Beaucoup de petites et moyennes entreprises peinent encore à discerner les avantages de SAP S/4HANA pour leurs activités… Constat recueilli lors des rencontres annuelles entre utilisateurs, organisées en Allemagne, aux États-Unis et en Grande-Bretagne.
Constat et analyse
Avoir d’autres priorités que celle de passer à SAP S/4HANA n’est nullement condamnable, mais le manque d’informations, voire la désinformation, à propos de SAP S/4HANA ne devrait en aucun cas être la raison pour ne pas s’y mettre.
Certains signalent qu’ils aimeraient voir davantage de clients de leur taille utiliser SAP S/4HANA. D’accord, mais voici le problème : les grandes organisations se sont déjà embarquées dans l’aventure SAP S/4HANA à une large échelle, mais leurs projets prendront du temps. La plupart veulent saisir l’opportunité de réévaluer les extensions client de la suite, afin de réduire à l’avenir les frais de maintenance et de simplifier les processus de gestion. D’autre part, il y a les nouveaux clients, qui sont attirés par la supériorité technique du produit et le bas coût de possession mais qui ne sont pas encore devenus membres des groupes d’utilisateurs.
Peut-être également que la feuille de route de SAP S/4HANA soulève encore des questions. C’est simple : dans un premier temps, le produit reprend les fonctionnalités de SAP ECC 6.0, y compris les spécificités secteurs ; et dans un second temps, de nouvelles composantes applicatives sont ajoutées en coopération avec les clients et les groupes d’utilisateurs.
Il est regrettable d’entendre toujours les mêmes arguments malgré toutes nos réussites commerciales, toutes les implémentations réalisées en un temps record et tous ces clients productifs satisfaits. Nous avons écrit des livres pour décrire les dizaines de scénarios applicatifs qui ont été améliorés ou créés ; nous organisons des événements à travers le monde ; nous présentons de multiples témoignages clients sur notre site Web. D’ailleurs, je viens d’apprendre qu’un fabricant d’articles de mode chinois, après avoir installé SAP S/4HANA, a signalé une amélioration majeure dans l’exécution du MRP2 (planification des ressources pour la fabrication 2). Cette action, qui nécessitait plus de 24 heures auparavant, en demande moins de deux aujourd’hui. Je conseille donc aux clients SAP Business Suite de petite et moyenne envergure de prêter attention aux presque 2000 entreprises ayant adopté SAP S/4HANA en premier, en particulier celles opérant dans un secteur d’activité similaire au leur.
Lorsque vous questionnez les clients SAP de longue date sur ce qu’ils attendent à l’avenir de leur système ERP, ils vous répondront : des frais d’exploitation plus bas, une interface utilisateur améliorée, une maintenance facilitée, une meilleure intégration des autres applications (principalement des services Cloud), des cycles MRP2 plus rapides, des nouveaux processus de gestion pour l’interaction client et le service client, et plus important encore, toujours plus de simplicité. Toutes ces attentes, et bien d’autres encore, ont trouvé leur réponse dans SAP S/4HANA. Les résultats du troisième trimestre de 2015 montrent clairement à quel point les ventes de SAP S/4HANA ont décollé et il est regrettable, après tous les retours positifs que nous avons reçus, qu’une certaine incertitude persiste parmi nos clients.
De nouveau, je vais tenter de faire le point sur les avantages clés qu’offre SAP S/4HANA par rapport à l’actuelle suite de gestion reposant sur une base de données et aux systèmes ERP vendus par d’autres fournisseurs.
SAP S/4HANA comme alternative à la SAP Business Suite existante
La SAP Business Suite ECC X.X va continuer à être développée et sa maintenance sera assurée pendant encore dix ans. Elle constitue déjà le réseau fédérateur des systèmes d’entreprise à travers le monde, mais grâce à l’introduction de la base de données SAP HANA, cette suite a pu être encore améliorée dans des domaines stratégiques. De nouvelles solutions développées pour SAP S/4HANA pourraient également être intégrées à la suite ultérieurement. En voici un bon exemple : les scénarios en libre-service SAP Fiori. Il est parfaitement admis que vous continuiez d’utiliser la suite de gestion dans un futur proche.
