A modernização dos processos de reembolsos reduziu o consumo de papel e de tempo dos colaboradores, além de diminuir o prazo de aprovação
A EDP Brasil, empresa que atua em toda a cadeia do setor elétrico brasileiro, implementou no início de 2019 a solução SAP Concur Expense para automatizar o processo de reembolsos de despesas de viagens e gerenciar os relatórios de prestação de contas dos cartões corporativos de toda a operação, que contempla 3 mil colaboradores diretos no País.
Anteriormente, as solicitações de reembolso eram realizadas a partir de um portal de serviços e o colaborador precisava preencher todas as informações manualmente, anexar recibos e enviar à área responsável pelo lançamento. Com a digitalização do processo, o funcionário passou a solicitar o reembolso diretamente no aplicativo no celular, tirando uma foto dos recibos e encaminhando para aprovação, sem a necessidade de impressão.
Alecsandro Possenti, especialista de TI da EDP Brasil, explicou que a implementação foi realizada em etapas, mas que o processo foi acelerado pela rápida adesão dos colaboradores. “O Concur proporcionou agilidade, controle e eficiência no processo”, afirma.
A EDP já utiliza o sistema de gestão SAP ECC e o novo projeto contou com a participação das áreas de TI e Contas a Pagar. O engajamento das equipes foi indispensável para a parametrização do aplicativo, incluindo as regras para os pedidos de reembolsos, sinalizando para o colaborador se algum item está fora da política de viagens no momento em que ele insere a informação. Isso contribui para a disseminação das regras da empresa e aumenta a transparência.
Além de simplificar e trazer agilidade ao processo, a adoção do SAP Concur Expense diminuiu o tempo médio de aprovação de cinco para até três dias. A plataforma também é utilizada por equipes terceirizadas para prestação de contas de despesas em atividades externas, principalmente relacionadas à manutenção.
“A experiência do colaborador melhora, ao mesmo tempo que temos as políticas da empresa implementadas, trazendo transparência e redução de custos na gestão de despesas”, enfatiza Valéria Soska, diretora-geral da SAP Concur.
