Vuosi 2020 oli todellinen stressitesti eurooppalaisille talouksille. Eri maiden hallitukset lääkitsivät talousongelmien kanssa kamppailevia yrityksiä alv-alennuksilla ja maksuaikojen pidennyksillä, jotta niillä olisi mahdollisuus selvitä pandemian yli.
Uusia, yrityksien toimintaedellytyksiä tukevia toimia on otettu eri maiden viranomaisten toimesta käyttöön, mutta navigointi säätelyn lisääntymisen ja monimutkaistumisen keskellä muuttui samalla entistäkin haastavammaksi. Sanktioiden pelko on saattanut jopa kokonaan estää yrityksiä hoitamasta alv:n takaisinperintää, vaikka se voisi toimia monien yritysten pelastusrenkaana nyt, kun monet muut tulovirrat ovat kuivuneet.
Monimutkainen mielikuva ei houkuttele ottamaan selvää
Johtava kulun- ja matkanhallinnan brändi SAP Concur teetti kyselyn yli 3 500 eurooppalaiselle yritys- ja talouspäättäjälle selvittääkseen, miten alv:n takaisinperintää on todellisuudessa hoidettu ja mitä haasteita yritykset ovat aiheen tiimoilta kohdanneet. Tulokset yllättivät – esimerkiksi suomalaisista vastaajista vain 25 % kertoi aktiivisesti hyödyntävänsä alv:n takaisinperintää saadakseen lisää kassavirtaa.
Vastausten mukaan alv:n takaisinperintä nähdään monimutkaisena kokonaisuutena, josta nousi esiin kolme keskeistä kipukohtaa: eri valuuttojen ja alv-kantojen aiheuttamat haasteet, alv:n takaisinperintään liittyvät prosessit sekä laskujen ja kulujen käsittelyyn käytettävä teknologia.
Eri maiden alv-kannat kasvattavat vaikeuskerrointa
Eri valuuttojen ja alv-kantojen aiheuttamat haasteet ovat hankalia kaiken kokoisille yrityksille, joilla on liiketoimintaa eri maiden välillä. Suurin osa tutkimukseen osallistuneista eurooppalaisista yrityksistä perii arvonlisäveroa enintään kymmenestä maassa (76 %).
Mitä useammasta maasta yritys perii arvonlisäveron, sitä todennäköisemmin yrityksellä on edessään monimutkainen sääntelyviidakko. Yli puolet kyselyyn vastaajista myöntääkin, että pandemia on luonut haasteita ymmärtää kaikki arvonlisäverotukseen liittyvät muutokset.
Toimivat prosessit kaiken a ja o
Hyvät prosessit helpottavat alv:n takaisinperintää, mutta ne eivät ole itsestäänselvyys edes suuremmissa yrityksissä. Mitä isompi yritys on, sitä monimutkaisemmaksi alv:n käsittely muuttuu ja samalla vaara saada seuraamuksia tehdyistä virheistä kasvaa.
Jos takaisinperintää tehdään manuaalisesti, käsissä on työläs aikasyöppö. Niinpä prosessin automatisointi on vaihtoehto manuaaliselle tekemiselle.
On yllättävää, miten sitkeässä istuu käsitys siitä, että alv:n takaisinperintään ei kannata käyttää aikaa, sillä siitä saatava rahallinen hyöty ei ylitä siihen laitettavaa työmäärää. Jos takaisinperintä on hoidettu yrityksessä fiksusti, se voi olla hyvinkin keskeisessä roolissa lisäämässä yrityksen kassavirtaa.
Useat tutkimukseen vastanneet uskovat, että tulevaisuudessa alv-kysymykset muuttuvat entistäkin haastavimmiksi, mikä puolestaan vaatii jatkuvaa valppautta prosessien päivittämistarpeiden suhteen. Sääntelyn lisääntymiseen ja monimutkaistumiseen uskoo 52 % pohjoismaisista vastaajista ja 47 % tutkimukseen osallistuneista uskoo auditointien ja sääntörikkomuksista aiheutuvien rangaistusten määrän kasvuun.
Manuaalisessa kulujenhallinnassa historian havinaa
Melkein puolet eurooppalaisista yrityksistä luottaa edelleen manuaalisiin, paperilla hoidettaviin prosesseihin. Manuaalisessa tekemisessä virheiden mahdollisuus kasvaa, ja se sopii erityisen huonosti nykyiseen työarkeen, joka on jo monilta muilta osin täysin digitalisoitunut.
