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SAP助您共克疫情 | 疫情下,捐赠物资的系统推演

面对疫情,我们很多人不是医生也不是护士,感觉自己什么忙也不帮不上,唯一能做的是捐钱。朋友圈里海外的朋友在积极筹备物资的时候,为她/他们加油助威。但捐赠的过程远非我们想象的那么容易,海外捐赠物资的流程复杂,手续繁复且原始(手工表单、介绍信),极大的影响了捐赠的时效。

想象一下物资从捐赠者到使用者,需要经过哪些流程?质检,运输,清关,仓储,验收。对于接受物资捐赠的慈善机构,其中需要重点关注的是:两头做好质检,中间做调拨,快速进行仓配。

关注新闻介绍就会发现普遍管理粗放问题,例如:捐赠物资在仓储环节堆放不专业,收发没有考虑越库操作,仓库数据不公开透明。事发突然,慈善机构不可能有足够的时间和人手来投入信息化建设,只能利用简单的工具(Excel表,手工填写表单等等)临时上阵,这一切都能理解。出于经验,我们知道简单工具的管理必然会导致数据的不一致,查询手段原始,时效性方面难以保证。

针对海外捐赠,简单提炼了流程如下:

海外捐赠物资流程示意图

 

  • 捐赠者在国外采购物资后,通过货运公司发往中国大型机场,然后海关申请报关;
  • 到达海关要拿明细清单和发票(国外有时是收据)向海关申报,货物上要有中文标签,经过检疫;
  • 报关完毕后,由物流和快递公司,从机场提货送到疫区捐赠医院;
  • 针对需要再组盘分拨的物资,可收到社会受赠团体下属的中心仓库,或是直接在机场物流公司的分拨仓中直接进行分拨发货;
如果一切可以重来,捐赠者经历的应是这样

– 捐赠者:捐赠者在国外采购物资后,在社会受赠团体的网站上直接注册登录,或手机APP端的“海外捐赠”专栏中直接录入《捐赠物资清单》、《捐赠物资分配使用清单》和《报关委托书》,根据网站内的捐赠要求提供相关证明文件,针对物品拍照上传;

– 受赠团体:根据海关要求填写《受赠人接受境外慈善捐赠物资证明》加盖公章(电子章加时间戳则更高效),且提供对接的总协调志愿者信息,提高通关效率;

– 货运公司:透过网站公布的紧急物资运输公司联系人,在线进行“订舱、清关“作业;订舱后,提供提单信息并拍照手机上传;

– 通关人员:单证齐全的情况下,直接走绿色通道(免税口罩:6%关税+13%增值税 = 19%,无纺布防护服8%关税 + 13%增值税 = 21%);

– 受捐医院:手机APP端的“海外捐赠”专栏查看自己受捐物资清单,并及时了解物资的物流动态,及时进行与物流人员对接,进行收货确认。

作为受赠团体,如何运用SAP S/4HANA Cloud快速构建端到端的管理能力? 

作为受赠团体,如何在疫情当下,借助先进成熟管理经验,快速建立起全新的端到端管理能力呢?此时SaaS软件服务因其方便快捷特性被优先考虑,而一脉相承了SAP ERP逻辑严谨、灵活可配置、流程集成度高等优良特性的公有云版本SAP S/4HANA Cloud无疑成为了疫情当下建立、恢复管理能力的信息化首选。

承上启下,SAP S/4HANA Cloud与网站门户的无缝对接是必须的,全面整合OMS各种全渠道的应用,以下是绘制的简要的系统架构图:

SAP针对捐赠物资管理方案架构建议

整个操作过程与普通的企业收发货进销存管理有很多类似之处,不多作赘述,以下只针对几点关键环节作简要的功能性说明:

 

  • 受赠团体 & 医院收货:针对所有捐赠物资收帐,进行接收统一管理库存,无需实物库存,只要基于三方交易的管理模式,直接实现货物从捐赠地到接收医院的第三物流对接管理;这里可以根据前面捐赠人提供的《捐赠物资分配使用清单》进行优先级统筹,实现医院收货方的手机App确认POD-交货凭证。捐赠者的意愿要最大化的实现,这才是捐赠的意义。

 

  • 受赠团体 –物资供需匹配:对接所有医院,接收需求信息,进行物资供需求匹配。专业术语是aATP可用性检查,Demand & Supply Pegging – 需求匹配,针对医院设置等级,考虑到实际疫情管理的要求,不可能所有口罩防护服等战略物资仅满足个别医院,即要在满足医院收治病人治疗的情况下,考虑到后续的补给时间,实现有限防护物资的合理分配。

 

物资供需匹配

*注:工厂可理解为不同的医院

 

 

  • 仓储物流:捐赠者、受赠团体、使用者-医院,都可透过手机Apps对捐赠物资的物流动态进行查询。捐增物资在疫情之下,所有的中转站都是快进快出,用时效来抢占先机,为一线的英雄补给战袍。基于SAP S/4HANA Cloud 内嵌的WM-仓库管理和TM-运输管理,轻量级的SasS应用透过SAP CPI-云集成服务与主流快递、海关清关、物流平台打通,满足仓配一体化的需求,打造完整的线上与线下的全流程的供应链体系。

 

  • 质检必不可少:可透过协同平台,将购买者与厂商引入,快速协同作战。一边原购买者提供原购买单证,一边生产厂商提供:厂商生产执照、医疗器械注册证、检测报告;在受赠团体收货时,主要是资质证照管理就行。但如有必要,可发起抽检环节由第三方专业的商检机构来执行,透过在线的QM-质检协同流程就可以快速的发起,并由专业人士通过手机终端上传PDF版本的专业报告。

如此一来,是否整个端到端的海外捐赠流程,便可以做到完美而高效?当然,小伙伴们还有提到是否可以引入区块链等等技术,提高整个过程的可信度、透明度,以及捐赠者的私密隐私等等。对数字化平台而言,技术上支持,我们可先将眼下紧急捐赠的事情做成,再逐步完善,做到小步快跑,快速迭代。

上文仅是一个供应链从业人员的一点拙见,可能存在思虑不周和纰漏。是夜,万家灯火,人人都在战场,不一样的勇敢一样的希望,让我们心手相牵,珍惜生命。这纸上的一切都可以推演重来,但生命不会重来,为疫情中那些死去的生命祈祷,愿天堂没有新型冠状病毒。苦难的日子,一定会过去!武汉必胜,中国必胜!

 

作者介绍

甘华风

SAP中国区供应链资深方案架构师


甘华风女士在ERP、SCM领域具有18年的企业信息化咨询经验,是ERP和S/4HANA Cloud认证顾问,主要致力在供应链管理、供应商关系管理等方面为客户的服务,所服务的行业分布于分销、零售、物流、产品制造、矿业能源等领域,丰富的跨行业SAP项目经验,参与多个大型中、外企业的信息化咨询、规划、设计工作。