Descobrir o que é e o que não é considerado uma despesa de viagem deveria ser fácil, certo? Infelizmente, nem sempre é o caso. Tente dizer isso ao funcionário em pé no quiosque do aeroporto, debatendo se o lanche em sua mão é uma despesa comercial válida. Ou para o funcionário que não sabe se Uber, Lyft ou um táxi é o modo de transporte aprovado para o hotel. Esclarecer qualquer dúvida sobre T&E (Travel and Expense – viagens e despesas) leva um longo caminho até você assumir o controle de seu gerenciamento de despesas, diminuindo os erros, economizando tempo e reduzindo possibilidade de fraudes.
Por que a ambiguidade é um problema?
Viagens de negócios são estressantes o suficiente sem qualquer confusão em torno do que é e do que não é considerado uma despesa aprovada. Quando as regras ficam abertas para interpretação, muitas vezes resultam em despesas incompatíveis, relatórios de despesas submetidos incorretamente e tempo e esforço desperdiçados.
Isso é ainda mais importante agora, já que a proliferação de vários aplicativos de viagem está aumentando no mercado. Sem regras sobre quais aplicativos são aprovados pela empresa e quais não são, os funcionários deverão decidir. Isso cria uma mistura de diferentes fornecedores e obriga a equipe de finanças a manter-se acompanhando as despesas dos funcionários, diminuindo a visibilidade sobre a imagem geral dos gastos dos empregados.
Além das questões de tempo e conformidade, ambiguidade e confusão levam a funcionários infelizes que têm que lidar com todas as etapas do ciclo de vida do relatório de despesas. Os funcionários precisam explicar a validade de suas despesas. O gerente de aprovação e o membro da equipe de finanças que faz a auditoria e a revisão também precisam ir para frente e para trás com o funcionário para entender as despesas ambíguas. Todo esse tempo se acumula. No final do dia, você acaba cansado, com funcionários frustrados e reembolsos atrasados.
É um erro… ou fraude?
Deixar a porta aberta para interpretação aumenta as oportunidades de fraude. Ninguém gosta de pensar que seus funcionários estão se aproveitando deles, mas isso acontece. Felizmente, com uma política clara de T&E, erros e fraude são mais fáceis de serem detectados e eliminados.
Falando em erros, com tudo explicado detalhadamente, sua equipe agora poderá detectar padrões com despesas (ou mesmo um determinado funcionário). Esses padrões abrem oportunidades de treinamento, para ajudar todos a entrar na mesma sintonia quando se trata de despesas e gastos com funcionários. E se você ainda não mudou para um sistema de gerenciamento de despesas automatizado (e móvel), agora é sua chance. Mover seu gerenciamento de gastos para um processo automatizado é mais fácil do que você pensa, e o manterá no caminho da redução de erros e de custos.
A clareza leva a uma melhor comunicação (e mais ágil)
O dinheiro é um tópico pessoal e sensível, especialmente se um funcionário está pagando do seu próprio bolso para obter um reembolso mais tarde. Garantir que todas as diretrizes sejam claras e concisas, e não deixar nenhuma abertura para interpretação, fazem toda a diferença. Isso também abre as portas para uma melhor comunicação entre sua equipe.
Sem mencionar que uma melhor compreensão das despesas torna a criação, revisão e aprovação de despesas muito mais rápidas.
Então, isso leva à questão do que fazer a seguir? Seu primeiro item de ação de T&E deve ser obter uma política de gastos excelente de acordo com sua empresa. Precisa de ajuda para começar? Nós podemos ajudar. Experimente nosso modelo de política de despesas para obter dicas sobre a criação, bem como um modelo e um exemplo de linguagem para você começar.