Koronapandemian myötä räjähdysmäisesti lisääntynyt etätyön määrä on lisännyt painetta digitalisoida prosesseja. Dramaattisesti lisääntynyt etätyö on paljastanut puutteet yritysten sisäisissä ohjeistuksissa, joiden päivittäminen jää helposti tehtävälistan häntäpäähän.
Osa etätyöhön siirtyneistä työntekijöistä on saattanut jättää takaisinperintäkelpoisia kuluja kokonaan kirjaamatta tai vaihtoehtoisesti tehneet kirjaamisessa virheitä, jotka estävät kulun takaisinperinnän. Virheitä on myös vaikeampi valvoa, kun ihmiset eivät työskentele saman katon alla. Tästäkin syystä sisäisten ohjeistusten päivittäminen kannattaa.
Erilaisia digitaalisia työkaluja on paljon tarjolla, mutta niiden käyttö jää monesti pintapuoliseksi. SAP Concurin teettämässä tutkimuksessa 77 % suomalaisista vastaajista myönsi, että he eivät saa työkaluista irti parasta mahdollista hyötyä alv:n takaisinperinnässä. Erilaiset ratkaisut vapauttavat työaikaa tärkeämpiin tehtäviin, mutta niistä saadaan hyötyä vain, jos niitä osataan käyttää.
Koska etätyö on tullut jäädäkseen, olisi tarpeellista myös sopia, miten työntekijöitä ohjeistetaan ja tuetaan kulujen kirjaamisen suhteen myös silloin, kun työntekijät tekevät työtä muualta kuin toimipisteeltä käsin. Ohjeistusten päivittämiseksi taloushallinnon ja hr-osaston tulisi istahtaa saman pöydän ääreen, jotta pelisäännöt saadaan päivitettyä ja niistä välitettyä tietoa kaikille työntekijöille.
Alv:n takaisinperintä johdon agendalle ja osaksi digistrategiaa
On selvää, että kunnolliset, tekoälyä hyödyntävät digitaaliset työkalut ovat oiva apuri alv:n takaisinperinnän sujuvoittamiseen ja jatkuvasti muotoaan muuttavan regulaation aallonharjalla pysymiseen. Alv:n takaisinperinnästä saatavat hyödyt ovat siis teoriassa selvät, mutta miten hankalalta tuntuvaa aihetta kannattaisi yrityksissä lähestyä?
Tärkein yksittäinen asia on saada alv:n takaisinperintä nostettua johdon agendalle. Johto on se, joka pitää saada vakuutetuksi alv:n takaisinperinnän potentiaalista yrityksen kassavirran lisääjänä, sillä aihe koskettaa yrityksissä talous- ja hr-osaston lisäksi myös kaikkia työntekijöitä, jotka kuluja kirjaavat.
Digitaalisia alv:n takaisinperinnän työkaluja kannattaa tarkastella osana yrityksen digistrategiaa. Yrityksen digitalisaatio tulisi nähdä kokonaisuutena, joka leikkaa läpi organisaation kaikki toiminnot. Alv:n takaisinperintään käytettävät työkalut pitäisi nähdä osana tätä kokonaisuutta.
Ymmärryksen kasvattamiselle selkeä tarve
Alv:n takaisinperinnästä on viime aikoina kirjoitettu mediassa varsin vähän. Julkisen keskustelun lisäämiselle aiheesta on selkeä tarve. Keskeinen kysymys on, eikö aihetta ymmärretä tarpeeksi, vai eikö se vain jostain syystä tunnu kiinnostavan. Alv:n takaisinperintä on kuitenkin jatkuvasti ajankohtainen monille suomalaisille yrityksille, joilla on liiketoimintaa Suomen rajojen ulkopuolella.
Monet tuntuvat uskovan, että työkaluista hyötyvät vain suuret yritykset, vaikka investointi digitaalisiin alv:n takaisinperinnän työkaluihin on fiksu vaihtoehto myös pienemmille toimijoille. Toimivien työkalujen ympärille on myös helppo rakentaa fiksut prosessit ja toimintamallit yrityksen kokoon katsomatta.
Tekoälypohjaisiin alv:n takaisinperintätyökaluihin on ollut kiinnostusta myös tilitoimistojen suunnalla. SAP Concur on vaihtanut aiheen tiimoilta ajatuksia lukuisten suomalaisten tilitoimistojen kanssa ja sen pohjalta voidaan sanoa, että kiinnostusta tekoälypohjaisia ratkaisuja kohtaan löytyy.
Lisätietoja aiheesta
Arvonlisäverosta, verovelvollisuudesta, vähennysoikeudesta ja takaisinperinnän hakemisesta säädetään arvonlisäverolaissa (1501/1993), www.finlex.fi.
