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Guide de l’utilisateur : le voyage vers SAP S/4HANA en six étapes

21/03/16 par Bertille Laudoux 15

Le voyage vers SAP S/4HANA se fera toujours suivant le même schéma : que vous déployiez SAP ERP 6.0 avec ou sans package d’extension (EHP) ou que vous utilisiez une version plus ancienne.

 

Étudions de plus près chacune des étapes.

Les entreprises peuvent adapter leur voyage vers SAP S/4HANA à la version SAP qu’elles utilisent et bénéficier des avantages offerts par la suite de gestion nouvelle génération. Lisez le document suivant pour découvrir les étapes requises et recommandées pour l’installation de SAP S/4HANA.

 

1.    Conversion à Unicode

SAP HANA utilise le codage Unicode. SAP Business Suite, depuis déjà huit ans, admet Unicode (la norme internationale pour l’encodage, la représentation et le traitement de textes). Par conséquent, les pages de codes sont disponibles dans une multitude de langues. Pour exécuter SAP HANA, vous devrez passer à Unicode, peu importe la version de votre ERP ou le package d’extension que vous utilisez. Certaines entreprises, par exemple, travaillent toujours sur SAP R/3 version 4.6.

« De là, il est possible d’installer EHP 7, qui correspond pour l’heure au dernier package d’extension, sans même passer à Unicode, explique Rudolf Hois, vice-président et responsable développement de SAP S/4HANA. Toutefois, étant donné que la plupart des clients combinent cette étape à la migration de leurs bases de données vers SAP HANA, il semble logique d’effectuer d’abord la conversion à Unicode ».

 

2.    Effacer votre code personnalisé et gérer vos données (recommandé)

Cette étape n’est pas nécessaire à tout prix, mais ce n’est pas une mauvaise idée que de jeter un œil au code inscrit dans votre système et de le débarrasser de tout ce qui paraît superflu.

« Emporter avec vous un code mort implique plus de travail », avertit Rudolf Hois, qui conseille d’éliminer tout code obsolète. Les ajustements nécessaires pour SAP HANA s’appliquent de manière égale aux codes utilisés et inutilisés, et doivent par ailleurs être mis à l’essai. Transférer de tels codes vers SAP S/4HANA demande un effort dont les entreprises pourraient bien se passer.

Rudolf Hois recommande également d’entreprendre une « purge des données ».

« Un tas d’éléments non pertinents pour la gestion quotidienne encombre les systèmes », signale-t-il. Les infrastructures informatiques évoluent sans cesse, mais les entreprises se cantonnent, par exemple, aux protocoles d’interface de systèmes qui n’existent plus. Selon Rudolf Hois, plus de 20 % du volume de données peut correspondre, en réalité, à des données inutiles. Les entreprises, chaque fois qu’elles passent sur une nouvelle version, devraient se débarrasser de leurs anciennes données. Pourtant, il est rare qu’elles le fassent, car elles veulent s’assurer de pouvoir repasser sur l’ancienne version en cas de problème lors de la migration. Et même lorsque tout se passe à merveille, les données demeurent dans le système. Ce n’était pas un souci dans le « monde d’hier ». Les données étaient stockées sur un disque et les coûts supplémentaires étaient minimes. Mais avec SAP HANA, c’est une autre affaire.

« Puisque SAP HANA conserve en tous temps l’intégralité des données dans la mémoire principale, trop d’éléments obsolètes peuvent venir encombrer la mémoire et devenir un facteur de coûts », explique Rudolf Hois. Une bonne raison de faire un brin de ménage !

 

3.    Passer à SAP ERP 6.0

Toutes les entreprises utilisant une version antérieure à SAP ERP 6.0 doivent procéder à une mise à niveau. Les derniers packages d’extension peuvent être installés uniquement avec SAP ERP 6.0.

« Dans la pratique, les entreprises passent ensuite directement, en une seule opération, de SAP ERP 6.0 à EHP 7 », précise Rudolf Hois.

 

4.    Mettre à jour EHP 7

« Vous avez besoin d’EHP 7 pour exécuter SAP ERP sur SAP HANA », explique Rudolf Hois. Ainsi, les clients peuvent, par exemple, combiner les processus transactionnels et analytiques, accéder en temps réel aux données de l’ERP depuis les applications d’analyse SAP Fiori, accélérer l’exécution des planifications des ressources matérielles et répondre aux exigences de SAP S/4HANA Finance.

Le système EHP 7 utilisé en adéquation avec SAP S/4HANA Finance  jette idéalement les bases à l’utilisation de la suite logicielle SAP S/4HANA annoncée en octobre 2015. En réalité, il ne s’agit pas d’un prérequis pour utiliser SAP S/4HANA, mais effectuer cette étape permet de se ménager d’autres efforts.

