SAP S/4HANA Management d’entreprise : 15 questions-réponses

SAP a récemment lancé sa première grande version de SAP S/4HANA : SAP S/4HANA Enterprise Management, la première à couvrir tous les secteurs d’activité.

Voici les 15 questions majeures à propos de SAP S/4HANA Entreprise Management. Uwe Grigoleit, directeur international de SAP S/4HANA Business Development, y répond.

1. Outre les finances plus simples, SAP S/4HANA couvrira d’autres secteurs d’activité à l’avenir. À quoi devons-nous nous attendre et quand ces nouvelles applications dédiées aux autres secteurs seront-elles disponibles pour les clients ?

Le lancement de SAP S/4HANA, en février 2015, a été suivi par celui de la première « grande » version de SAP S/4HANA, qui fera souffler un vent de simplicité sur tous les secteurs d’activité. Tout ce qui peut être pris en charge par un ERP « classique » (que ce soit la gestion des articles, la production, l’approvisionnement, la vente ou la planification) en association avec une solution financière peut désormais être acheté dans une version simplifiée grâce à SAP S/4HANA Enterprise Management. Seules quelques solutions, dont SAP Environment, Health, and Safety Management, et quelques fonctions propres à la gestion de la qualité seront disponibles dans les versions à venir.

2. Quelles sont les innovations majeures présentes dans ce « nouveau » SAP S/4HANA ? Quels avantages SAP S/4HANA Enterprise Management offre-t-il aux entreprises ?

• Planification souple : grâce à la nouvelle solution, vous pouvez modifier vos plans à tout moment. Auparavant, cette action demandait beaucoup de temps (jusqu’à cinq heures), mais dorénavant, vous pouvez l’effectuer sans devoir interrompre les opérations en cours. Si, tout à coup, des complications surviennent avec un fournisseur, vous pouvez modifier la commande sur-le-champ sans problème. Un gain de temps qui, finalement, garantit la satisfaction client.
• Simulation de processus logistiques : si le produit d’un client est en rupture de stock, les entreprises peuvent désormais simuler immédiatement diverses solutions pour décider de la meilleure marche à suivre. Jusqu’à présent, la planification de la production était généralement un job d’arrière-plan qui prenait plusieurs semaines. Chaque semaine, un nouveau plan était développé et implémenté. Avec SAP S/4HANA Enterprise Management et sa planification interactive, il est maintenant possible de procéder à des ajustements à tout moment. Ce progrès est très appréciable à la fois pour la gestion des stocks et la gestion de la chaîne logistique.
• Gestion des stocks en temps réel : au lieu de travailler uniquement avec des données de base et des tables de mouvement, nous avons grandement simplifié nos modèles de données en prenant de la distance avec une vingtaine de tables comportant des vues partielles et des historiques. De cette façon, un employé peut consulter des informations d’inventaire, lesquelles sont mises à jour chaque seconde, et réagir aux modifications plus rapidement qu’auparavant. Si les matières premières et les produits semi-finis sont supprimés, le système affichera immédiatement et exactement le nouveau stock disponible. Ajoutons, parmi les améliorations notables, que les clients peuvent réduire leurs stocks s’ils n’ont plus autant besoin de stocks de sécurité. Pour l’heure, les chiffres prévus et les chiffres réels sont encore bien éloignés. Mais SAP S/4HANA travaille à corriger ce problème.
• Valorisation flexible des articles : la nouvelle solution est plus flexible et présente plus de fonctions pour évaluer les pièces qui déterminent en fin de compte le prix d’un produit. De cette manière, l’évaluation du coût réel des articles peut être standardisée. Les clients ERP peuvent d’ores et déjà utiliser cette fonction, bien que cela puisse réduire les performances du logiciel et engendrer plus de travail dans un système normal. L’évaluation prend en compte les coûts des matières premières et le délai d’exécution des machines lors de la production. La solution est particulièrement intéressante pour les clients qui travaillent avec des marges réduites. Prenons l’exemple d’un client qui produit différents types de barres chocolatées et qui souhaiterait savoir quels sont les produits générant réellement un profit et quels sont ceux participant « juste » au chiffre d’affaires. De légères modifications des coûts de production peuvent provoquer une importante économie ou hausse des coûts.
• « Pré-clôture » : la solution actuelle pouvait déjà accélérer la clôture de l’exercice. Mais en incluant tous les secteurs d’activité dans SAP S/4HANA Enterprise Management, les livres comptables peuvent désormais être clos de manière définitive. Auparavant, ce processus prenait généralement plusieurs jours. La nouvelle solution permet d’obtenir un résultat immédiat à tout moment et aide les entreprises à mieux visualiser leurs performances actuelles. Cependant, une condition vient s’appliquer. Tout comme la solution actuelle est basée sur SAP S/4HANA, le système Central Finance doit être basé sur SAP S/4HANA. De plus, les clients utilisant des systèmes non SAP doivent exécuter une pré- clôture en temps réel avec Central Finance, qui rassemblera dans S/4HANA les données provenant des différents systèmes.

