Com o SAP Nota Fiscal Eletrônica, a produtividade no recebimento de mercadorias aumentou 42% e o tempo de emissão de notas caiu 75%
São Paulo – Com 50 anos de atuação no mercado farmacêutico nacional, o Aché Laboratórios passou a integrar sua cadeia de suprimentos com base no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e na Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). A iniciativa faz parte da estratégia da companhia de investir continuamente em tecnologia e inovação para impulsionar o crescimento sustentável.
Líder em prescriçãomédica no Brasil e com cerca de 4,5 mil colaboradores, a empresa 100% brasileira implementou o SAP Nota Fiscal Eletrônica 10.0 (SAP NFE), parte da suíte SAP Governance, Risk and Compliance (GRC). A solução trouxe a automação dos processos de recebimento de NF-e com base nas melhores práticas do mercado. Além disso, obteve melhora do processo de faturamento, redução do volume de lançamentos manuais e conferência antecipada das informações de fornecedores e automação dos processos de entrada.
Por conta da implementação, o Aché consegue validar informações em tempo real e eliminou a impressão indevida de documentos e a necessidade de espaço para armazenamento físico de papeis. Os ganhos se estenderam às rotinas ficais. “Aumentamos em 42% a produtividade durante o recebimento de mercadorias e garantimos alta disponibilidade para consultas e auditorias”, afirma Leandro Roldão, gerente de Sistemas da Informação do Aché.
Benefícios múltiplos
Hoje, a área de Suprimentos do Aché recebe as solicitações de compra da empresa, entra em contato com os fornecedores e fecha os termos dos contratos de compras de serviços ou produtos. As informações da NF-e (XML) seguem eletronicamente para o SAP NFE, que confere automaticamente e antecipadamente o XML da NF-e com o pedido de compras, disponibilizando os resultados para a área fiscal.
“No recebimento da mercadoria física, as áreas de logística e qualidade fazem a verificação e o registro do material recebido e na sequência o SAP NFE cria, automaticamente e de forma integrada, os documentos contábil, fiscal e logístico no SAP”, destaca o gerente.
Além de diminuir em 75% o tempo gasto na emissão de notas fiscais, a solução evita paradas de faturamento no sistema da Secretaria da Fazenda (Sefaz), geração dos arquivos XML, PDF e comunicação sistemas de clientes e transportadoras.
“Também melhoramos e otimizamos o processo de entradas de mercadoria graças à automação e conferência antecipada da NF-e de forma eletrônica, envio do aceite ou rejeição eletrônica aos fornecedores B2B e criação automática dos documentos no SAP ERP ”, explica. “Hoje, temos validação de assinatura digital e autorização de 100% das notas fiscais eletrônicas recebidas junto à Sefaz, com diminuição do risco e gastos com autuações fiscais”.
Para o Aché, a implementação do SAP NFE significou ainda a redução de custos em diferentes frentes. “Tivemos uma significativa diminuição nos custos de mão-de-obra empregada em conferência e maior sinergia na cadeia de compras, vendas e distribuição”, avalia. O tempo de transporte foi reduzido e, em consequência, caiu significativamente o número e o tempo de caminhões parados no pátio à espera de emissão de notas e os gastos com transporte e armazenagem de documentos.
O diretor de soluções fiscais da SAP, Bruno Ogusuko, explica que a plataforma fiscal de documentos eletrônicos da SAP “otimiza os processos de emissão e recebimento de documentos fiscais, incrementa os processos de comunicação com os parceiros de negócios, evitando discrepâncias nos dados porque trabalha de forma totalmente integrada e automática, garantindo a consistência das informações em uma única base de dados”. A aplicação de gestão tributária baseada na tecnologia SAP HANA processa grandes volumes de dados em alta velocidade, ajudando as empresas a atender às exigências do sistema tributário brasileiro.
Mais melhorias em vista
Com resultados tão positivos, o Aché já planeja ampliar o uso de recursos do SAP NFE. Entre os planos estão a impressão de notas diretamente na doca para otimizar ainda mais o tempo de transporte, o despacho e recebimento de mercadorias.
A empresa tem ainda em seu calendário de implementação o desenvolvimento de uma grade de entrega que permita o recebimento, a visualização e o acompanhamento do volume de entregas previstas, facilitando, assim, o controle e dimensionamento dos recursos. “Também devemos trabalhar em breve no desenvolvimento do controle de ocupação de plataformas de recebimento e a notificação automática das áreas envolvidas”, revela Roldão.
Na sequência, a empresa planeja a implementação da plataforma de Gestão tributária da SAP Tax Declaration Framework (SAP TDF), que vai permitir uma completa inovação nos processos fiscais fim a fim com automações, validações online, apurações fiscais e geração dos SPED´s entre outros benefícios.
