Les clients d’INNO savent depuis plus de 125 ans ce que représente INNO, le grand magasin classique qui s’est transformé en un détaillant omnicanal moderne. Aujourd’hui encore, cette valeur sûre du paysage commercial belge continue d’investir dans l’innovation et l’optimisation de ses processus RH, entre autres. La gestion de la paie en est indéniablement une composante essentielle. Un outil de gestion de paie performant peut non seulement aider à augmenter l’efficacité globale du processus, mais aussi à réduire le nombre d’erreurs.
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Dilemme ?
Pourtant, pour de nombreuses entreprises, le choix d’un outil de paie est une question complexe. Est-ce un mal nécessaire ou une opportunité d’optimiser divers aspects de la gestion RH ? Un bon outil peut aider à alléger la charge administrative, à améliorer l’expérience des employés et à gérer les risques liés aux données (y compris la conformité au RGPD). De plus, il constitue la base d’une gestion RH moderne.
Pour INNO, le choix était très clair. L’entreprise a décidé de faire un pas en avant et a opté pour l’implémentation de SAP SuccessFactors. Cette plateforme augmente non seulement l’efficacité et l’efficience de leurs processus RH, mais constitue une plateforme totalement intégrée permettant à INNO de digitaliser dans le même élan les processus de gestion des évaluations et des formations.
David Maertens, HR Office Manager INNO: “SAP SuccessFactors est bien plus qu’un outil payroll ! Il permet à nos collaborateurs de gérer directement toute une série de démarches : gestion du temps de travail, congés et absences, entretiens d’évaluation, formation intégrant des tutoriels en ligne… Tout est disponible dans un seul et même outil accessible via PC, smartphone et tablette, ce qui est un atout majeur. Cela colle parfaitement avec la profonde modernisation d’Inno. Et ça répond aussi aux attentes de nos collaborateurs.”
Méthodologie et support
La migration d’un outil de paie existant vers un nouvel environnement est souvent un défi. Divers éléments sont critiques, tels que la récupération des données, l’analyse des règles de paie pour leur mise en œuvre dans le nouvel outil et enfin l’intégration avec les autres applications, par exemple pour la gestion de temps. Il est également essentiel de tenir compte des opportunités offertes par le nouvel outil afin de l’exploiter pleinement et ne pas simplement dupliquer les fonctionnalités de l’ancien.
Pour son projet, INNO a choisi de travailler avec le partenaire SAP Persolis, en collaboration avec leur secrétariat social Partena. L’approche de Persolis reposait sur deux piliers : la méthodologie et le support au métier.
La méthodologie joue un rôle crucial dans la mise en place d’un outil HR, en particulier lorsqu’il est question de calcul des salaires. Cette méthodologie, issue des « best practices » recommandées par SAP, agrémentée de l’expérience de Persolis, doit être adaptée aux besoins spécifiques du client et partagée avec toutes les parties prenantes, afin que chacun soit au courant des attentes et puisse planifier en conséquence.
Outre la collecte des spécifications, le processus comprend la validation de la solution par le biais de tests approfondis, tels que la comparaison des résultats de paie entre l’ancien et le nouvel outil, et ce sur plusieurs mois.
Bien sûr, il est essentiel de garantir la continuité des opérations RH et paie tout au long du projet. Pour ce faire, Persolis apporte un soutien solide aux utilisateurs pour assurer une transition aussi fluide que possible. Grâce à leur expertise en matière de paie, leur étroite collaboration avec SAP et leur réelle proximité avec le client, les consultants Persolis ont pu traiter tous les enjeux du projet, et parfois les craintes, en continu pour aboutir à une solution répondant aux attentes des utilisateurs.
Gestion moderne du personnel avec tous les aspects RH dans un seul outil
Depuis octobre 2023, le nouvel outil de gestion de paie a été déployé avec succès. Le résultat est qu’INNO dispose désormais d’un outil unique et cohérent, doté d’une interface conviviale qui permet une gestion décentralisée et allège la charge de travail des équipes RH et paie.
Les perspectives sont prometteuses. D’autant plus que tous les six mois, SAP SuccessFactors propose de nouvelles fonctionnalités en phase avec l’évolution des pratiques RH, que chaque client est loisible de déployer à son rythme. Autant d’opportunités pour le département RH de rester en pointe et de garantir proactivement une expérience utilisateur du meilleur niveau
Ce succès est le résultat d’une collaboration étroite entre toutes les parties impliquées et démontre qu’un projet bien pensé apporte des améliorations significatives dans la gestion des ressources humaines, tant du point de vue de l’efficacité que du niveau de service délivré à l’ensemble des collaborateurs.
