Toen Expertum – een professioneel dienstverlenend bedrijf met activiteiten in België, Nederland, Kroatië en Slovenië – besloot dat het tijd was om zijn kernprocessen te moderniseren, vervingen ze niet alleen hun verouderde systeem, maar herdefinieerden ze hoe het bedrijf werkt. Vorig jaar koos Expertum strategisch voor de implementatie van SAP S/4HANA Public Cloud – een logische stap als SAP-partner.
In dit interview spreken we met Ilse Brock, COO van de Expertum Group, en Wim Feys, CFO van de Expertum Group, die de uitrol van SAP S/4HANA Public Cloud voor Professional Services begeleidden. Het vijf maanden durende traject resulteerde in meer transparantie, snellere facturatie en aanzienlijk verbeterde besluitvorming.
Mensen vanaf het begin betrekken. Jullie implementatie had een sterke focus op interne betrokkenheid. Waarom was dat zo belangrijk?
Ilse Brock: Een van de belangrijkste succesfactoren was het betrekken van onze gebruikers vanaf dag één. Nog voor de formele trainingen nodigden we ons administratieteam uit voor hands-on sessies in het startersysteem. We toonden hen hoe de end-to-end processen eruit zouden zien en gaven hen zo een gevoel van de toekomstige manier van werken.
Wim Feys: Die vroege demonstraties wekten echte interesse en zelfs enthousiasme. Het ging niet alleen om het tonen van schermen, maar om het laten zien hoe hun werk zou verbeteren. Dat hielp om al vroeg vertrouwen en draagvlak op te bouwen.
Standaardisatie omarmen. Hoe hebben jullie het ontwerp van de processen aangepakt tijdens het project?
Ilse Brock: We hebben sterk vertrouwd op SAP Best Practices en maatwerk tot een minimum beperkt. Onze Expertum Public Cloud-consultants hebben fit-to-standard workshops georganiseerd met proceseigenaren en key users. Deze aanpak hielp iedereen begrijpen hoe hun werk past binnen het bredere proceslandschap en hoeveel er standaard al beschikbaar was.
Voor de enkele aanpassingen die we nodig hadden, gebruikten we het extensiekader voor key users. Dat maakt het systeem eenvoudig te beheren en op te schalen.
Van knelpunten naar doorbraken. Wat zijn enkele van de grootste procesverbeteringen die jullie hebben gerealiseerd?
Wim Feys: Een van de grootste pijnpunten in het oude systeem was de klantfacturatie. Die verliep grotendeels handmatig en kon weken in beslag nemen. Het was ook de enige manier waarop we de omzet konden inschatten, wat de maandafsluiting traag en reactief maakte.
Nu is facturatie volledig geïntegreerd en volgen we dagelijks de omzet op, dankzij de koppeling tussen ingaven in timesheets en het grootboek. We zijn niet langer afhankelijk van facturatie om prestaties te begrijpen. Met duidelijke procedures aan het einde van de maand kunnen we de boeken binnen enkele dagen afsluiten – een enorme verbetering in zowel snelheid als kwaliteit.
Schaalbaar over de grenzen heen. Hoe ondersteunt S/4HANA jullie internationale activiteiten?
Ilse Brock: S/4HANA Public Cloud ondersteunt boekhoudnormen voor meerdere landen, zodat we aan lokale vereisten kunnen voldoen en toch een geconsolideerd overzicht op groepsniveau behouden.
Een goed voorbeeld is intercompany-facturatie. Vroeger vereiste het veel coördinatie en handmatig werk als een consultant uit het ene land aan een project werkte voor een andere entiteit. Nu is die flow volledig geautomatiseerd. Het verloopt naadloos en bespaart enorm veel tijd.
Waarde creëren voor het bedrijf. Wat is de algehele impact op de organisatie?
Wim Feys: De resultaten spreken voor zich. We hebben snellere facturatie, snellere maandafsluitingen, dagelijks inzicht in de omzet, betere opvolging van debiteuren en crediteuren, en beter onderbouwde beslissingen.
Het systeem is bovendien stabiel, snel en biedt ons volledige transparantie over de landsgrenzen heen. Met single sign-on en geautomatiseerde gebruikersprovisioning is het ook veilig en eenvoudig te beheren. En het belangrijkste: zelfs onze meest veeleisende gebruikers – zoals onze consultants – werken er graag mee.
Wat brengt de toekomst?
Ilse Brock: Nu de basis er ligt, kijken we naar verdere optimalisatie van rapportering en analyses, en willen we automatiseringskansen in andere domeinen verkennen. Maar de kernboodschap is duidelijk: door te standaardiseren en onze teams van meet af aan te betrekken, hebben we niet zomaar een nieuw systeem geïnstalleerd – we hebben een nieuwe manier van werken gecreëerd.
Conclusie
Deze implementatie van SAP S/4HANA Public Cloud bij Expertum toont wat mogelijk is wanneer technologie, procesoptimalisatie en mensgerichte verandering samenkomen. In slechts vijf maanden tijd evolueerde het bedrijf van handmatige processen en vertraagde inzichten naar real-time controle en geïntegreerd prestatiebeheer, het bewijs dat transformatie niet traag of pijnlijk hoeft te zijn. Alleen slim!
