Als pionier in gepersonaliseerde fotoproducten staat smartphoto al jaren synoniem voor innovatie, creativiteit en klantgerichtheid. Dankzij de evolutie van het bedrijf kwam het op een moment waarop hun IT-infrastructuur niet langer aansluit bij hun ambities. Met een ambitieuze, digitale transformatie zet smartphoto de stap van een verouderde SAP ECC-omgeving naar een moderne, schaalbare SAP Cloud-oplossing – en dat met oog op internationale groei, gebruiksgemak én efficiëntie.
Van verouderde technologie naar digitale versnelling
smartphoto werkte nog met een klassieke SAP ECC-omgeving, die steeds meer begon te wringen. De omgeving bood onvoldoende flexibiliteit, was moeilijk aanpasbaar aan nieuwe wetgeving zoals Peppol en ondersteunde de evoluerende bedrijfsprocessen niet meer. “Onze IT-infrastructuur paste gewoon niet meer bij wie we als bedrijf vandaag zijn,” vertelt Jonas Persyn, CFO smartphoto. “Onze businesscontext is veranderd. Daardoor hadden we nood aan een systeem dat onze manier van werken niet vertraagt, maar ondersteunt en versterkt.”
De behoefte was duidelijk: smartphoto wilde een robuust, schaalbaar en betrouwbaar ERP-systeem dat niet alleen de huidige operationele processen optimaliseert, maar ook ruimte biedt voor internationale groei en toekomstige overnames. Met activiteiten in een vijftiental Europese landen, zijn security, compliance en standaardisatie daarbij van cruciaal belang.
De kracht van standaardisatie
smartphoto koos bewust voor een standaard SAP-oplossing met minimale aanpassingen. “We zijn voor 99% bij de standaard gebleven, dat was een bewuste keuze. De keuze voor standaardisatie maakt het systeem eenvoudiger, flexibeler én klaar voor verdere digitalisering” zegt Jonas Persyn.
Dankzij SAP’s modulaire opbouw behoudt smartphoto de mogelijkheid om functioneel of geografisch uit te breiden, zonder telkens opnieuw te moeten bouwen. Door te kiezen voor SAP Cloud en het SAP Activate-model, kon smartphoto de overstap versnellen en tegelijk controle behouden. Die aanpak – met duidelijke fasen van ‘discover’ tot ‘run’ – zorgt ervoor dat toekomstige implementaties binnen de groep efficiënter verlopen. Het project kan nu fungeren als blueprint voor andere of toekomstige entiteiten binnen de groep.
Goede voorbereiding als fundament voor success
Aan de basis van de succesvolle implementatie lag een uitzonderlijk grondige voorbereiding. smartphoto nam de tijd voor een uitgebreide voorstudie, waarin gedetailleerd werd vastgelegd wat nodig was en wat niet. “Het was soms frustrerend voor onze partners hoe gedetailleerd we waren, maar achteraf bleek het een van de grote succesfactoren” gaat Jonas Persyn verder. “De analyse werd gedragen door mensen met grondige kennis van onze bedrijfsprocessen. Dankzij deze aanpak werd de oplossing niet top-down opgelegd, maar breed gedragen binnen de organisatie.”
Een mensgerichte aanpak: verandering met het einddoel voor ogen
Veranderingen vragen inspanningen, zeker bij ERP-projecten. Daarom zette smartphoto sterk in op draagvlak binnen de organisatie. Door te blijven communiceren over het doel – een gebruiksvriendelijker systeem dat medewerkers efficiënter laat werken – bleef het team gemotiveerd. Jonas Persyn maakt het graag concreet: “Je kan het vergelijken met op vakantie gaan naar het zuiden van Frankrijk. Je vertelt je kinderen niet dat ze een hele dag in de auto moeten zitten, maar wel dat je op weg bent naar een prachtig zwembad.”
Die positieve mindset zorgde voor betrokkenheid en draagvlak in alle lagen van het bedrijf. Medewerkers die tijdens het project betrokken waren bij testen, brengen hun ervaring nu in de praktijk én begeleiden collega’s in andere business units.
Partnerschap als hefboom
Voor de implementatie koos smartphoto voor Flexso als partner. De samenwerking werd gekenmerkt door open communicatie, wederzijds vertrouwen en een gedeelde focus op resultaat. Steven Decrock, Business Transformation Expert bij Flexso: “Het werd een ‘samen’werking in de volle betekenis van het woord. Wij konden smartphoto gericht advies geven dat ze ook oppikten. Er was een grote, wederzijdse betrokkenheid en ruimte voor feedback. Dat maakte het project niet alleen succesvol, maar ook aangenaam.”
Op weg naar morgen
De digitale reis van smartphoto is nog lang niet ten einde, maar de koers is helder. Met een toekomstbestendige ERP-infrastructuur, gedragen door de hele organisatie en gebaseerd op best practices, staat het bedrijf sterker dan ooit om hun ambitieuze groeipad verder te zetten.
Of, zoals Jonas Persyn het zegt: “We zijn onderweg naar dat mooie zwembad en elke kilometer brengt ons dichter bij de bestemming.”
