Quero automatizar meus processos. Por onde devo começar?

Por Renato Santos *

No último artigo da nossa série, descubra se sua empresa está pronta para começar a automatização dos processos e os cuidados necessários para fazer isso.

Se nossa conversa até este ponto lhe pareceu interessante e se você já está considerando automatizar seus próprios processos, há alguns cuidados importantes a tomar antes de começar o trabalho. O primeiro deles é avaliar se a sua empresa tem o perfil de scale-up. Para refletir sobre isso, é importante responder algumas questões:

  • Sua empresa já possui um modelo de negócio definido, e em todas as áreas do negócio pelo menos metade do tempo dos funcionários é dedicado a processos que se repetem de atendimento em atendimento? Se isso não é verdade, pode ser que seu negócio ainda não esteja maduro o suficiente para automatizar os processos – e fazer isso agora embute o risco de perder a agilidade necessária para mudá-los quando for necessário. Antes de automatizar, esteja certo que encontrou uma fórmula razoavelmente estável para atender a um nicho razoavelmente constante de clientes;
  • Sua empresa é um negócio lucrativo, e as questões básicas de gestão (finanças, RH, suprimentos & produção, marketing e vendas) já possuem soluções testadas e validadas na prática? Se isso não é verdade, tenha em mente que a automatização precisa partir de um processo existente. Se você não desenvolve ainda alguma das atividades fundamentais para o atendimento dos seus clientes, o processo de automatização pode ficar incompleto ou impor soluções inadequadas para a cultura ou modelo do seu negócio. Os melhores parceiros (empresas de TIC que implantam ERPs) possuem áreas de consultoria destinadas a atacar este tipo de dificuldade conjuntamente com o empreendedor;
  • Seu modelo de negócio é escalável, ou seja, tem potencial de crescimento em outras regiões ou perfis de público, e você tem firme ambição de crescer? A implantação de um ERP costuma ser um processo de médio prazo, que envolve aporte significativo de tempo e energia por parte dos principais talentos da empresa e que por isso, mexe com todos os aspectos do negócio. É quase como fazer uma obra importante em casa quando se está vivendo lá: há um tempo razoável de incômodo, para ao final obter uma solução muito melhor do que o que existia antes. O investimento vale tão mais a pena quanto mais firme for a intenção de utilizá-lo como plataforma de crescimento.

Se você refletiu sobre as questões acima e entende que o momento de investir em um ERP e na automatização dos seus processos chegou, há alguns pontos importantes a considerar na escolha do parceiro ideal para este desafio:

  • A solução precisa ser escalável. O mercado brasileiro está cheio de soluções ERPs sob medida para grandes corporações: são sistemas que demandam grandes investimentos em hardware e são pensados para processos complexos em ambientes com milhares de usuários. Este tipo de solução tem a falsa vantagem de estar pronto para quando a empresa crescer – mas sua complexidade e desafios na implantação podem até se tornar os culpados justamente por impedir que o crescimento ocorra. Dê preferência para soluções modulares, que possam ser expandidas à medida que o crescimento do negócio demandar – e especialmente, prefira soluções na nuvem (Internet), que dispensem o investimento em hardware complexo e que permitam “plugar” novos usuários à medida em que o crescimento demandar;
  • A solução precisa ser inteligente. Aqui, não há referência a inteligência artificial, mas sim à experiência e capacidade do parceiro em agregar valor aos processos do seu negócio. Prefira trabalhar com empresas que possuam experiência consolidada em negócios e segmentos similares ao seu. Tenha em mente que a equipe do parceiro de TIC pode lhe ajudar a melhorar seus próprios processos durante o trabalho de automatização, aportando conhecimento acumulado em implantações anteriores (às vezes, até mesmo com experiência internacional). Em última análise, este tipo de ativo pode até contribuir para elevar a lucratividade ou o nível de satisfação dos clientes do seu negócio;
  • O mapa de implantação precisa ser claro. Seu objetivo final é o crescimento do negócio, e a implantação de um ERP é apenas um passo intermediário neste sentido. Por isso, evite correr riscos com parceiros pouco experientes ou que não sejam confiáveis com relação a processo e prazo de implantação (uma busca no histórico do parceiro é suficiente para esclarecer estes pontos). Em uma visão estratégica, na fase final do processo de implantação do ERP seu foco já estará nos próximos passos do crescimento (como levantamento de recursos, seleção de novos mercados, formação de equipes, prospecção de novos clientes etc.). A última coisa que você precisa em um momento assim é ter que dedicar tempo, energia e recursos para corrigir problemas do processo de automatização das rotinas do seu negócio.

Ao analisar todos esses pontos, não é difícil concluir que a decisão de automatizar os processos do negócio é bem mais importante do que simplesmente “modernizar a gestão”. Em última análise, ela se torna o passaporte para o crescimento ao fornecer a segurança e confiabilidade necessárias e suficientes para que os tomadores de decisão do negócio possam, sem perder a sensibilidade sobre o que está acontecendo no dia-a-dia, se dedicar ao extraordinário desafio de escalar – crescer – a empresa.

Por tudo isso, não é exagero responder à pergunta-título da série (“O que um Sistema Nervoso Digital pode fazer pelo seu negócio?”) afirmando que pode viabilizar seu projeto de crescimento e escala: o ERP implantado com cuidado e respeitando os diferenciais competitivos do negócio pode gerar a estabilidade e segurança necessárias para que a empresa possa alçar novos voos, e cada vez mais altos.

Escolha com cuidado, bons negócios e sucesso!!!

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(*) Renato Santos é consultor internacional (UNCTAD, IFC, World Bank e no Brasil, SEBRAE, BNDES e CNI), palestrante e empresário.