Keskeisimmät pykälät:
1§, yleinen soveltamisala
2§ verovelvollisuuden yleissäännöset
84-85b§ verokanta
122-122a§ veron palauttaminen
156m§ palautusmenettely
Kainalojuttu 1.
Yritys saa vähentää ostojen arvonlisäveron
Arvonlisävero (alv) on kulutusvero, jota maksetaan lähes kaikista tavaroista ja palveluista. Arvonlisäverotuksessa verovelvollinen on yleensä myyjä, mikä tarkoittaa sitä, että myyjä vastaa veron maksamisesta ja ilmoittamisesta Verohallintoon. Kun yritys ostaa tuotteen tai palvelun toiselta arvonlisäverovelvolliselta, se voi vähentää ostojen arvonlisäveron myyntien arvonlisäveroista, jos tuote on hankittu arvonlisäverollista liiketoimintaa varten.
Suomalaiset elinkeinonharjoittajat voivat hakea arvonlisäveron palautusta toisessa EU-maassa ostetuista tavaroista ja palveluista sekä toiseen EU-maahan maahantuoduista tavaroista tietyin edellytyksin. Tyypillisimpiä tilanteita ovat liikematkustus ja siitä aiheutuvat kulut, kuten matka- ja majoituskulut, koulutukset, seminaarit, messut, kurssit, illalliset asiakkaiden kanssa sekä kuljetustoiminnan bensiinikulut.
Kainalojuttu:
Näin onnistut – 10 vinkkiä onnistuneeseen alv:n takaisinperintään
- Laadi ja ota käyttöön koko henkilöstöä koskevat kustannuskäytännöt, joista yksiselitteisesti käy ilmi, mitkä kulut ovat ja mitkä puolestaan eivät ole haettavissa takaisin. Seuraa laadittujen käytäntöjen noudattamista.
- Informoi henkilöstöä alkuperäisten laskujen toimittamisesta työnantajalle, joista näkyy selkeästi päivämäärä, yrityksen nimi sekä y-tunnus. Ohjeista heitä pyytämään kuitit sähköisenä ja liittämään ne todisteeksi syntyneestä kulusta.
- Ota käyttöön mobiiliapplikaatio, jonka avulla henkilöstö tallentaa syntyvät kulut reaaliaikaisesti. Applikaation käyttö auttaa vähentämään ongelmia unohtuneiden tai hävinneiden kulujen osalta.
- Varmista, että yrityksessäsi on oikeat ihmiset ja prosessit hoitamassa kulujen auditointeja, huomaamassa vilpilliset tai virheelliset kulukirjaukset sekä vastaamassa kuluketjun jäljitettävyydestä.
- Arvioi käytössä olevat järjestelmät varmistaaksesi, että raamit vaatimuksenmukaisuudelle ovat kunnossa. Mitä teknologiaratkaisuja on otettu käyttöön yrityksesi alv:n hallintaan liittyen ja miten nämä järjestelmät kommunikoivat keskenään? Tunnista mahdolliset aukot järjestelmien välillä ja tee suunnitelma niiden sulkemiseksi.
- Arvonlisävero koskettaa yrityksiä laajasti – muista sisällyttää esimerkiksi yrityksesi hr- ja it-osasto alv-ohjelmasi käyttöönottoon. Varmista, että myös yrityksesi toimitusjohtaja on tietoinen tehdyistä päätöksistä ja arvonlisäveron merkityksestä yritykselle.
- Etsi tuplasti kirjattuja kulukuitteja ja laskuja – ne ovat usein syypäinä yrityksesi alv-hakemuksen hylkäämiseen. Muita syyllisiä ovat useimmiten puuttuvat päämäärät, väärä valuutta tai puutteellinen yrityksen nimi.
- Yhdellä kuitilla voi olla vain yhden alv-kannan kuluja. Muista erottaa eri kannan kulut, kuten esimerkiksi ruoka ja pysäköinti tai investoi teknologiaan, joka seuloo datan puolestasi.
- Jos saat tiedustelun veroviranomaisilta Suomesta tai ulkomailta, vastaa siihen annetun aikataulun mukaisesti.
- Hyödynnä teknologiaa ja investoi automaattiseen ratkaisuun, joka valvoo ja virtaviivaistaa alv:n takaisinperinnän ja complience-prosessit.
Nina Ruokonen
SAP Concur, Pohjoismaat
Liiketoiminnan kehityksestä vastaava johtaja
Näkökulmakirjoitus julkaistiin alun perin Tilisanomat.