Mais cela ne veut pas dire que vous devez rejeter tous les autres systèmes. La base de données in-memory SAP HANA permet d’obtenir une architecture d’applications radicalement différente et une nouvelle façon de penser les choses grâce aux modèles de données simplifiés. La majorité des fonctionnalités spécifiques de la suite de gestion seront reprises dans SAP S/4HANA, auxquelles s’ajouteront de plus amples possibilités : de nouveaux workflows, des volumes de transaction élargis, une analyse en temps réel des données altérables, une flexibilité inégalée lorsque vous modifiez les structures des rapports financiers et même la simulation en temps réel de scénarios de gestion. Et toutes ces options se retrouvent dans une interface flambant neuve et un nouveau cadre de modifications et extensions. SAP S/4HANA continuera d’être développé à un rythme adapté aux besoins nouveaux de l’ère numérique.
Avec SAP Business ByDesign, SAP a tout d’abord tenté une approche hybride, avec d’une part la gestion des données et le traitement transactionnel sur une base de données relationnelle basée sur disque et d’autre part le reporting sur une copie des données en mémoire grâce à un stockage en colonne. En dépit de résultats favorables, cette tentative a démontré que l’avenir exigeait un système où l’intégralité des données serait en mémoire, avec l’utilisation d’une seule copie des données dans un stockage en colonne, afin de simplifier considérablement le traitement transactionnel.
La richesse fonctionnelle de SAP S/4HANA
L’exhaustivité des solutions offertes par SAP S/4HANA est l’une des raisons pour lesquelles les entreprises visent à utiliser ce produit à long terme. Recréer la richesse fonctionnelle de la suite de gestion représente un vrai défi, mais des solutions pour la comptabilité financière, la vente et la logistique sont d’ores et déjà disponibles. D’autres suivront prochainement pour une variété d’autres secteurs. SAP souhaite réaliser une distinction plus marquée entre les divers secteurs, afin de réduire les éventuels conflits entre chacun. Chaque passage de SAP ECC 6.0 vers SAP S/4HANA doit être évalué au cas par cas, mais la plupart des bases installées sont normalement prises en charge dorénavant. Pendant un certain temps, il y aura encore une sorte de « constellation », où la suite restera la solution la plus complète pour un client donné. Il ne faut pas considérer pour autant qu’il s’agit d’une faiblesse de la part de SAP S/4HANA, qui sera dans un premier temps un complément de la suite. Beaucoup de clients choisissent d’apprendre à maîtriser SAP HANA en transférant Business Warehouse sur SAP S/4HANA ou de commencer avec des projets tout nouveaux concernant la recherche de produits ou les services, dont des scénarios propres à l’Internet des Objets.
SAP S/4HANA s’exécute sur SAP HANA
SAP HANA est en effet l’unique base de données sur laquelle fonctionne SAP S/4HANA. L’essor des applications basées dans le Cloud a démontré avec clarté que la pile technologique sous-jacente doit être simplifiée. À l’heure actuelle, nos principaux concurrents concentrent leur offre sur une seule base de données : c’est le cas d’Oracle, de Salesforce, de Workday, de Netsuite et de Microsoft. L’énorme potentiel d’une base de données en mémoire doit être pleinement exploité pour redéfinir notre manière de concevoir les applications d’entreprise ; on ne peut pas le compromettre en trouvant le plus petit dénominateur commun, avec l’utilisation de plusieurs bases de données. En conséquence, nous observons une simplification considérable du code d’application. La famille de bases de données SAP HANA fournit des solutions radicalement nouvelles pour surmonter les défis qui se posent aujourd’hui et se poseront demain dans les applications d’entreprise, ce qui donne au système SAP S/4HANA une longueur d’avance non négligeable sur ses concurrents. Outre SAP S/4HANA, cette base de données peut prendre en charge de nombreux autres scénarios applicatifs, de l’analyse du Big data ou la recherche scientifique aux nouvelles applications IdO. Grâce à la fédération de données, SAP HANA peut sans problème intégrer d’autres bases de données.
