Als openbare vervoermaatschappij zetten elke dag opnieuw meer dan 8.000 medewerkers van De Lijn zich in om bus- en tramvervoer in Vlaanderen te voorzien. Een indrukwekkend personeelsbestand dat voortdurend in beweging is. Als belangrijke werkgever innoveert en investeert De Lijn volop in de optimalisatie van haar processen.
In 2018 besliste De Lijn haar bedrijfsstrategie aan te passen en resoluut te kiezen voor digitalisering binnen HR. Er werd een transformatieproject “Journey of the Employee” gestart, met nadruk op optimalisering van bepaalde back end processen. Vandaag kijken we uit naar een volgende belangrijke stap in het transformatieproces. In lijn met de visie 2027 tekende het HR team een nieuw project uit, “Better Together”, waarin de medewerkers centraal gesteld worden met aandacht voor welzijn, diversiteit, ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid.
Better Together
“Als HR team willen wij een actieve bijdrage leveren aan de verdere uitbouw van De Lijn als wendbare en performante organisatie die met slimmere mobiliteit een verschuiving naar duurzaam vervoer wil faciliteren” zegt Nicolas Verhelst, HR Programma Manager De Lijn. “Om onze medewerkers een nog betere ervaring te geven, zal er gefocust worden op drie pijlers: engagement, actie en inzichten. Op basis van een medewerkersenquête werden concrete actiepunten geformuleerd.”
In het ‘Better Together’ project, dat gelanceerd werd in 2023, worden een aantal uitdagingen meteen aangepakt. Medewerkers zullen meer zeggenschap krijgen over hun dossier en moeten er ook zelf mee aan de slag kunnen. Ook komen elementen aan bod die in de eerdere HR transformatieprojecten nog niet opgenomen werden. Zo bleek uit de enquête dat door de veelheid aan taken sommige vragen langer dan gewenst onbeantwoord bleven. Daarnaast neemt HR vandaag nog heel wat taken op die de medewerkers perfect zelf kunnen uitvoeren. De Lijn streeft ernaar dat medewerkers gerichter en zoveel mogelijk zelf relevante informatie kunnen terugvinden zodat vragen sneller en efficiënter kunnen beantwoord worden.
Het uitrollen van de digitale visie van De Lijn richt zich in eerste instantie op een betere algemene dienstverlening naar de medewerker toe door het invoeren van een service desk en een efficiënter gebruik van documenten en formulieren. Later ligt de focus op de verdere integratie van wervings- en opleidingsprocessen met een verregaand competentiebeheer.
Data & medewerkers centraal
Om dit alles vanuit een IT-perspectief te kunnen realiseren, zocht De Lijn naar synergie met de reeds aanwezige SAP oplossingen. Na analyse en evaluatie werd gekozen voor SAP Successfactors en SAP BTP dat naadloos zou kunnen samenwerken met de bestaande SAP oplossingen. SAP partners Capgemini en Flexso staan hierbij in voor het uitrollen en begeleiden van het project.
“Dankzij het project ‘Journey of the Employee’ kunnen de meer dan 8000 medewerkers nu zelf aan de slag om, op elk moment, administratieve zaken te regelen of op te zoeken. Denk bv aan het selecteren van opleidingen in de catalogus, het aanvragen van een bepaald document, het lanceren van een bepaalde aanvraag tot goedkeuring of het opvolgen van certificaten. Chauffeurs kunnen bv. voortaan zelf zaken opnemen in hun rooster of attesten aanvragen, ook wanneer het HR team niet beschikbaar is” gaat Nicolas Verhelst verder.
Dankzij het uitrollen van het nieuwe platform beschikt De Lijn over data waardoor allerlei processen intern verder kunnen geoptimaliseerd worden. Processen van werving en ontwikkeling zijn nu reeds geïntegreerd vanaf de eerste dag in dienst door leertrajecten en interne mobiliteit, er worden actieplannen gemaakt in plaats van HR-tickets en de tevredenheid van medewerkers wordt continu gemeten en geëvalueerd.
Efficiënter rekruteringsproces
Voor het team rekrutering biedt het nieuwe SAP Successfactors platform een aantal concrete voordelen. Dankzij het gestroomlijnde proces wordt er niet alleen efficiënter gewerkt, de vlotte rapportering ligt bovendien aan de basis van betere beslissingen.
Ook toekomstige medewerkers ervaren meteen de voordelen ervan dankzij een intuïtieve jobsite en een overzicht van hun sollicitatiegeschiedenis. Bovendien hebben recruiters nu meer tijd voor de kandidaten, dankzij een vermindering van de manuele processen. Vanuit de indienstname gaan we hier verder onze on-boarding processen op integreren.
Vernieuwd leerplatform
Medewerkers van De Lijn moeten verplichte opleidingen volgen om hun vak te kunnen uitoefenen (zo moeten de chauffeurs beschikken over een up to date vakbekwaamheidscertificaat dat elke 5 jaar aan vernieuwing toe is) waarover de vervoermaatschappij aan externe instanties moet rapporteren. Het opvolgen van de cursussen, de registratie van behaalde certificaten en het bijhouden van een audittrail, maken het invoeren van een standaard leermanagementsysteem er niet eenvoudiger op. Bovendien werkt het merendeel van de medewerkers voor het uitvoeren van hun job nauwelijks met computer en werd dit door hun planners opgenomen. SAP Successfactors Learning loste deze specifieke eisen moeiteloos in waardoor De Lijn nu kan functioneren in een nieuwe leeromgeving.
Het uitrollen van het project ‘Journey of the Employee’ heeft ervoor gezorgd dat De Lijn een nieuwe stap heeft kunnen zetten in haar verdere ontwikkeling naar een efficiënte, wendbare en performante organisatie.Nicolas Verhelst: “Een bedrijf zoals De Lijn evolueert voortdurend en dat geldt ook voor dit HR-project. SAP Successfactors biedt nog veel meer mogelijkheden, naast recruitment en learning. Met het project ‘Better Together’ willen we stap voor stap bekijken hoe we het platform nog verder kunnen uitbreiden zodat ook onze medewerkers er alle vruchten van kunnen plukken.”