Business Intelligence pode e deve substituir as planilhas de cálculo em médias empresas, que podem seguir um roteiro para sua implementação
São Paulo, Brasil — Um número considerável de empresas de médio porte ainda recorre às planilhas de cálculo como meio de execução das suas operações de análise, planejamento e definição de orçamentos. De acordo com Carlos Guimarães, diretor de vendas de BA&T (Business Analytics & Technology) da SAP Brasil, os aplicativos de Business Intelligence, ao contrário do que se pensa, não estão distantes da realidade destas companhias.
O executivo lembra que é possível a estas companhias implantar este tipo de solução. “Basta que se elabore um roteiro, contemplando um projeto em etapas que dê prioridade às áreas de alto impacto nas fases iniciais. Com isso o sucesso vem de forma progressiva e pode ser usado para continuar crescendo”, afirma, lembrando que o roteiro deve ter três fases.
Guimarães explica que a primeira fase, que pode ser chamada de “engatinhar” tem como objetivo conseguir que a empresa se familiarize com a tecnologia de BI. Para isso, a empresa deve concentrar-se nos aspectos com efeitos imediatos nos seus processos rotineiros de tomada de decisões e que, simultaneamente, constituirão as bases para a aprendizagem organizacional. Recomenda-se usar os painéis (‘dashboards’) executivos e os relatórios operacionais mais simples.
“Durante a segunda fase (caminhar) haverá a consolidação da anterior e uma expansão para a obtenção dos relatórios operacionais, diagramas esquemáticos detalhados, consultas sobre buscas e análises específicas, além dos processos de planejamento e definição de orçamentos”, explica.
A terceira e última fase (correr) tem como objetivo alcançar o uso ininterrupto de BI como meio para que todas as decisões corporativas sejam tomadas com base nos fatos e não na intuição. Engloba os equipamentos móveis, desdobrando as consultas e análises específicas para os analistas de negócios de todos os departamentos.
Guimarães lembra que as soluções de Business Intelligence permitem que as organizações de porte médio escapem do cenário caótico gerado pelo uso das planilhas de cálculo e lhes proporcionam perspectivas claras e os conhecimentos profundos necessários para identificar, dar prioridades e enfrentar de modo proativo os seus problemas, já que permitem sincronizar os seus processos organizacionais e consolidar o uso efetivo dos seus recursos.
“O BI ajuda a converter os dados contidos nos sistemas de finanças, fabricação e vendas em informações úteis e significativas, distribuindo-as em seguida entre os que precisam delas no momento exato em que for necessário, para que cada um consiga tomar decisões informadas e oportunas”, diz Guimarães. Deste modo, as empresas de porte médio podem tirar proveito da sua agilidade intrínseca, uma vez que passam a entender de modo imediato e contínuo os aspectos operacionais que funcionam adequadamente e os que não funcionam, além dos efeitos destes pontos fracos e fortes no funcionamento da empresa, para estabelecer as prioridades de ação e reação com rapidez.
O executivo ressalta que, com o uso de Business Intelligence, médias empresas podem passar a ter acesso a funcionalidades como:
- Relatórios operacionais gerados periodicamente, como os de planejamento da cadeia de suprimentos, que mostram as projeções da demanda mensal de cada linha e produto, segundo a região e o canal utilizado;
- Painéis esquemáticos (dashboards) para visualizar rapidamente tendências e aspectos pontuais, com quadros, indicadores e sinalizações de status;
- Consultas específicas para responder perguntas do tipo: “Como se compara a demanda efetiva com as projeções de demanda formuladas para um grupo específico de produtos no Japão no último trimestre?” ou “Que quantidade de uma peça específica nós temos atualmente em estoque?”;
- Capacidades avançadas de análise que apresentam dados em várias classificações ou dimensões, como produtos, clientes, regiões ou períodos, discriminando-os para examinar as diversas combinações;
- Cartões de notas de avaliação (scorecards) que monitoram os indicadores métricos de negócios e os principais indicadores de desempenho (KPI), como a satisfação do cliente, rentabilidade e veracidade da projeção para cada grupo de produtos;
- Capacidades de planejamento e de definição de orçamentos.
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