3. Plus spécifiquement, qu’est-ce qui devient plus simple grâce à cette nouvelle vague d’applications basées sur SAP S/4HANA ? Pourriez-vous nous donner quelques exemples ?

Citons déjà, parmi les gros avantages de SAP S/4HANA, sa nouvelle interface utilisateur (IU), qui affiche directement les informations les plus importantes dans des vignettes et évite aux utilisateur de devoir cliquer ça et là à répétition. SAP a récemment remporté, face à 4 000 concurrents, le prix Red Dot Design Award pour l’expérience utilisateur de SAP Fiori 2.0.

Les vidéos suivantes mettent en évidence les simplifications les plus importantes apportées par le nouveau design en prenant pour exemples des processus financiers précis.

Comptabilisation d’écriture au journal général 

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Ajouter des écritures n’a jamais été aussi simple. Résultats : 29 % de zones en moins à remplir, 43 % de changements d’écran en moins et 65 % d’onglets en moins pour les mêmes processus. Les autres processus présentent également des améliorations du même ordre.

Gestion de postes fournisseur : modifier paiements

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Proposition de paiement : entrer proposition de paiement

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Comptabilisation des encaissements : accepter factures

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Le centre de services partagés réalise généralement les tâches décrites dans les vidéos pour permettre des gains d’efficacité. Ainsi, nous pouvons réduire par deux le délai raisonnable pour l’enregistrement manuel d’un encaissement, ce qui rend les centres de services partagés beaucoup plus rentables.

4. Beaucoup d’utilisateurs prétendent que « Simple Logistics » est analogue à « Simple Finance ». Est-ce exact ?

Le mot « logistique » n’est pas un terme officiel chez SAP, mais son utilisation s’est en quelque sorte imposée avec le temps. De nos jours, la « logistique » fait souvent référence au service du transport dans un secteur d’activité. Ce que nous voulons désigner par « logistique », cependant, n’est pas le transport des produits, mais le transport de la gestion et de la valorisation des stocks dans leur intégralité, ainsi que les processus opérationnels intrinsèquement liés, tels que l’achat, la vente et la production. C’est la raison pour laquelle nous nommons les sous-secteurs de SAP S/4HANA suivant leurs secteurs d’activités : SAP S/4HANA Finance, SAP S/4HANA Sales, SAP S/4HANA Supply Chain, etc.

5. Comment les processus opérationnels ont-ils évolué ? Qu’est-ce qui changera au niveau des processus de planification des besoins en articles ? Quelles sont les interactions entre SAP Integrated Business Planning et SAP Advanced Planning and Optimization ?

