ook het aantal fouten verminderen.
Pour la version en français, cliquez-ici.
Dilemma?
Toch voelt voor veel bedrijven de keuze voor een payroll tool als een ingewikkeld vraagstuk. Is het een noodzakelijk kwaad of is het net een kans om diverse aspecten van HR-beheer te optimaliseren? De juiste tool kan helpen om de administratieve lasten te verlichten, de werknemerservaring te verbeteren en gegevensrisico’s te beheersen (inclusief GDPR-compliance). Bovendien is het de basis voor modern HR-management.
Voor INNO was de keuze zeer duidelijk. Het bedrijf heeft besloten om een stap voorwaarts te zetten en te kiezen voor een implementatie van SAP SuccessFactors. Dat platform verhoogt niet alleen de efficiëntie en effectiviteit van hun HR-processen, het is een volledig geïntegreerd platform waardoor INNO ook meteen de beoordelings- en trainingsmanagementprocessen kan digitaliseren.
David Maertens, HR Office Manager INNO: “SAP SuccessFactors is veel meer dan een payroll tool! Onze werknemers kunnen een hele reeks processen rechtstreeks beheren: beheer van werktijden, verlof en afwezigheden, beoordelingsgesprekken, opleidingen inclusief online tutorials, enz. Alles is beschikbaar in één tool die toegankelijk is via pc, smartphone en tablet, wat een groot voordeel is. Dit past perfect bij de radicale modernisering van INNO. En het voldoet ook aan de verwachtingen van onze werknemers.”
Methodologie en ondersteuning
Het migreren van een bestaande loonadministratie naar een nieuwe omgeving is vaak een uitdaging. Verschillende elementen zijn cruciaal, zoals het herstellen van gegevens, de analyse van loonregels om te kunnen functioneren in de nieuwe tool en tot slot de integratie met andere applicaties. Het is eveneens belangrijk om rekening te houden met de mogelijkheden die de nieuwe tool biedt en deze optimaal te benutten en niet simpelweg de oude functionaliteiten te dupliceren.
Voor hun nieuwe project koos INNO voor SAP partner Persolis in samenwerking met hun sociaal secretariaat Partena. Persolis’ aanpak was gebaseerd op twee pijlers: methodologie en zakelijke ondersteuning.
Methodologie speelt een cruciale rol bij het opzetten van een HR-tool, zeker als er sprake is van het berekenen van lonen. Deze methodologie – gebaseerd op ‘Best Practices’ aanbevolen door SAP en versterkt door de ervaring van Persolis – moet afgestemd zijn op de specifieke behoeften van de klant en gedeeld worden met alle betrokken partijen, zodat iedereen op de hoogte is van de verwachtingen en vooruit kan plannen. Daarnaast omvat het proces, naast het verzamelen van specificaties, het valideren van de oplossing door middel van uitgebreide tests, zoals het vergelijken – gedurende meerdere maanden – van de loonresultaten tussen de oude en nieuwe tool.
Uiteraard is het essentieel om tijdens het proces de continuïteit van de HR- en payrollactiviteiten te verzekeren. Hiervoor bood Persolis een solide ondersteuning aan de gebruikers om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. Dankzij hun expertise op het gebied van payroll, de nauwe samenwerking met SAP en de nabijheid met de klant, hebben de consultants van Persolis continu de uitdagingen, soms zelfs bezorgdheden, van het project kunnen opvangen om zo te komen tot een oplossing die beantwoordt aan de verwachtingen van de gebruikers.
Modern personeelsbeheer met alle HR-aspecten in één tool
Sinds oktober 2023 is de nieuwe loonadministratie tool succesvol uitgerold. Het resultaat is dat INNO nu over een enkele, coherente tool met een gebruiksvriendelijke interface beschikt die gedecentraliseerd beheer mogelijk maakt en bovendien de werkdruk voor de HR en Payroll teams verlicht.
De vooruitzichten zijn veelbelovend. Zeker omdat SAP SuccessFactors elke zes maanden nieuwe functionaliteiten biedt die in lijn liggen met de evolutie van HR-praktijken en die door iedereen op hun eigen ritme kunnen geïmplementeerd worden. Volop kansen dus voor HR om steeds voor te blijven en proactief de best mogelijke gebruikerservaring te garanderen.
Dit succes is het resultaat van een sterke samenwerking tussen alle betrokken partijen en toont aan dat een goed doordacht project leidt tot aanzienlijke verbeteringen in HR-beheer, zowel op het vlak van efficiëntie als wat betreft het geleverde serviceniveau aan alle medewerkers.