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Comment tirer le meilleur parti de SAP S/4HANA

27/09/16 par Bertille Laudoux 42

Nombreuses sont les entreprises qui planifient leur passage à SAP S/4HANA sous la forme d’une conversion de système. Mais si vous souhaitez exploiter le potentiel innovant de cette suite, il peut être sage d’envisager plutôt une nouvelle implémentation ou, si vous possédez une infrastructure système avec plusieurs systèmes ERP, une transformation d’infrastructure.

Les entreprises qui travaillent déjà avec SAP ERP 6.0 (à partir du package d’extension 0) choisissent souvent la conversion de système comme méthode de transition vers SAP S/4HANA. Les raisons de cette décision sont évidentes : si vous avez déjà investi dans une solution SAP, vous souhaitez continuer à exploiter les investissements que vous avez réalisés.

Toutefois, le passage à SAP S/4HANA est toujours bien plus qu’un projet ponctuel ou qu’une simple migration vers une nouvelle base de données. Il affecte forcément l’infrastructure système informatique dans son ensemble. C’est pourquoi, dans ce processus, il faut toujours garder à l’esprit l’architecture cible SAP optimale : celle qui réduira la complexité et simplifiera les processus. Dans ce contexte, les résultats d’une analyse peuvent vous suggérer d’opter pour une autre approche de transformation, c’est-à-dire une nouvelle implémentation ou une transformation d’infrastructure.

Conversion ou nouvelle implémentation ?

Alors qu’une nouvelle implémentation implique la configuration d’un système complètement nouveau, une transformation d’infrastructure offre l’opportunité d’opérer une conversion à partir d’un système existant. Dans le second cas, l’infrastructure SAP ERP est réduite étape par étape au fil d’un transfert de données sélectif et le périmètre du logiciel SAP S/4HANA est étendu selon les besoins.

En général, les organisations informatiques connaissent bien les deux options, même si elles ont émis des réserves à leur égard par le passé. Lors des nouvelles implémentations, les configurations, les extensions et les données ne sont pas automatiquement conservées, en dépit de l’utilisation d’outils de migration et de montée de version SAP, ce qui est pourtant possible dans le cas de conversions de système ou de montées de version. De nos jours, les transformations d’infrastructure nécessitent souvent elles aussi une nouvelle implémentation, même lorsqu’une conversion de système est possible en théorie, soit parce que les processus mappés dans les systèmes ERP sont différents, soit parce que les systèmes ERP actuels n’offrent pas une base satisfaisante pour amorcer un nouveau départ avec SAP S/4HANA.

Cependant, même si les deux approches de projet invitent à repartir de zéro, ce qui peut conduire à la perte des investissements engagés, l’option de la transformation d’infrastructure est judicieuse dans de nombreux cas pour les clients visant le long terme. En effet, une entreprise peut gagner en valeur ajoutée grâce à SAP S/4HANA uniquement si ses processus tirent parti des possibilités techniques offertes par le logiciel SAP S/4HANA et si les données dans le système, en particulier les données de référence, reflètent la situation actuelle de l’entreprise. Si la transformation vers la suite SAP S/4HANA est considérée comme un simple changement technique, le potentiel innovant de SAP S/4HANA ne sera pas exploité. Il devient alors difficile de procéder à un ajustement des processus étape par étape, puis à une purge de la base des données, car cette transformation est vue comme une option et non comme une étape à part entière du projet.

Finalement, cette décision doit être fondée sur une analyse qui compare la durée, la complexité, les efforts à déployer et les avantages d’une conversion de système, par rapport à une nouvelle implémentation.

Nouvelle implémentation dans le Cloud

Si la décision penche pour la transition par le biais d’une nouvelle implémentation (par exemple, s’il n’existe qu’un seul système dans l’infrastructure), il est préférable de considérer SAP S/4HANA Cloud comme une option. Le type et le périmètre des processus dans ce modèle opérationnel ne sont pas exactement les mêmes qu’avec une version sur site et davantage de fonctionnalités sont ajoutées chaque trimestre. En principe, les extensions individuelles sont possibles. Cependant, l’option Cloud public est spécialement adaptée aux organisations qui donnent la priorité à la normalisation.

Option : nouvelle implémentation

Nouvelle implémentation : quand et pourquoi ?

