Hyvät raportointityökalut helpottavat taloudenhallintaa epävarmoissakin oloissa. Muutama vuosi sitten Helsingin Yliopisto otti SAP S/4HANA -toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönsä. Tällä hetkellä katseet ovat sen mahdollistamassa rutiinitöiden automaatiossa.
Yliopistolla kehittämispäällikkönä työskentelevän Jere Reinikaisen työ on vastata yliopiston taloutta ja henkilöstöä koskevista järjestelmistä, jotka takaavat muun muassa sen, että yliopiston 7 500–8 000 työntekijää saavat palkkansa ajallaan. Samaiset järjestelmät auttavat myös budjettien ennakoinnissa sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä. Se on erityisen keskeinen asia yliopistossa, jossa rahoitus tulee useista vaihtuvista lähteistä.
Reinikaisen tiimiin kuuluu 12 asiantuntijaa, joista seitsemän toimii talouden ja viisi henkilöstöhallinnon puolella.
Reinikaisen tarkoitus on nyt kertoa, miten SAP S/4HANA -toiminnanohjausjärjestelmä vaikuttaa yliopiston taloushallinto-osaston työn tekoon. Tehtävä on vaikea ja kiinnostava. Vaikea sikäli, että kyse on kuitenkin toiminnanohjausjärjestelmästä, joka pikemmin mahdollistaa mielenkiintoisia asioita kuin olisi sitä itsessään. Kiinnostava sikäli, että SAP:n tuotteet ovat maailman mittakaavassa äärimmäisen suosittuja. Lukuisat muutkin yliopistot ympäri maailmaa käyttävät SAP:n järjestelmiä ja käyttökokemus saattaa monelta osin olla sama.
Myös lähtökohdat yliopistoilla ovat yhteneväiset. Perinteisesti laitekanta vaihtelee tyypillisesti laidasta laitaan ja järjestelmien määrä kasvaa helposti hallitsemattomaksi. Kampuksiakin on maailmanlaajuisesti. Helsingin yliopiston tapauksessa niitä on Keniasta Kilpisjärvelle, vaikka valtaosa toiminnasta onkin keskittynyt Helsinkiin.
**
Yliopisto otti SAP:n toiminnanohjausjärjestelmän ensimmäistä kertaa käyttöönsä vuonna 2010. Sitten meni kahdeksan vuotta niin, ettei kehitystyötä juurikaan tehty. Maailma muuttui ympärillä ja kävi selväksi, että edessä on suuri järjestelmän kehitys- ja päivitysprojekti.
Yliopisto päätyi ottamaan käyttöön SAP S/4HANA järjestelmän, joka asennettiin yliopiston talous- ja HR-yksikön laitekantaan vielä saman vuoden aikana.
”S/4HANAan siirtyminen oli osa digitaalista kehitystä, joka piti tehdä, jotta järjestelmäämme pystyi käyttämään hyvin esimerkiksi mobiilissa”, Reinikainen kertoo.
Toiminnanohjausjärjestelmän ajantasaistamisen ohella S/4HANAn käyttöönoton tarkoitus oli saada selkeyttä yliopiston tietojärjestelmiin. Ennen siirtymää talossa oli nelisentoista erilaista taloushallinnon järjestelmää.
”Meidän tietoinen tavoitteemme on kitkeä taloushallinnon järjestelmät noin neljään. Keskittäminen tuo helpotusta moneen asiaan kuten tiedonsiirtoihin ja -luotettavuuteen”, Reinikainen sanoo.
Lisäksi yliopisto halusi tehostaa ennakointia. Ennakoinnin merkitys on kriittinen akateemisessa maailmassa, jossa rahoitus vaihtelee ja on tiukassa, mutta siitä huolimatta talouden kehitystä pitää pystyä ennakoimaan sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä.
Usein isoissa järjestelmäuudistuksissa implementointi on vaikeaa, mutta yliopiston järjestelmäuudistus S/4HANAan onnistui poikkeuksellisen hyvin. Sitä tuki se, että organisaatio oli päättänyt tarkasti, mitä se tekee ennen järjestelmäasennusta, mitä sen aikana ja mikä jätetään suosiolla sen jälkeen tehtäväksi. Kaaosta ei päässyt syntymään missään vaiheessa prosessia.
S/4HANA valjastettiin yliopistolla tekemään monia asioita, mutta yksinkertaistaen se huolehtii yliopiston laskunmaksusta ja siitä, että taloushallinnossa on aina ajantasainen tieto organisaation taloudesta.
Mikä sitten uuden järjestelmän myötä muuttui? Ainakin raportointi, budjetin ennustaminen, työn hallintaa tukevan automaation mukaantulo sekä käyttöliittymä. Erityisesti mobiiliversioiden luominen oli käyttäjille iso ja näkyvä asia.
”Käyttöliittymän muutos tarkoitti käytännössä siirtymistä portaalikäytöstä Fiori-käyttöliittymään, joka sopii myös hyvin moninaiseen laitekantaan. Käyttöliittymän vuoksi myös prosessit uudistuivat”, Reinikainen sanoo.
Mainituista myönteisistä muutoksista Reinikainen nostaa erityisesti esille raportoinnin ja analyysien teon. Ne ovat yliopiston taloushallinnossa keskeisessä roolissa rahoituksen epävarman luonteen vuoksi. Kaikki mahdolliset skenaariot pitää huomioida budjettiennusteita tehtäessä, ja tässä työssä S/4HANA on poikkeuksellisen hyvä tuki.
”S/4HANA muistinvaraisena järjestelmänä mahdollistaa nopeasti raporttien rakentamisen eri data-aineistoistakin. Tämä itsessään on etu yliopistolle, joka monen muun organisaation tavoin tekee kasvavaa määrää taloushallinnon työtä pienillä resursseilla.”
**
Yksi monipuolisten toiminnanohjausjärjestelmien haasteista on se, että asiakas kykenisi käyttämään niitä maksimaalisella tavalla. Järjestelmät lähtökohtaisesti antavat mahdollisuuksia vaikka mihin.
Yliopistolla keskeinen kehityssuunta on S/4HANAn mahdollistama automaation kasvattaminen. Tavoite on automatisoida mahdollisimman monia taloushallinnon rutiinitöitä.
Nyt jo automatisointia on tapahtunut mukavasti. Yliopistolla on käytössä muun muassa sovellus, joka lähettää itsenäisesti laskunmaksumuistutusta koskevan tekstiviestin, mikäli lasku on erääntynyt.
”Myös reskontrassa siirtyy data maksuun jo automaattisesti ja samalla järjestelmä tarkistaa sen oikeellisuuden ja täydentää sitä. Mahdollisuuksia kehittää automaation määrää on vaikka kuinka.”
Sekin on selvää, että nyt talous- ja henkilöstöhallinnon toiminnanohjausjärjestelmiä kehitetään yliopistolla koko ajan. Isoja uudistuksia ei enää haluta, vaan mieluummin ajantasaistetaan järjestelmiä hieman ja jatkuvasti.
Lue lisää älykkään yrityksen anatomiasta: