Le Service public fédéral Stratégie & Appui (SPF S&A) a mené à bien sa transformation RH avec SAP Business Technology Platform (BTP). Cette transformation visait une amélioration des services, la réduction de la charge de travail des gestionnaires et un gain d’efficacité pour les autorités fédérales belges.
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Une transformation RH pour les fonctionnaires fédéraux
La DG PersoPoint, le centre de services partagés des autorités fédérales pour la paie et l’administration du personnel, avait reçu pour mission d’améliorer ses services à destination des fonctionnaires. L’administration RH devait ainsi être centralisée dans un centre de services partagés (SPF S&A PersoPoint). De même, le système de paie existant devait être remplacé par un nouveau moteur Payroll SAP.
Applications sur mesure pour les utilisateurs
« Les autorités fédérales belges doivent se conformer, pour leurs applications, à de nombreuses réglementations. C’est pour cela que nous avons choisi SAP BTP », explique Bart Gabriels, Manager Programme à la DG PersoPoint SPF S&A. SAP BTP offre également des opportunités d’innovation qui permettent de combiner facilement différentes technologies. Des applications conviviales, adaptées aux utilisateurs, ont ainsi pu être développées pour rationaliser des fonctions comme la gestion des coûts, les primes de présence et les flux de travail des différents ministères fédéraux. À la clé : moins d’administration et plus de digitalisation et de standardisation pour tous les fonctionnaires fédéraux.
Solutions conviviales
Le projet constitue une énorme avancée au niveau business et IT. Depuis le lancement, plus de 100.000 demandes ont été traitées et payées avec succès. Cette efficacité accrue amène également une diminution sensible des coûts et de la charge de travail administratif. La fiabilité des processus a augmenté. Il y a notamment moins d’erreurs dans le calcul des salaires. Cette administration simplifiée et accélérée des salaires constitue un vrai plus pour les collaborateurs des RH et les fonctionnaires qui bénéficient de paiements plus rapides et d’un meilleur service. Un succès qui a valu au projet d’être nommé pour les « Belgian HR Excellence Awards » dans la catégorie « Best HR Systems Integrator ».
Déploiement rapide et efficace
SAP BTP, associé à l’agilité de la méthodologie SAP activate, et l’évolutivité des solutions cloud ont permis une mise en service efficace et rapide de PersoExpenses. Lors du grand lancement en plusieurs endroits, ce sont 22.000 fonctionnaires du SPF Finances qui ont été ajoutés simultanément dans PersoPoint. Il faut aussi souligner le taux d’adoption élevé et l’expérience positive des utilisateurs, tant les outils et les applications mobiles correspondent parfaitement à leurs besoins.
Création de valeur et agilité
La combinaison de la digitalisation et de l’innovation a permis de créer rapidement de la valeur et d’offrir toute l’agilité nécessaire. Grâce à la collaboration avec SAP, la DG PersoPoint a pu gagner en efficacité et en qualité, tout en réduisant ses coûts. Elle souhaite continuer à étendre les fonctionnalités à l’avenir, notamment en configurant différents types de dépenses, en intégrant des primes supplémentaires et des fonctionnalités en libre-service et en élargissant les options de reporting.
Ce projet a gagné le Bronze Best of Customer Success Award 2023 dans la catégorie Digital Pioneer.
