Les notes de frais, avec la preuve papier agrafée. C’est une réalité dont beaucoup d’entre nous se souviennent. UGent en recevait pas moins de 40 000 par an, soumises par 6 800 de ses employés. Pour l’équipe de Geert Van de Gucht, directeur des finances d’UGent, c’était tout un travail de démêler, d’organiser, de vérifier et de classer le tout. Un processus lourd et chronophage dont le coût était jusqu’à sept fois supérieur à celui d’une facture à traiter.
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Le chaînon manquant
UGent s’est donc mis en quête d’une solution de gestion électronique des dépenses plus conviviale et plus efficace. Concur répondait à toutes les exigences stratégiques, mais n’avait pas de réponse toute faite pour le contexte spécifique dans lequel UGent comptabilise les coûts des projets.
« Après tout, cela se produit rarement dans un contexte d’équipe bien défini ou hiérarchique. De plus, nos projets sont (co)financés par différents niveaux de gouvernement, chacun ayant ses propres conditions, règles et définitions de coûts. Malgré cette complexité, nous devons être en mesure de rembourser rapidement ceux qui engagent des frais. Par ailleurs, les factures saisies doivent être immédiatement disponibles pour la justification du projet« , déclare Geert Van de Gucht.
Pression sur la marmite
Flexso, partenaire SAP habituel d’UGent, a été chargé de créer le lien entre Concur et le module SAP spécifique pour la justification des projets. « J’appelle cela une ‘fusée vers la lune’ parce que c’est la première solution de ce genre pour les organisations qui doivent soumettre certaines dépenses à des bailleurs de fonds externes. Petit détail : j’ai demandé à Flexso de présenter une preuve de concept dans les trois mois« , poursuit Geert van de Gucht.
Roeland Vanbeselaere, chef de projet SAP SuccessFactors & Concur chez Flexso : « Ce fut certainement difficile. D’autant plus que nous sommes également partis d’une feuille blanche pour le connecteur lui-même, qui n’existait nulle part ailleurs. Mais en fait, c’est le genre de défi que nous aimons : combler le fossé entre une demande spécifique d’un client et une solution existante grâce à l’innovation. »
Du papier aux captures d’écran
La force de Concur réside dans sa transparence. Chaque document est traçable de bout en bout. Cela facilite le suivi et réduit la marge d’erreur. Auparavant, sept notes de frais sur dix étaient incomplètes ou partiellement erronées, ce qui entraînait de nombreux allers-retours.
La facilité d’utilisation est une véritable valeur ajoutée. « Les professeurs avaient l’habitude d’apporter leurs ‘tickets’ au secrétariat. Désormais, ils prennent eux-mêmes une photo dans l’application. Nous avons communiqué de manière intensive avec les quelque 1 000 membres du personnel de secrétariat. Ils ont compris les avantages que le nouveau système leur réservait. Ils l’ont donc bien présenté, de sorte que les surveillants et les chercheurs ont tout de suite adhéré à l’application. En l’espace d’une semaine, tout le monde avait oublié l’ancienne application« , explique Geert.
Moins de discussions, plus d’informations
Le grand avantage est que Concur permet d’intégrer des règles propres : quels types de coûts sont ou ne sont pas autorisés. Cette clarté permet d’éviter de nombreuses discussions. UGent dispose également de quelque 1 200 cartes de crédit en circulation. Auparavant, celles-ci devaient être débitées manuellement, ce qui entraînait de nombreux tracas administratifs. Désormais, Concur envoie chaque jour un flux trié, automatiquement lié à chaque pièce justificative.
Geert van de Gucht conclut : « Concour est un très bon outil. Mais un bon outil n’est rien, s’il ne peut pas faire exactement ce dont l’organisation a besoin. C’est la raison pour laquelle tout dépendait de ce connecteur. Une fusée pour la lune. Et elle vole.”
Article initialement publié dans FD Magazine.