 

5.    Transférer ses bases de données

La migration de bases de données suit toujours un même processus : Les systèmes sont préparés à la migration (1). Cette action survient durant le temps de disponibilité des systèmes. Au cours du temps requis pour la migration physique (2), les systèmes ne sont pas disponibles pour les utilisateurs (temps d’indisponibilité). Puis, au cours du post-traitement (3), des activités techniques et vérifications sont effectuées. Il est crucial de limiter le temps d’indisponibilité, mais la fenêtre varie d’un client à l’autre. Pour que le temps d’indisponibilité soit le plus court possible, le processus de migration est abondamment mis à l’essai et optimisé à chaque cycle de tests.

« Nous savons par expérience que chaque migration comprend deux à cinq migrations tests, indique Rudolf Hois. Plus nombreuses sont les migrations tests, plus court est le temps d’indisponibilité à la fin. » Néanmoins, la durée dépend de l’entreprise elle-même, de ses réseaux, de la taille de son système ainsi que du recours ou non à la méthode Near Zero Downtime.

« Cette technologie permet aux entreprises de transférer certaines de leurs données durant le temps de disponibilité et d’ainsi réduire le temps d’indisponibilité », explique Rudolf Hois. La seconde grande phase lors de la migration des bases de données est consacrée aux tests. Cette phase n’est pas vraiment appréciée des utilisateurs, qui la voient souvent comme un fardeau qui n’entraîne aucun changement. Comme la mise à niveau du logiciel ou la mise à jour du package d’extension doivent également passer par une procédure de test, les clients combinent généralement les deux étapes. Il ne s’agit que de tests, qui n’engendrent pas le moindre désagrément pour les utilisateurs ni le moindre coût pour l’entreprise.

 

6.    Importer les innovations de SAP S/4HANA

Avec la première version de SAP S/4HANA Finance, les clients ont bénéficié d’un nouveau modèle de données et de nouvelles fonctionnalités dédiées à la comptabilité. Dans la deuxième version, des fonctions de gestion des flux de trésorerie ont été ajoutées. Dans la troisième version, il est possible d’importer plus d’innovations et de simplifications. Dans la toute nouvelle version de SAP S/4HANA Finance, les agrégats sont supprimés, tandis que les transferts de données se déclenchent automatiquement. Au vu de l’innovation des processus de gestion, il n’est pas nécessaire d’effectuer la transition complète en une seule opération.

« Il est possible d’exécuter la plupart des anciens processus tout en adoptant les nouveaux modèles de données. En d’autres termes, d’utiliser juste une partie de l’innovation dans un premier temps » explique Rudolf Hois, qui souligne tout de même que l’innovation des processus de gestion actuels est vraiment ce qui donne de la valeur au nouveau logiciel. En vous concentrant sur une migration assez technique dès le début, vous serez en mesure par la suite de réaliser très rapidement vos projets.

 

SAP S/4HANA à partir de zéro : six étapes d’un coup

 

Depuis la fin de 2015, annonce Rudolf Hois, il est possible de passer à SAP S/4HANA depuis n’importe quelle version de SAP ERP 6.0 avec ou sans package d’extension, et par là même, de migrer ses données et d’utiliser SAP S/4HANA Finance. Le principal prérequis est la prise en charge d’Unicode. De cette façon, les entreprises sont épargnées des six étapes individuelles et peuvent en outre réduire le temps d’indisponibilité.

« Bien entendu, les plans du client doivent convenir à l’environnement en question et il peut être plus efficace de passer d’abord à EHP 7 en guise de préparation », affirme Rudolf Hois. En fin de compte, les situations sont variables et le passage à SAP S/4HANA doit toujours être considéré dans le contexte de la planification de l’environnement spécifique au client.

Les migrations vers SAP S/4HANA réalisées jusqu’à présent ont révélé ceci : trois quarts des projets impliquant un passage à EHP 7 sur HANA ont été menés à bien dans les six mois, indépendamment des scénarios individuels de mise à niveau. Il s’agit plus ou moins du même temps requis pour une mise à niveau sans migration de bases de données, ce qui démontre qu’exécuter des activités en parallèle peut s’avérer un bon moyen de se préparer à SAP S/4HANA.

La plus grande société de réassurance au monde, Swiss Re, est l’une des premières entreprises à être passée à SAP S/4HANA. Son prochain objectif consiste à optimiser le reporting ad hoc.

Par ailleurs, venez tester SAP S/4HANA gratuitement.

 

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Crédit image : Shutterstock

Publié la première fois sur SAP NEWS

 

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