Coûts de matériel pour SAP S/HANA
Certains clients de plus petite taille déclarent que les coûts de matériel sont prohibitifs. Je conteste vigoureusement ce point. SAP S/4HANA fonctionne obligatoirement sur des serveurs Intel x86 standard ou, désormais, sur les serveurs IBM POWER également. L’encombrement des données peut être réduit par 10, le stockage en colonnes permettant de le réduire par 5, et la suppression des agrégats et la réorganisation de tables de données provisoires par 2 au minimum. Nous recommandons de séparer les données altérables en partitions réelles et historiques. Le temps durant lequel les données restent conservées dans la partition historique en ligne dépend du type d’activité. Les données historiques plus anciennes peuvent facilement être archivées dans HADOOP et rester accessibles via SAP HANA, afin de réduire toujours plus l’empreinte en ligne. Un système ERP de 10 téraoctets devient ainsi un système d’1 téraoctet, voire moins. Cela réduit la durée des opérations de sauvegarde et restauration de 10, voire plus (uniquement les données réelles) et permet d’utiliser une seule carte CPU avec un accès rapide aux données depuis tous les cœurs. Même les plus gros clients ne nécessiteront pas de configuration spéciale pour leurs partitions de données réelles.
Pour les systèmes de développement et de test, une simple copie des données réelles suffit. Je conseille de toujours réaliser les tests avec des jeux de données réelles. Grâce au partage en partition de données réelles et historiques, la tâche d’archivage des données transactionnelles a été résolue de la meilleure manière. Les partitions anciennes peuvent être déposées sur HADOOP conformément aux exigences juridiques.
L’intérêt d’avoir une base de données rapide
L’atout commercial majeur de SAP S/4HANA n’est autre que la simplicité du format de la base de données. Elle permet une saisie des données plus rapide, d’incroyables améliorations en matière de reporting et plus important encore, une flexibilité totale dans le reporting grâce à des hiérarchies externes. Ces hiérarchies peuvent être modifiées à tout moment (restructuration, acquisitions, etc.) sans répercussions sur la base de données. Non seulement la nouvelle IU est plus épurée, plus facile à comprendre et à utiliser, mais de nouveaux processus sont possibles grâce à la vitesse de SAP HANA. Le fait de pouvoir utiliser n’importe quelle zone d’une table en tant qu’index simplifie d’autant plus les choses et aucun administrateur de base de données n’est requis. Le système est à même de gagner encore en fonctionnalités et de devenir le pilier du nouveau monde numérique. Si aujourd’hui les réunions de gestion peuvent utiliser des données en direct pour illustrer la situation actuelle des activités de leur entreprise, si aujourd’hui les analyses prédictives et les simulations ouvrent en temps réel une fenêtre sur l’avenir, c’est bien grâce à l’extrême rapidité de la base de données. Le conseil d’administration numérique deviendra totalement interactif sur des données actuelles. Les goulets d’étranglement tels que le renvoi de matériel après un processus d’assemblage ou une saisie de données en masse n’ont plus lieux d’être, les programmes de traitement par lots deviennent des transactions, les rapports s’exécutent en quelques secondes et la clôture de fin de période est désormais entièrement rationalisée.
Déploiement dans le Cloud ou sur site ?
Déployer le système dans le Cloud présente de nombreux avantages, mais les préférences régionales peuvent appeler à une implémentation sur site. Aucun problème, seul le facteur de coûts peut varier. Il faut bien comprendre que l’avantage principal du déploiement dans le Cloud s’observe au cours de l’implémentation d’une nouvelle fonctionnalité. Prenez par exemple les nouveaux scénarios de vente en ligne avec des pratiques de création de revenu et de constatation des produits différentes. La plupart des entreprises auront bientôt besoin de ces caractéristiques et c’est seulement avec SAP S/4HANA que leur adoption pourra réellement être accélérée. SAP offre la possibilité d’effectuer une migration test des systèmes SAP ECC 6.0 vers le Cloud, pour permettre au client de décider ultérieurement de l’endroit où il souhaite exécuter le système de production.
