S/4HANA采购创新之供应商评估管理

供应商评估是供应商全生命周期管理中非常重要的一个环节,要实施供应商激励机制,就必须对供应商的绩效进行评价,使供应商不断改进。

供应商评估是指利用指标评价体系,对供应商供货质量、供货成本、供货交期、法规/环保、管理/财务、服务等方面进行评价,为供应商的选择及改进奠定基础。

在SAP ERP系统中,特别是S/4HANA以前的版本,供应商评估定性指标值的计算及获取是没有针对性的解决方案的,这一直是SAP ERP系统的一个痛点。而这个痛点在S/4HANA 1610版本及后续的版本上得到较好的解决。

本文将通过举例,并结合S/4HANA 供应商评估系统功能深入浅出的进行介绍,希望有越来越多的企业能应用此功能实现供应商评估的自动化及智能化管理。

对于供应商评估,SAP通过结合企业业务实践,以及多年的企业管理软件开发的积累,构建了较为成熟的供应商评估管理模型,助力企业实现供应商评估的有序及智能化管理。SAP S/4HANA供应商评估一般包括如下四个步骤,分别是设置评估指标库、构建评估问卷、建立供应商评估模板、执行并监控供应商评估。S/4HANA供应商评估管理逻辑示意图见下图。


S/4HANA提供供应商评估的一揽子解决方案,对于供应商评估管理人员,系统提供供应商评估工作台,工作台包含了供应商评估所需的各种应用,具体应用见下图。

 

设置评估指标库

在规划供应商评估时,一般是先预定义好供应商评估指标库,常见供应商评估指标包括质量、交期、价格及服务等。在S/4HANA中,通过功能“Creating Supplier Evaluation Weighting and Scoring/供应商评估加权和排序(备注:翻译成“供应商评估权重及计分设计”更合适)”来构建供应商评估指标库。

进入S/4HANA供应商评估管理工作台,点击“供应商评估加权和排序”,进入供应商评估指标库维护应用,在此应用系统支持:

  • 维护供应商评估指标(Criterion/条件)、指定指标权重(加权因子)、指定各指标计分卡。
  • 根据采购品类构建供应商评估指标库。

点击相关指标,如点击“数量”,进入相应指标计分卡维护界面,用户可以根据企业供应商评估管理要求设置各相关指标的评分标准。

通过点击“+”添加基于采购品类的供应商评估标准,指定“采购品类”,系统带出预置的供应商评估指标,选择适合指定采购品类的评估指标并给定各指标权重。

通过点击相关指标,如“数量”、时间、价格、问卷(关于问卷类指标管理,将在后续进行详细介绍)等进入该指标计分卡进行计分标准维护。点击“保存”进行保存,该品类(原材料)的供应商评估标准维护完成。

构建供应商评估问卷

1、设置供应商评估问卷库

在供应商评估中,很多问题都是通用的问题,是可以复用的,对这些问题可以进行标准化,然后在S/4HANA供应商评估问卷库中进行维护,方便后续使用。
为了规范供应商评估问题的管理,一般情况下我们会对问题进行分类,在S/4HANA中,引入“Group/组”及“Section(分组、部分)”来对供应商评估问题进行分类管理。
进入S/4HANA供应商评估管理工作台。

点击“管理问题”进入供应商评估问题库进行有关“Group/组”、“Section/部分”及问题的维护。

  • 在问题库中维护“Group/组”

进入供应商评估问题库(管理问题apps),点击“Group/组”页签,输入有关“组”的信息。组是比“Section/部分”更高级别的分类,在后续创建“Section/部分”时可以用到。在本篇的示例中,我们创建了如下三个组。

在问题库中维护“Section/部分”

进入供应商评估问题库(管理问题apps),点击“Section/部分”页签,输入有关问题分组,给定部分名称、标题等信息,为了方便大家的理解,可以在“解释”字段中输入更为详细的内容,完成相关信息输入后,点击“保存”完成部分的维护。
本示例中,我们创建了“基本情况”部分。

