Quatro tipos de fraudes em relatório de despesas para ficar de olho

As fraudes têm o potencial de impactar significativamente a rentabilidade de uma empresa. De acordo com o Certified Fraud Examiners (CFES), estima-se que cinco por cento das receitas anuais sejam perdidas por fraude, enquanto que a perda média de um único caso de fraude é de US$ 150.000. Ser capaz de identificar potenciais vazamentos de dados pode ajudá-lo na prevenção. Aqui estão quatro tipos de esquemas de fraude de despesas para ficar de olho:

  1. Despesas inválidas

Um relatório de 2015 da Oversight Systems descobriu que de 160 mil viajantes auditados, 20% efetuaram pelo menos uma compra fora de conformidade com a empresa. Ouvimos histórias de auditores que viram a compra de ingressos de um parque temático para quatro pessoas em um relatório de despesas, e um cruzeiro classificado como uma viagem de negócios em outro. Nós até ouvimos falar de um funcionário que incluiu as oito linhas de telefonia celular da família por um ano e outro que submeteu quase US$ 2.000 para uma refeição de negócios com seu cônjuge e dois amigos listados como participantes. Declaradas como despesas comerciais, esses exemplos de fraude nos relatórios de despesas não são relacionados a negócios. Tenham essas despesas sido enviadas de propósito ou por erro, seu empregado cometeu uma fraude.

  1. Declarações de despesas infladas

O empregado compra um item por seu preço real (por exemplo, U$ 30), mas o mesmo aparece em um relatório de despesas por um valor muito maior (digamos, US$ 150). Isso é feito alterando um recibo, fatura ou outro documento. Então, em vez de ser reembolsado pela empresa por US$ 30, o funcionário recebe US$ 150 e, na verdade, fica com US$ 120 na transação graças ao documento alterado. Outro exemplo é a compra excessiva. Por exemplo, um funcionário pode comprar muitos materiais de escritório e manter o recibo (digamos, por US$ 500) e, em seguida, devolver alguns dos materiais por um reembolso (recibo novo: US$ 200). Ao enviar o primeiro recibo por U$ 500, o empregado fica com a diferença entre os dois recibos: US$ 300 no seu bolso.

  1. Reivindicações falsificadas

O relatório de despesas pode ter sido enviado com documentos falsos (cheques, faturas ou recibos criados com um programa de editoração eletrônica) ou com recibos roubados. Os recibos falsos em anexo foram muitas vezes obtidos de um fornecedor (restaurantes, hotéis, táxis) e preenchidos com valores inflacionados e falsificados. Outra alternativa é entregar recibos de um amigo ou membro da família. Em outras palavras: “Se você não vai usar esse recibo, posso pegá-lo para que eu possa submetê-lo no meu relatório de despesas?” É difícil ignorar esse tipo de fraude, pois nunca é um erro. É proposital e tem a intenção de enganar a empresa.

  1. Reivindicações múltiplas

O serviço ou produto que foi comprado e enviado para aprovação em janeiro é submetido novamente em março e talvez em agosto na esperança de que os aprovadores não percebam. A reivindicação pode até ser submetida a diferentes aprovadores na empresa. A Oversight Systems também descobriu que, dos viajantes entrevistados, 10% tinha pelo menos uma despesa duplicada. Sem visibilidade sobre o histórico de despesas, esses aprovadores não sabem que a despesa já foi enviada anteriormente e possivelmente aprovada por outra pessoa.

Uma análise SAP Concur de US$ 100 milhões de dados de despesas processados ​​em 2013 revelou que 23% dos relatórios de despesas falham em verificações de auditoria. Em alguns dos esquemas acima, a fraude é intencional. Ou, em muitos casos, a fraude é resultado de ignorância e confusão sobre o que é ou não é aceitável. De qualquer forma, ter uma política de despesas claramente estabelecida, bem como visibilidade total sobre todos os gastos relacionados a viagens, despesas e faturamento, é a chave para controlar as despesas do negócio.

Assista ao vídeo para saber como a SAP Concur pode ajudá-lo a combater a fraude no seu relatório de despesas:

YouTube

Click the button below to load the content from YouTube.

YouTube