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Um dia existirá um escritório 100% sem papel?

19 de Julho de 2017 Por Ivy Leça 80

Por Dana Larsen

A era digital trouxe uma infinidade de mudanças na cultura cotidiana:

  • Jornais estão lutando para sobreviver, com notícias diárias disponíveis on-line e por meio das mídias sociais.
  • Lojas de tijolo e argamassa – e vamos ser honestos, lojas de varejo, em geral – estão se tornando cada vez mais escassas, já que não podem competir com os gigantes on-line, como a Amazon.
  • Mensagens de texto e mídias sociais superaram telefonemas e mais frequentemente a comunicação feita pessoalmente.
  • A informação está prontamente disponível pressionando a tecla “Enter” na pesquisa do Google, em vez de horas de pesquisa na biblioteca.
  • Smartphones armazenam toda a informação de um computador, completando com GPS – o que significa que mapas, listas telefônicas e câmeras se tornam obsoletos.
  • Sistemas de estacionamento com seus próprios computadores são incorporados em carros.
  • Aplicativos proporcionam infinitas horas de entretenimento, marca da empresa, organização e informação – e tudo em um dispositivo de 5 a 10 polegadas.
  • Viagens e despesas são móveis e otimizadas para um uso mais simplificado e fluxos de trabalho mais produtivos.

Sem mencionar que a mobilidade permite que as pessoas trabalhem em qualquer lugar, a qualquer hora – mesmo a 12 mil quilômetros de altura. Basicamente, gratificação imediata é o nome do jogo e a tecnologia continua a evoluir de forma exponencial.

Futuro sem papel – mito ou possibilidade?

Com todos os avanços tecnológicos e a capacidade de, literalmente, usar o Google através de nossos óculos, por que ainda temos papel? Muitas empresas e instituições de ensino estão lutando para se tornar “sem papel” por razões ecologicamente óbvias, mas também porque a digitalização é mais segura, de baixo custo, compatível e prontamente disponível.

De acordo com o Entrepreneur, existem apenas dois tipos de papel que ainda continuam sendo relevantes na sociedade moderna, por razões óbvias:

  1. Dinheiro, embora a necessidade de papel-moeda esteja desaparecendo rapidamente com transações eletrônicas.
  2. Papel higiênico

Papel ainda é uma realidade no local de trabalho. Algumas das gerações mais velhas trabalham nos escritórios com seu próprio estilo de trabalho e incorporam a tomada de notas manual e as cópias em papel. Sem mencionar os funcionários que ainda imprimem documentos para apresentações e com fins de segurança. Muitos escritórios ainda dependem de armários de arquivamento e fluxos de trabalho com papel, o que pode fazer a transição ainda mais difícil.

Todavia, todo o papel aumenta os custos operacionais. De acordo com uma pesquisa recente realizada pela YouGov, pequenas e médias empresas desperdiçam o equivalente a US$ 70 milhões por dia à procura de documentos, e a reduce.org afirma que o custo diário do papel nos escritórios é de 13 a 31 vezes o custo da compra do papel. Se essas estatísticas não mexerem com a sua cabeça, os estimados US$ 460 bilhões em salários necessários para gerir a sobrecarga de informação gerada por papel deve fazer as empresas considerarem os resultados potenciais, sem papel.

Seus negócios poderiam se beneficiar das soluções sem papel – mas a mudança leva tempo

A realidade é que seu negócio, seja ele pequeno, médio ou grande, poderia se beneficiar muito com a simplificação, automação e digitalização dos sistemas. Muitos escritórios, especialmente com Millennials que cresceram na era da informação, estão no caminho para se tornarem escritórios sem papel. A solução para um problema de bilhões de dólares é uma solução segura, compatível e sem papel, mas muitas empresas ainda estão criando obstáculos para esse modelo de escritório. Tentar resolver isso na América, quem dirá no mundo, leva tempo.

As empresas devem considerar os seguintes benefícios como motivação para ajudá-los a trilhar o caminho em direção a soluções de escritório digitalizadas:

  • O efeito verde: locais de trabalho digitais salvam árvores e o meio ambiente.
  • Economia: empresas economizam milhares de dólares com os processos automatizados sem papel.
  • Aumento da produtividade: processos simplificados e operações digitais ajudam a aumentar a produtividade, economizando etapas de fluxo de trabalho desnecessárias.

Não seria bom ter seu escritório digitalizado? Saiba mais sobre as soluções aprimoradas Concur para despesas de viagem e pagamentos, soluções para começar a reduzir seu papel e melhorar seu fluxo de trabalho de hoje.

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