Les processus en eux-mêmes ne seront pas modifiés pour l’heure. Idem pour la planification d’entreprise intégrée ou encore les éléments individuels de SAP Advanced Planning and Optimization. La planification des capacités et le contrôle de disponibilité globale (Global ATP) ne changeront pas non plus. En revanche, nous optimiserons les processus, en mettant par exemple les algorithmes de planification servant au contrôle de disponibilité globale en mode natif sur la plateforme SAP HANA. En améliorant ainsi les performances de la plateforme, les calculs d’inventaire en temps réel seront plus précis. Les processus seront par ailleurs mieux intégrés. Jusque là, les clients SAP avaient besoin d’un système APO complet pour leur planification des capacités. Cela signifie que l’intégralité des données de base et des données de transition sur le système ERP devait être dupliquée. Aujourd’hui, nous intégrons des éléments tels que la planification des capacités, les contrôles de disponibilité globale et la gestion des transports sur SAP S/4HANA Enterprise Management (ce que l’on appelle « déploiement intégré »). Les avantages ? Moins de données doivent être dupliquées, tandis que les éléments de planification peuvent être directement intégrés aux processus ERP. Intégrer la planification des capacités à la planification des besoins en articles donne la possibilité d’afficher sur un même écran à la fois les besoins en articles et en capacités. Nous implémenterons ces nouvelles fonctionnalités au fur à mesure désormais.

6. Quelles sont les principales différences entre un ERP traditionnel et SAP S/4HANA ?

L’un des atouts majeurs, c’est qu’il est possible d’accéder en temps réel à toutes les données avec le système ERP. L’autre atout réside dans le côté souple des processus ERP traditionnels. Le système est capable de réagir par lui-même aux « interférences extérieures ». Les modifications apportées au stockage peuvent être identifiées immédiatement et corrigées via une nouvelle planification. De plus, la nouvelle expérience utilisateur expose les principales étapes à suivre avec une interface entièrement basée sur les rôles. Le quatrième atout, c’est que la solution est disponible à la fois sur le Cloud et sur site, ce qui permet ainsi des cycles d’innovation courts.

7. Existe-t-il des cas d’utilisation de SAP S/4HANA ?

Plus de 1 300 clients SAP à travers le monde utilisent déjà SAP S/4HANA. Vingt clients et partenaires pilote ont suivi le processus de validation client avec SAP pour la nouvelle version SAP S/4HANA Enterprise Management. Figuraient parmi eux d’importants représentants des secteurs de la fabrication, de l’administration et des services financiers.

8. Où les clients peuvent-ils se renseigner sur les nouveaux développements ?

• Des descriptions détaillées des fonctionnalités sont disponibles sur le SAP Help Portal pour ceux qui sont intéressés.
• Des informations sur les versions d’essai, les cas d’utilisation et les scénarios applicatifs sont disponibles sur com/s4hana.
• Des « Cookbooks» présents sur SAP Community Network traitent des récentes versions de SAP S/4HANA et sont disponibles sous Specialist Discussions about SAP S/4HANA.
• Les clients et particuliers intéressés peuvent trouver des informations plus spécialisées concernant des secteurs d’activité, des branches commerciales et des technologies en particulier, comme ils peuvent effectuer des recherches sur les innovations de SAP S/4HANA avec SAP Solution Explorer.
• Les clients peuvent recevoir des informations spécialisées sur les solutions de SAP dans SAP Service Marketplace.
• Des formations MOOC sont proposées sur la plateforme openSAP pour tout apprendre sur les solutions et obtenir une certification pour SAP S/4HANA.

9. SAP S/4HANA est dorénavant « complet ». Est-il préférable d’implémenter SAP S/4HANA en une seule fois ou étape par étape ?

Les deux options sont possibles. Les clients peuvent mettre à niveau leur version actuelle en une seule fois ou étape par étape. Tout dépend du scénario client en question et de la complexité des applications actuelles. SAP et ses partenaires aident les clients à prendre la meilleure décision lorsqu’il s’agit de passer à SAP S/4HANA et planifient le processus au détail près.