Une adaptation rapide à SAP S/4HANA
Toutes les données de base et les données altérables sont migrées ; tous les processus de gestion demeurent disponibles ; la nouvelle IU est facile à appréhender ; et plus important encore, la configuration de l’application peut également être propagée. De nombreux clients SAP de longue date contribuent aux efforts de conception de la nouvelle interaction utilisateur. Pour repenser ce design, utilisateurs finaux, consultants, experts métier et développeurs travaillent en interaction jusqu’à ce que la solution la plus complète soit trouvée. Toutes les données agrégées prédéfinies (totaux, cubes d’informations) ont été éliminées, de sorte que le système offre désormais une plus grande flexibilité en matière de reporting et d’analyse des données de gestion.
La première étape dans un projet SAP S/4HANA consiste à évaluer le système sans les modifications et extensions spécifiques à l’entreprise, mais en utilisant plutôt l’ensemble des données de production client. De nombreuses fonctionnalités nouvelles ont été ajoutées et pourraient rendre ces modifications obsolètes. Il ne faut pas extrapoler la quantité de travail et de formation d’après des expériences passées avec les changements de version ERP. Une fois vos données transférées vers SAP S/4HANA, tout ira plus vite. Dans le cas d’un déploiement sur site ou hébergé, l’IU précédente restera disponible afin de faciliter la phase de transition.
SAP S/4HANA pour tous
Il est intéressant de constater que certaines régions adoptent plus rapidement SAP S/4HANA que d’autres. Il en allait de même avec SAP R/3 à sa sortie en 1992-1993. Le système R/3 était dédié aux petites entreprises. Mais qui s’est jeté dessus en premier ? Les grandes sociétés et les géants. Je suis parfaitement convaincu que les petites et moyennes entreprises vont aujourd’hui mieux qu’hier profiter de nos produits, étant donné qu’elles pourraient laisser de côté la plupart des modifications spécifiques à leur secteur, réduire par voie de conséquence le coût total de possession et avoir des utilisateurs considérablement plus productifs qui approfondiront comme jamais leurs connaissances en gestion.
Une complexité réduite
Pendant des années, nos clients se sont plaints de la complexité de la suite de gestion et nous ont demandé de la simplifier. Maintenant, certains craignent de devoir réapprendre beaucoup de choses et que cela leur coûte en temps et en argent. L’IU a véritablement été simplifiée et cela vous fera gagner du temps dès le premier jour d’utilisation en production. Les fonctionnalités de gestion des transactions sont les mêmes mais sont présentées dans un format beaucoup plus efficace.
Grâce à la simplification considérable du modèle de données, au fait que n’importe quelle zone peut être utilisée comme index pour sélectionner des données et la réduction sans précédent du temps de réponse, les cycles de développement de nouvelles applications sont bien plus rapides. Le déploiement d’extensions dans SAP HANA Cloud Platform constitue un excellent moyen d’optimiser les systèmes SAP S/4HANA ou de donner naissance à des applications totalement inédites. SAP S/4HANA combine l’ensemble des fonctionnalités de gestion fondamentales qui ont déjà fait leurs preuves, disponibles dans une multitude de langues et dans presque tous les pays, et la capacité de se lancer dans des applications aux dimensions complètement nouvelles. Cette possibilité est d’or à l’heure où les processus de gestion se développent à une vitesse croissante et où les systèmes d’entreprise de base ne peuvent pas être simplement complétés par des solutions ponctuelles mais doivent surtout être adaptés. Cette complexité réduite invite également les petites entreprises à passer à SAP S/4HANA.
