Groei is zelden lineair. Voor veel organisaties betekent het ook complexiteit, zeker wanneer die groei gepaard gaat met overnames. Dat was ook bij Vento het geval.
Doorheen de jaren ontstond een gefragmenteerd applicatielandschap met meerdere, los van elkaar werkende systemen voor de verschillende bedrijfsprocessen. Wat ooit logisch groeide, werd op termijn een rem op verdere schaalvergroting.
De ambitie van Vento was duidelijk: blijven groeien, nationaal én internationaal. Maar dat kan alleen met een stevig digitaal fundament.
“We zaten met een landschap dat historisch gegroeid was, maar ons steeds minder toeliet om snel en consistent te schakelen. Als je wil blijven groeien, heb je een digitale ruggengraat nodig die dat tempo aankan.”
Benny Schiettecatte, CIO Vento
De nood aan één fundament
Om die ambitie waar te maken, drong één vraag zich op: hoe creëer je snelheid en schaal in een omgeving die versnipperd is? Het antwoord lag in standaardisatie.
Een toekomstgericht, gestandaardiseerd ERP-platform werd al snel de sleutel. Niet alleen om processen te stroomlijnen, maar ook om sneller te kunnen integreren bij toekomstige overnames en beter te kunnen inspelen op marktveranderingen.
Vanaf de eerste verkennende gesprekken tussen Vento en Expertum was er een duidelijke klik. De keuze voor SAP Cloud ERP lag voor de hand – en opmerkelijk: van dag 1 zaten ze op dezelfde lijn en dat voor de drie domeinen: ERP, HR én Sales.
Zoals ook Samuel Maeseele, Account Manager & Business Development bij Expertum het zelf ervaart:
“We hebben deze beweging ook intern gemaakt en gemerkt wat standaardisatie en een cloudfundament betekenen in de praktijk. Het dwingt je om keuzes te maken, maar creëert tegelijk de rust en schaalbaarheid om echt vooruit te gaan. Die ervaring nemen we mee in trajecten zoals dat van Vento.”
Samuel Maeseele, Account Manager & Business Development Expertum
De realiteit achter de transformatie
Toch was de weg naar dat nieuwe fundament allesbehalve eenvoudig. De grootste uitdaging zat niet zozeer in de technologie, maar in de processen. Hoewel de activiteiten binnen Vento gelijkaardig zijn, bleken de verschillen in go-to-market groter dan verwacht. Dat maakte harmonisatie complexer dan verwacht. En omdat er geen eenduidige structuren waren om op verder te bouwen, voelde het soms alsof alles vanaf nul moest worden opgebouwd.
Het starten ‘van een wit blad’ betekende dat er weinig bestaande structuren waren om op terug te vallen. Het in kaart brengen van de huidige (AS IS) processen én het definiëren van de toekomstige (TO BE) processen – in lijn met de strategische doelstellingen – bleek een intensief en tijdrovend traject.
Key users en consultants zaten samen aan tafel en werkten nauw samen – niet om systemen te kiezen, maar om een toekomst te ontwerpen. Stap voor stap ontstond er een duidelijk toekomstlandschap. Zonder grote IT-afdeling, maar met de juiste mindset en voorbereiding, wist Vento zich duurzaam klaar te maken voor deze transformatie.
Strategie als drijvende kracht
Voor Vento staat operational excellence centraal. Met een gefragmenteerd landschap ontbraken echter de nodige data en inzichten op groepsniveau om die strategie echt te sturen. Beslissingen nemen, voorspellingen maken en klantverwachtingen invullen werd steeds moeilijker.
Met een geïntegreerd SAP Cloud ERP-platform verandert dit fundamenteel. Het creëert niet alleen transparantie en controle, maar maakt het ook mogelijk om sneller en beter in te spelen op klantbehoeften, van productaanbod tot levermogelijkheden.
Vandaag kijkt Vento vooruit met gezonde ambitie en een duurzame aanpak. De fundamenten zijn gelegd en vormen de basis om verder door te groeien.
