Braskem automatiza processos de reembolsos de despesas de viagens com SAP Concur

A plataforma, disponível para mais de oito mil funcionários no Brasil, México e Estados Unidos, diminuiu o tempo das solicitações e refletiu na produtividade dos funcionários

A Braskem, maior produtora de resinas termoplásticas nas Américas e a maior produtora de polipropileno nos Estados Unidos, contratou o SAP Concur Expense para processar os reembolsos de despesas e prestações de contas da empresa. A solução, implementada em setembro de 2018 no Brasil, está disponível para cerca de 7 mil funcionários no Brasil e México e em breve estará disponível para 1.200 nos Estados Unidos.

As áreas de serviços compartilhados e de negócios da Braskem procuraram por Fernando Hamrick, coordenador de TI para a área de Bussiness Solution, para conseguir encontrar uma nova solução de gerenciamento de despesas de viagens, pois o processo estava cada vez mais burocrático e demorado.

“O processo era manual e o funcionário precisava prestar as contas em uma planilha de Excel e mandar os recibos via malote para a equipe de Serviços Compartilhados, em Salvador. Para seguir com o processo, a equipe checava os recibos e confirmava o valor reportado na planilha. Com toda essa checagem, demorava mais de duas semanas para o reembolso ser concluído e o funcionário receber os valores devidos”, conta Hamrick.

Com a missão de conseguir uma plataforma que fosse totalmente automatizada, que validasse a veracidade das informações e que estivesse dentro do padrão escolhido pela Braskem, foi feita uma análise de mercado, abertura de um processo de concorrência e chegou-se à conclusão que a SAP Concur oferecia a melhor solução. “Nós já tínhamos uma experiência parcial com a empresa na América Latina e, no final do processo, optamos pela implementação da plataforma na operação brasileira”, resume o executivo.

Segundo Hamrick, os benefícios que a plataforma da SAP levou para a Braskem foram vários e o que mais impressiona é a quantidade de relatórios que o serviço da SAP Concur permite que os funcionários realizem, com a segurança de que os processos estejam em conformidade com as políticas da empresa. A Braskem conseguiu diminuir o empenho gasto em uma tarefa que não tinha valor para o negócio ao oferecer uma experiência muito melhor, onde o tempo do colaborador é melhor aproveitado. “Quando o funcionário encerra uma viagem, consegue dar rápido encaminhamento para solicitar seus reembolsos e se dedicar para novas tarefas”.

A SAP conseguiu surpreender a Braskem com o tempo de implementação do sistema. O processo durou dois meses para o Brasil. Logo após, foi executado no México e o tempo foi ainda menor, um mês. Agora, a instalação está acontecendo nos Estados Unidos. Para Hamrick, o prazo era algo muito difícil de ser cumprido.

Para a diretora geral da SAP Concur, Valéria Soska, a Braskem teve muitos ganhos com a ferramenta da SAP, conseguindo deixar totalmente automatizado as transações de despesas de viagem, o que antes era manual e burocrático. Além disso, os resultados foram tão positivos que a empresa também está implementando a ferramenta em outros países, incluindo os Estados Unidos. “Para nós, da SAP Concur, é muito gratificante saber que estamos conseguindo agradar cada vez mais nossos clientes e queremos continuar essa parceria com a Braskem para implementar nossa ferramenta em outros países”, comenta Valéria.

O foco da Braskem agora é consolidar a ferramenta nas demais regiões em que a empresa atua e explorar mais a questão da inteligência da plataforma, para conseguir incluir a parte de compliance e colocar no SAP Concur as despesas executivas, como reembolsos de restaurantes em encontros de relacionamento, por exemplo.1