Riscos associados às viagens internacionais nas organizações

Por: EY, Whitepaper.

Você entende o alcance de suas viagens e os riscos associados às viagens internacionais dos seus funcionários?

Hoje em dia, há diversas mudanças – econômicas, políticas e sociais – acontecendo no mundo que tornam as viagens internacionais de negócios mais complicadas do que nunca. Embora as empresas estejam se tornando mais globalizadas, os governos estão cada vez mais preocupados com a proteção das suas fronteiras, dos seus empregos e dos interesses financeiros de suas populações… criando atritos em relação às viagens de negócios.

A digitalização dos dados também aumentou o perfil de risco para corporações multinacionais que estão buscando posicionar pessoas certas, nos lugares certos e no momento certo. Registros digitais são mais fáceis de compartilhar entre agências governamentais. Nos EUA, o Internal Revenue Service agora usa dados do Departamento de Segurança Nacional para verificar as declarações fiscais de uma empresa em relação ao imposto de renda dos seus funcionários visando a possíveis inconsistências. Abordagens semelhantes foram adotadas em países como Canadá, Cingapura e Austrália.

Para manter a conformidade com as regulamentações globais de impostos e imigração, as empresas precisam entender onde seus viajantes de negócios estão, por quanto tempo, além das atividades profissionais que eles estão desempenhando. Para ter uma ideia do seu risco, comece respondendo às seguintes perguntas:

  • Sua organização tem um processo centralizado para identificar e avaliar a conformidade fiscal, previdenciária e migratória dos seus viajantes de negócios antes que eles embarquem?
  • Há uma política formal para abordar o risco e as exigências de conformidade para seus viajantes de negócios?
  • Você tem acesso a dados em tempo real sobre exigências fiscais e migratórias dos países que seus viajantes visitam?

Caso tenha respondido não para qualquer uma dessas perguntas, seus viajantes de negócios poderão estar gerando riscos fiscais, previdenciários, migratórios ou no âmbito do estabelecimento permanente, e sua organização poderia estar sob risco de não conformidade.

Embora a compreensão sobre o alcance das viagens de uma organização seja crucial para reduzir esse risco, os processos existentes relacionados normalmente são ineficientes e caros, resultando em inconveniências para os viajantes de negócios e em complexidade para os gestores de viagens e financeiros. O acesso limitado às informações e orientações, a inserção de dados duplicados e a necessidade de usar vários sistemas tornam a experiência inconveniente para os funcionários. De modo semelhante, dados fragmentados e informações inconsistentes podem fazer com que os gestores de viagens e financeiros detectem não conformidades quando já é tarde demais.

A única maneira holística, exata e eficiente de garantir que os funcionários tenham as permissões migratórias certas para entrar em um país, e que eles mantenham a conformidade com impostos específicos do país incorridos durante a viagem, é com uma solução totalmente integrada ao fluxo de trabalho de reservas de suas viagens.

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