Une nouvelle implémentation est plus judicieuse dans les scénarios suivants :

  • Les entreprises ont des coûts d’exploitation élevés en cours ou des processus de bout en bout complexes, avec une adhésion des clients faible.
  • L’infrastructure système inclut de nombreux développements personnalisés qui ont été enrichis au fil des années et n’ont plus une utilisation clairement définie, notamment si les fonctionnalités ont été transférées vers SAP R/3 lors du remplacement des systèmes existants. (Réduire le nombre de ces développements est presque impossible et d’un point de vue commercial, ne génèrerait aucune valeur ajoutée.)
  • Les processus établis ne sont plus adaptés à la structure de l’entreprise : si une organisation présente sur le territoire local a étendu ses activités à l’international par exemple.
  • Les données provenant d’une unité dans la structure organisationnelle ne reflètent plus les besoins actuels au vu du nombre de périmètres analytiques, de sociétés ou de hiérarchies.

Nouvelle implémentation étape par étape

Étape 1 : installation de la suite SAP-S/4HANA en local ou sur le Cloud en ayant recours aux meilleures pratiques qui font partie du principe d’adoption de l’innovation SAP Activate

Étape 2 : évaluation simultanée des processus réels et des extensions

Étape 3 : lancement d’une analyse concordance/écart pour déterminer les processus déjà adaptés et ceux à ajuster. L’équipe informatique doit ensuite entreprendre les ajustements nécessaires sur la base de l’évaluation et atteindre 80 % des objectifs fixés.

Étape 4 : transfert des données du système SAP ERP à l’aide du cockpit de migration de SAP S/4HANA par exemple

Objectifs

La nouvelle implémentation vise à simplifier les processus et éventuellement à les modifier. Les utilisateurs travaillent avec SAP S/4HANA selon une méthode régie par les rôles, à l’aide de la barre de lancement SAP Fiori avec les applications SAP Fiori et les transactions SAP habituelles. D’un point de vue commercial, la configuration de nouveaux processus et la redéfinition des processus existants vont de pair et sont conformes aux besoins.

Pour la transformation vers SAP S/4HANA, la nouvelle implémentation offre un autre avantage clé, lequel réside dans la conception des processus : sur le plan de la réduction de la complexité par exemple, elle permet la création d’analyses opérationnelles sans utiliser un entrepôt de données.

Les extensions plus complexes ne sont plus implémentées dans SAP S/4HANA directement, mais sont réalisées, à la place, sur la base de SAP HANA Cloud Platform. Les objectifs de la transition sont les suivants : faciliter la mise à niveau du système, simplifier la transition vers la nouvelle version de SAP S/4HANA et optimiser les extensions hors du système SAP S/4HANA en accélérant leur cycle d’innovation (sur la base du concept de « l’informatique à deux vitesses »).

Option : transformation d’infrastructure

Transformation d’infrastructure : quand et pourquoi ?

Contrairement à une nouvelle implémentation, une transformation d’infrastructure est plus pertinente si, par exemple, il est nécessaire de procéder à une restructuration complète mais il est inutile de déployer un nombre indéfini de systèmes SAP pour couvrir les secteurs d’activité ou les régions d’une même entreprise. Les entreprises qui sont dans cette situation présentent généralement les caractéristiques suivantes :

  • Elles ont des coûts d’exploitation élevés
  • Elles manquent de visibilité sur leurs données en temps réel
  • Elles doivent apporter des modifications aux processus dans un certain nombre de systèmes, ce qui réduit la vitesse et la flexibilité du développement ultérieur du système et cause des difficultés lors de la transformation numérique, alors qu’il est nécessaire d’ajuster les processus pour des cycles toujours plus courts

Transformation d’infrastructure étape par étape

Étape 1 : décision concernant la base de la transformation d’infrastructure (nouvelle implémentation ou conversion de système)

Étape 2 : analyse pour confirmer l’ordre dans lequel les systèmes SAP ERP peuvent être remplacés

Étape 3 : (facultative) première réalisation d’une vue inter-système dans le domaine des finances. En déployant Central Finance dans la suite SAP S/4HANA, il est possible de consulter toutes les données financières en temps réel.

Étape 4 : extension du système via la configuration complète de SAP S/4HANA et le transfert des données étape par étape à partir des autres systèmes ERP

Une transformation d’infrastructure aboutit ainsi à la consolidation significative de cette infrastructure système et à des processus uniformes dans l’ensemble de l’entreprise. Si tel est votre objectif, l’option de transformation d’infrastructure est le chemin à suivre pour parvenir à SAP S/4HANA.

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