ArcelorMittal Brasil integra SAP Concur para automatizar processos de reembolsos

Benefícios da aplicação mobile incluem redução no tempo gasto pelos funcionários, otimização do processo  e diminuição do uso de papel

A ArcelorMittal Brasil – maior produtora de aço do mundo e líder no mercado de siderurgia no Brasil – implementou o SAP Concur Expense para gerenciamento do reembolso de despesas e de prestação de contas dos adiantamentos recebidos pelos empregados. A solução, implementada neste ano, está disponível para todos via aplicativo no celular ou plataforma web.

Antes da implementação, os processos eram lançados manualmente em uma aplicação desenvolvida internamente. Os empregados que recebiam adiantamento ou cartão corporativo tinham que guardar todos os recibos, lançar os valores, especificar as despesas e enviar para aprovação do gestor imediato. O passo seguinte consistia em organizar os recibos e entregar em uma célula fiscal da ArcelorMittal Brasil para digitalização e armazenamento. O processo seguia para aprovação do gestor da área antes de ser contabilizado e encerrado. Esse passo a passo acontecia em diversas unidades, espalhadas por várias regiões do país, e sobrecarregava as células fiscais.

Com o SAP Concur Expense, os empregados podem digitalizar e fazer a leitura dos comprovantes de despesas a partir do aplicativo para celular ou da plataforma web, e se as despesas estiverem de acordo com a política de viagens, previamente estabelecida, são encaminhadas para as áreas de backoffice para finalização. Se algum lançamento não estiver de acordo com a política de reembolsos, o sistema sinaliza a incompatibilidade no processo no momento em que o funcionário solicita o reembolso ou presta contas de adiantamentos e indica as providências que devem ser tomadas. A ArcelorMittal Brasil adotou a metodologia ágil para implementação, com conclusão em quatro meses e em um processo 100% remoto.

“A adoção do SAP Concur permitiu à ArcelorMittal Brasil automatizar os processos de reembolsos e de prestação de contas, oferecendo uma solução de mobilidade totalmente amigável e que simplificou a rotina dos nossos empregados de uma forma muito mais assertiva”, explica Laércio Vitrio, Gerente de Business Partners da TI para o Centro Corporativo da empresa. “Tivemos um feedback muito positivo dos funcionários, desde o piloto do projeto, que se voluntariaram para testar a solução e, durante a implementação, contribuíram com insights sobre usabilidade que nos ajudaram no processo de parametrização e compartilharam impressões positivas sobre a agilidade e simplicidade do novo processo”, completa.

Outro diferencial fundamental para a adoção do SAP Concur Expense foi a facilidade para gerar relatórios e oferecer para os gestores uma visão estratégica sobre as despesas envolvidas nos projetos em andamento.

A diretora geral da SAP Concur, Valéria Soska, ressalta o potencial de desenvolvimento continuo da plataforma de reembolsos e destaca principalmente a possibilidade de adaptar a solução às necessidades das empresas. “Um dos grandes diferenciais da nossa ferramenta é a escalabilidade, que atende desafios distintos nas políticas de gestão de reembolsos, considerando perfis de profissionais e da natureza da operação dos clientes. Agora, cada subsidiaria da ArcelorMittal pode tratar suas moedas, impostos e políticas de aprovação de acordo com seus requerimentos e das regras de compliance”, explica.