Vanhat järjestelmät kasvattavat it-velkaa

Suomen hallitus on tehnyt koronakriisissä vaikeita ratkaisuja haastavissa olosuhteissa – normaali ja rauhallinen sopeutuminen on vaihtunut isoon yhtäkkiseen muutokseen. Päättäjät ovat johtaneet kansalaisia turvallisuus ja tarpeet huomioiden.

 

Näen vastaavia haasteita myös monissa suomalaisissa yrityksissä. Toimitusjohtajilla on paljon mietittävää nyt ja jatkossa. Voi olla, että yrityksen kaikki päivittäiset toiminnot ovat joutuneet radikaalinkin muutoksen eteen – vähintäänkin etätyön vuoksi. Etätyö on viimeistään nyt arkipäivää kaikkialla, ja yritysten prosessien on sopeuduttava siihen.

Hybridimalli, jossa työtä tehdään sekä toimistolla että kotona ja lisäksi hajautetusti eri paikkakunnilla tai maissa, on varmaankin täysin arkinen virtuaalinen työyhteisö jatkossa – toki monille jo tuttu entuudestaan. Hajautettu työ vaatii ajanmukaisia ja tarpeen mukaan mietittyjä it-järjestelmiä ja teknologiaa.

Monet yritykset käyttävät jopa 30 vuotta vanhoja prosessikeskeisiä it-järjestelmiä. Niiden uudistamiseen ei ryhdytä kovin helposti, ellei ymmärretä koko it-ajattelumallin vanhentuneisuutta. Järjestelmät kykenevät toimimaan, mutta samalla ne kartuttavat niin sanottua it-velkaa, sillä niiden päälle ja oheen asennettavat lisäosat ovat pahimmillaan riittämättömiä ja kalliita.

Asiakas-, kumppanuus- ja työntekijäjärjestelmät pitää nykyisin rakentaa himmeleiden sijasta päällekkäin ja vierekkäin siten, että ne keskustelevat keskenään. Mitä enemmän erilaisia järjestelmiä, mukautumista, integroitumista ja erillisiä datasaarekkeita it-infrastruktuuriin sisältyy, sitä kankeammin yritys kykenee toimimaan ja sitä suurempi loppulasku euroissa mitataan.

Tähän uhkaan kannattaa juuri nyt kiinnittää huomiota ja asettaa yrityksen visio kohti ketterää toimintakulttuuria. Kukaan ei tiedä, millainen maailma on syksyllä puhumattakaan vuoden kuluttua. Tiedämme, että ketteryys mukautua on avainasemassa. Miten asiakaskokemus kehittyy lähiaikoina? Kuinka työntekijät sopeutuvat nopeaan muutokseen? Entä jakelukanavat, tuotanto, kumppanit?

It-järjestelmän ajantasaisuutta ja asianmukaisuutta ei voi koskaan kylliksi korostaa. Tässä päivässä kiinni oleva järjestelmä sujuvoittaa yrityksen toimintaa, tehostaa työn tekemistä ja liiketoiminnan mukautumista vallitseviin olosuhteisiin.

It-järjestelmä antaa edellytykset myös järkevälle datan käytölle niin, ettei data vain makaa jossakin käyttämättömänä. Hyödynnetty ja analysoitu data on synonyymi kilpailuedulle.

Kun yritys huolehtii datasta, tietojärjestelmiensä ajantasaisuudesta sekä tarvittavasta teknologiasta, se voi säilyä hengissä.

 

Marika Auramo
Toimitusjohtaja
SAP Pohjoismaat ja Baltia 

 

Artikkeli on julkaistu 20. elokuuta 2020 Kauppalehdessä.