Nouveaux concepts pour la vente, le support client et le développement produit
Après la simplification de l’application principale dans la vente, la logistique et la finance, le développement de nouvelles fonctionnalités a été lancé, lesquelles seront déployées par cycles de version courts. Il est de la plus haute importance que SAP et sa communauté apprennent à traiter efficacement ces cycles de version courts, sans que cela soit source d’instabilités. La complexité réduite du modèle de données et la suppression de l’agrégation des données altérables améliorent nettement la fiabilité du produit. L’accent qui a été mis sur la plateforme SAP HANA permet de meilleures applications, car les atouts techniques de SAP HANA peuvent désormais être exploités avec d’autres plateformes, sans souci de conformité. Il s’agit d’un avantage formidable et, comme mentionné plus haut, d’une stratégie suivie par tous les autres fournisseurs de services dans le Cloud.
SAP croit encore en l’exécution d’un nouveau système dans le Cloud et sur site, mais c’est seulement avec SAP S/4HANA que ceci sera possible dans une version à venir du logiciel. Le coût total de possession sera alors réduit, et notre marche vers l’avenir, accélérée. Chacun des domaines d’application, comme la saisie de données, le reporting standard, les analyses et les prévisions, le conseil d’administration numérique ou l’interaction client multicanal, pour n’en énumérer qu’un petit nombre, devient à lui seul un composant d’envergure mondiale. Cette seule vérité suffit à envisager de passer rapidement à SAP S/4HANA.
SAP HANA permet d’accéder à d’autres bases de données, comme SAP HANA Vora ou Hadoop, ce qui permet d’intégrer des scénarios propres à l’IdO ou encore des données météorologiques, géographiques et statistiques, sans avoir à copier les données dans le système ERP. SAP vient d’annoncer à Barcelone une série d’innovations pour SAP S/4HANA, dont de nouveaux composants logistiques, une nouvelle planification d’entreprise ainsi que la réintégration de certaines fonctions de gestion des ventes.
Le passage à SAP S/4HANA
La mise en œuvre de la suite SAP ECC 6.0 sur SAP HANA peut toujours être un premier pas. SAP facilite la conversion d’un système ERP 6.0 existant dans le Cloud vers le système SAP S/4HANA. Toutes les données seront transportées ; les bases de données seront délestées de leurs index et tables d’agrégats sans intérêt ; les groupes d’objets restants seront répartis dans les tables normales ; toutes les tables seront converties à un stockage en colonne, à l’exception des données transitoires comme les protocoles EDI. Les extensions des données client seront incluses. Les nouvelles applications de SAP S/4HANA devraient fonctionner immédiatement, excepté les extensions ou modifications client, lesquelles doivent encore être réévaluées et reprises si nécessaire, en utilisant la nouvelle structure d’extension. Les interfaces des autres applications client doivent être contrôlées, et dans bien des cas, optimisées. SAP aidera à réduire au minimum l’encombrement des données avec la hiérarchisation des données incluant l’archivage, par exemple à l’aide d’HADOOP. Le système SAP S/4HANA devra être testé minutieusement avant d’envisager toute modification. Bien que SAP S/4HANA offre une nouvelle IU (basée sur SAP Fiori), le client peut choisir d’utiliser l’ancienne IU encore disponible pour aider les utilisateurs dans la phase de transition.
Synthèse
SAP S/4HANA est de loin le meilleur système ERP que SAP ait lancé sur le marché jusqu’à présent.
Combinant les nouvelles applications interactives dédiées au client comme celles d’Hybris, les applications Saas (Software as a Service) de Success Factors, Ariba, Fieldglass et Concur, ainsi que les projets liés à l’Internet des Objets avec SAP HANA Vora, SAP propose une suite unique de produits qui peuvent être installés et activés rapidement. SAP HANA Cloud Platform permet l’implémentation facile d’extensions pour une intégration d’autres produits logiciels ou applications dédiées. Par conséquent, le nouveau produit vous offre un net avantage concurrentiel à un prix relativement bas. SAP a constaté une hausse considérable des projets sous SAP S/4HANA au cours du troisième trimestre et il serait vraiment dommage que le manque d’informations ou une attitude trop conservatrice empêche les entreprises de se diriger vers SAP S/4 HANA, alors qu’elles en tireraient un grand bénéfice en ces temps de profondes mutations.
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