 

  • 在问题库中维护问题

进入供应商评估问题库(管理问题apps),点击“问题”页签进行供应商评估问题的维护。创建供应商评估问题时,必须指定“问题类型”,在S/4HANA供应商评估管理中,内置了四类问题类型:

  • “是/否”问题:对于是/否类问题,供应商评估人员只要选择“是”或者“否”就可以,“是”表示该供应商的情况符合问题描述的场景。”否“则表示不符合问题描述的场景。
  • “单个答案”问题:设计问题者给定了答案列表,供应商评估人员只能从给定的答案列表中选择符合供应商实际情况的一个答案。
  • “多个答案”问题:设计问题者给定了答案列表,供应商评估人员可以从给定的答案列表中选择多个符合供应商实际情况的答案。
  • “纯文本”问题:对于答案类型为“纯文本“的问题,因为没有标准答案,因此供应商评估人员可以基于被评估供应商的实际情况输入长文字进行答复,同时也可以附上附件进行更为详细的说明。

供应商评估问题维护界面见如下系统截图。点击“创建”问题按钮,选择问题类型,输入“问题名称”, 问题的详细描述。在本篇示例中,我们创建了“Demo-审计”、“Demo-公司类型”、“Demo-制造流程”、“Demo-产品”四个分属不同“问题类型”的问题。

对于“单个答案”、“多个答案”类型的问题,点击“答案”页签进行答案选项的维护。

完成维护有关数据后,点击“保存”按钮完成有关供应商评估问题的创建。

 

2、创建供应商评估问卷

在企业日常的供应商评估管理活动中,为了使供应商评估更有针对性,提高供应商管理的水平,对于不同类型的供应商,企业会采取精细度及侧重点不同的供应商评估管理办法。例如,原材料供应商与委托加工供应商评估的侧重点就会有差异,原材料与办公用品及劳保用品供应商的评估管理办法也是大相径庭的。
因此基于企业供应商管理的需要,针对不同类型的供应商企业会创建不同的供应商评估问卷。在S/4HANA中进入“供应商评估”工作台,使用“管理问卷”应用进行供应商评估问卷的创建及变更。

点击“管理问卷”进入供应商评估问卷查询及维护界面,系统列出满足默认筛选条件的供应商评估问卷,用户可以根据业务管理需要调整筛选条件进行相关问卷的查询。也可以点击系统页面右上侧的“创建”按钮进行供应商评估问卷的创建。

点击系统页面右上侧的“创建”按钮进行供应商评估问卷的创建,在基本信息界面中输入“调查表的名称”、“负责的采购员”、所适应的“采购类别”,以及该供应商评估问卷相关的补充说明。

在“问题”页面,基于供应商评估问题库中维护的问题分类要素及问题信息构建本供应商评估问卷。先点击“添加区块”从供应商评估问题库选择有关Section/部分,然后点击“添加问题”从供应商评估问题库中选择相关供应商评估问题,形成层次结构的供应商评估问卷。
如果某些问题是必须,则点选相关问题后的“强制”选项;如本示例中,“Demo-审计”及“Demo-制造流程”问题是必选的。
如果某个问题对供应商评估起决定性作用,答复不切合公司期望则该供应商评估直接不合格,则选定该问题后的“资格评定”选项。当然,该信息仅跟供应商评估管理部门做参考,而且具体的评估人员在进行该问题评估时是看不到其影响的。请注意,只有“是/否”类问题才能选择“资格评定”选项的。
对于问卷中不同的问题,其重要程度是不一样的,可以通过问题的“加权”字段来设置问题的权重。
对于“单个答案”类型的问题,可以供应商评估管理需要设置其“目标分数”及“已接受的最少分数”。