10. Est-ce que les partenaires et les prestataires de services de SAP connaissent déjà la nouvelle solution ?

En préparation à la première grande version de SAP S/4HANA, 1 600 partenaires de SAP à travers le monde ont pris part à des formations sur la nouvelle solution. Notre écosystème est prêt. Nos partenaires avaient également implémenté la plupart des solutions SAP S/4HANA par le passé. Ils apprenaient déjà à utiliser les solutions améliorées pendant que celles-ci étaient encore en train d’être mises à jour.

11. Certains de nos clients entretiennent des relations durables avec des partenaires de sous-traitance qui exécutent et soutiennent les produits SAP. Les prestataires de services doivent-ils également prendre le soin de passer à SAP S/4HANA ?

Bien sûr, il est possible pour un partenaire de sous-traitance de prendre en charge SAP S/4HANA. Le partenaire de sous-traitance s’occupe alors des aspects techniques de la transition. Dans ce cas, cependant, les clients auront peut-être pour obligation de prendre en charge les aspects applicatifs eux-mêmes. Tout dépend du contrat passé entre le client et le prestataire de services. La plupart de ces partenaires de sous-traitance sont également des partenaires d’implémentation de SAP, c’est-à-dire qu’ils peuvent aussi, techniquement parlant, prendre en charge les aspects applicatifs pour le client.

12. Certains clients ont déboursé beaucoup d’argent en vue de personnaliser leurs systèmes ERP. Peuvent-ils conserver leurs options individuelles ?

Dans la majeure partie des cas, les extensions peuvent être conservées : elles sont compatibles avec les versions antérieures. Les tables qui ne sont plus prises en charge mais que le client souhaite néanmoins utiliser demeurent disponibles dans un formulaire dynamique tel que la Vue SAP HANA. Ainsi, les clients peuvent continuer d’utiliser les extensions de leurs systèmes ERP dans un contexte SAP S/4HANA. Bien sûr, vous pouvez également optimiser vos extensions pour parvenir aux mêmes améliorations que nous avons apportées dans SAP S/4HANA. Des outils peuvent vous aider à le faire, notamment SAP Code Inspector. SAP Code Inspector analyse les actuels développements en interne et soumet des propositions d’optimisation basées sur les systèmes actuels.

13. Certains clients exécutent des centaines de systèmes qui sont intégrés à leur logiciel SAP. Combien d’efforts seront nécessaires pour les reconnecter et combien de temps cela prendra-t-il ? Des tests préalables ont-ils été effectués pour les systèmes non SAP ?

Il n’y a rien à craindre à cet égard. Les interfaces d’application utilisées pour connecter les systèmes non SAP sont globalement restées identiques pour SAP S/4HANA jusqu’à présent. En d’autres termes, les reçus et les factures continueront leurs va-et-vient comme auparavant. Il sera peut-être nécessaire de créer une interface d’application spécifique là où nous avons effectué d’amples modifications en matière de processus de gestion. Je dirais qu’en moyenne, 4/5 des interfaces peuvent être utilisées comme précédemment, sans recours à quelque modification.

14. Combien coûtent les solutions sur site et dans le Cloud ? 

Les solutions dans le Cloud requièrent généralement un abonnement. Certains éléments de coûts, tels que la gestion des applications, l’infrastructure et l’utilisation du logiciel, sont compris dans cet abonnement. Cependant, les clients peuvent également continuer d’utiliser leur licence sur site pour SAP S/4HANA. Aussi, la base de données SAP HANA est soumise à une licence, tout comme les autres bases de données.

15. En restant réaliste, combien de temps prend la conversion ?

Pour 75 % de nos clients, passer à SAP Business Suite optimisé par SAP HANA leur a pris moins de six mois. De là, passer à SAP S/4HANA Finance s’est fait en un éclair. Il est même possible de passer de SAP ECC 6.0 à SAP S/4HANA en une seule opération. Selon nos estimations, le passage à SAP /4HANA prendra environ autant de temps que la mise à jour d’un gros package d’extension. Sachant cela, chaque entreprise peut considérer si le changement sera facile ou compliqué selon la complexité de leur application.

Publié la première fois sur NEWS SAP

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