Acabei de voltar de uma longa jornada à delicatéssen de Mário. Veja, Mário e sua equipe ainda não aperfeiçoaram a maneira mais rápida e simples de servir a longa fila de clientes na hora do almoço. E, em vez de se concentrarem nas ineficiências, agora estão colocando esforços na expansão do menu do almoço e na abertura de um novo bar de vinhos. Certamente, essa é uma receita para o desastre – não é?
Caminhe antes de correr
Nas palavras do consultor de empresas e autor Mark Sanborn, é “melhor ser consistentemente bom do que ocasionalmente ótimo“. É um mantra que se aplica a todos no mundo dos negócios e tudo se resume a processos.
Bons processos de negócio levam a grandes recompensas. Podem ajudá-lo a melhorar a qualidade dos produtos e serviços, a fazer entregas consistentes e a aumentar a satisfação do cliente. Podem equipá-lo para lidar com o desconhecido e se adaptar rapidamente às mudanças. Podem ajudá-lo a identificar os pontos fortes, os pontos fracos e as lacunas de competências. E podem destacar novas oportunidades e ajudá-lo a capitalizá-las rapidamente. Podem ajudá-lo a economizar e a faturar mais. Sendo assim, por que tantas empresas de pequeno e médio porte (PMEs) subestimam os processos?
Tenha os fundamentos corretos
De acordo com uma pesquisa recente da Circle Research, que questionou 800 PMEs globais, apenas 19% querem alcançar melhoria nos negócios. Além disso, menos da metade quer agilizar processos de negócios, reduzir custos ou criar eficiências na cadeia de suprimentos. Por outro lado, 47% das empresas estão focadas em alcançar o crescimento. Meu conselho? Concentre-se no que você está fazendo agora e acerte as coisas antes diversificar atividades. Para ajudá-lo, aqui está o passo a passo de meu guia rápido para otimização de processos.
Etapa1: Identifique quais processos podem ser aprimorados – concentre-se nos que usam uma grande quantidade de recursos, sem gerar muito valor.
Etapa 2: Decomponha o processo – examine cada etapa do processo detalhadamente e pergunte às pessoas relevantes como executam a parte delas.
Etapa 3: Analise o processo – investigue os problemas dentro do processo. Por exemplo, existem gargalos? Em que ponto o custo sobe e a qualidade baixa? Existem certas etapas que frustram clientes ou colaboradores?
Etapa 4: Faça novo design do processo – agora que você identificou os problemas, é hora de se livrar deles. Mais uma vez, obtenha ideias das pessoas envolvidas nos processos e envolva-as desde o começo na mudança. Analise todas as sugestões e pense em como elas se aplicam na vida real. Ferramentas como Análise de impacto e Análise de risco podem ajudar.
Etapa 5: Planeje os recursos – tendo concordado com as mudanças, mapeie os recursos de que precisa para realizá-las. Considere investir mais no suporte à TI, em mais supervisores e em tecnologia.
Etapa 6: Coloque tudo por escrito – com os planos feitos, documente os novos processos claramente para que todos possam ver e entender.
Etapa 7: Implemente e comunique mudanças – otimizar o processo pode significar alterar sistemas, equipes ou outros processos, por isso certifique-se de fornecer o treinamento e apoio adequados. Esteja preparado para problemas de adaptação, resistência e um começo lento.
Etapa 8: Analise o processo – monitore o andamento do processo e pergunte aos envolvidos sobre suas experiências com o novo processo.
Lembre-se, mudanças levam tempo e devem ser vistas como uma iniciativa de longo prazo – e um investimento. Sendo assim, aperfeiçoe seus pães antes de tentar dominar o mundo dos vinhos – porque ninguém gosta de um produto semicozido.
Você pode ler o relatório, “Ambição: por que a ambição é importante e como as PMEs estão atingindo suas metas”, patrocinado pela SAP, em www.urlhere.com.