在“外部问卷名称的语言”页面中的“外部问卷名称”字段中输入外部问卷名称,使供应商评估人员看到的是切合相关场景的名称,从而与内部名称很好的区别开来。

建立供应商评估模板

供应商评估问卷维护好了以后,对于日常的供应商评估可以进行进一步的标准化及规范化管理,在S/4HANA中,可以通过创建供应商评估模板来实现。
供应商评估模板是在供应商问卷的基础上对供应商评估的进一步结构化管理,通过指定“评估人”、使用何种供应商评估问卷,对“哪些供应商”进行评估,同时预置与评估人通信的信息。使用供应商评估模板,内置供应商评估管控要求,达到简化供应商评估的日常组织及管理工作。
下面我们来深入了解一下S/4HANA是怎样做供应商评估模板管理的。
在S/4HANA中进入“供应商评估”工作台,使用“管理模板”应用进行供应商评估模板的创建及变更。

 

点击“管理模板”进入供应商评估模板查询及维护界面,系统列出满足默认筛选条件的供应商评估模板,用户可以根据业务管理需要调整筛选条件进行相关模板的查询。也可以点击系统页面右上侧的“创建”按钮进行供应商评估模板的创建。如果系统中已有类似的供应商评估模板存在,可以选择“复制”按钮参考已有类似的模块创建新的供应商评估模板,然后基于业务管理需要进行相应的调整,实现花最少的时间完成目标供应商评估模板的创建。

进入“管理模板”应用后,点击系统页面右上侧的“创建”按钮进行供应商评估的创建,在基本信息界面中输入“评估模板的名称”、所适应的“采购类别”、“负责的采购员”,以及该供应商评估模板相关的补充说明。

 

点击“评估人”页面,输入有关供应商评估人员的信息。可以基于评估管理的需要,输入多个评估人,并指定其电子邮件地址。

点击“对等供应商组”页面,通过点击“添加供应商”按钮从供应商主数据库中选择适应于该此供应商评估模板的供应商清单。

点击“问卷”页面,通过点击“添加调查表”按钮从供应商评估问卷库中选择适应于此供应商评估模板的供应商评估问卷。

 

点击“与评估人的通信”页面,输入需预置的该供应商评估模板的“电子邮件邀请”文本,及对供应商评估问卷的说明,从而可以简化日常的供应商评估管理工作。

供应商评估模板相关页面的信息维护完成后,点击“释放”进行模板发布。在查询供应商模板清单时,此供应商模板的状态已变更为”已发布“,从而表明该供应商评估模板已经成功创建,可以用于日常的供应商评估管理工作。

执行日常的供应商评估

在供应商评估模板完成后,相关的采购员就可以使用其进行日常的供应商评估。

在供应商模板的“与评估人通信”页面下,直接点击“开始基于组的评估”创建供应商评估请求。

输入“评估请求的名称”、“回复截止日期”、“待评估的期间”,而其他数据,如“负责的采购员”、所采用的评估问卷、待评估的供应商、评估人等信息都是从评估模板中复制过来的,基于本次评估管理需要,可以对相关信息进行微调,确认无误后点击“提交评估请求”,邀请指定的供应商评估人员进行供应商评估。
然后就是评估人员基于问卷进行评估响应,以及进行供应商的评估监控。从如上的阐述及展示可以看出,S/4HANA供应商评估管理基于企业供应商评估管理需求,构建了较为成熟的供应商评估管理模型,简化了日常的评估管理工作,解决了供应商评估规范化及标准化的问题,提升了供应商评估的自动化及智能化水平。

 

作者介绍

罗浩(Michael Luo) SAP高科技行业资深方案架构师

拥有21年企业信息化咨询实施和方案设计经验,主要服务过能源、矿业、化工、电力、高科技等行业全球化企业及大型集团企业,长期专注于企业在战略寻源管理、物资管理、销售管理、质量管理等方面数字化转型的研究和实践工作。是工信部认证高级项目经理、PMP认证项目经理、SAP Ariba供应商管理、战略寻源管理及供应链协同管理的认证顾问、S/4HANA 物资管理认证顾问、S4HC采购、销售及供应链管理认证顾问。