En migrant de SAP Financial Consolidation 7.5 sous Oracle à la version 10.0 sous SAP HANA en cloud privé hébergé, Rexel réduit la facture et passe à l’ère du In-Memory. Pari réussi avec un ROI de moins d’un an, et un pas de géant vers une transformation digitale agile.
Acteur mondial majeur de la distribution professionnelle de produits et de services pour le monde de l’énergie, Rexel affiche un chiffre d’affaires de 13,16 milliards d’euros en 2016, pour 27 000 salariés employés dans 32 pays. Ces chiffres illustrent clairement le besoin et l’importance stratégique d’une consolidation financière mondiale irréprochable.
L’obsolescence transformée en opportunité de gains
Fin 2014, Rexel utilisait l’application de consolidation financière SAP Financial Consolidation en version 7.5 sous une base de données Oracle. Cette application était hébergée chez Atos, Rexel étant propriétaire des serveurs et autres équipements.
« Nous savions que la version de notre logiciel ne serait plus maintenue sous la même forme fin 2015, et notre contrat avec Atos arrivait à échéance également fin 2015 », précise Diego Algarra, Head of Reporting and Consolidation System chez Rexel.
L’entreprise décide donc de mener une étude sur les coûts de la solution et d’établir des comparaisons pour la faire évoluer. Elle décide alors d’optimiser sa plate-forme en optant pour un cloud privé externalisé, via un contrat “full Opex” (uniquement en frais de fonctionnement, sans achat de matériel) et en payant l’application et la plate-forme à l’usage via un contrat annuel et flexible. Le contrat se porte sur un peu plus de 400 utilisateurs, pour près de 100 sociétés réparties sur 30 pays.
SAP HANA : Pari gagnant d’une technologie prometteuse
En octobre 2014, un appel d’offres est donc lancé pour faire évoluer la solution vers SAP Financial Consolidation en version 10.0, migrer la base Oracle vers Microsoft SQL Server ou SAP HANA en mode SaaS. « La montée en version nous semblait une bonne occasion pour changer d’infrastructure afin d’optimiser les coûts, » résume Diego Algarra. « Sur 7 cabinets de consultants contactés, seuls cinq d’entre eux ont répondu. Au final, deux offres seront étudiées : SAP avec un cloud privé hébergé SAP HANA Enterprise Cloud (HEC) et un autre éditeur proposant la solution sous SQL Server en mode SaaS. Ces deux propositions répondaient aux attentes de réduction de budget de 35 % par rapport à la solution existante en production. Toutefois, nous avons opté pour SAP HANA, avec une promesse technologique plus moderne et beaucoup plus performante, grâce au In-Memory. »
Le projet démarre en février 2015, avec SAP Consulting, et porte sur le même périmètre fonctionnel que la solution existante. Les équipes devront migrer les données d’Oracle vers SAP HANA, installer l’infrastructure matérielle et logicielle sous SAP HEC, et déployer SAP Financial Consolidation migrée en 10.0. « Rexel a été la première entreprise à avoir installé SAP FC sur HEC dans le monde, » rappelle fièrement le responsable du projet. « Dans le cadre du partenariat entre SAP et IBM, ce dernier a été retenu pour héberger notre cloud privé. »
Rexel souhaite que cette transition reste totalement transparente pour ses employés, qui ne constateront qu’une légère différence dans la connexion, et dans l’augmentation des performances.
Le projet se déroule sans incident, malgré l’approche pionnière. Et le 29 août 2015, la mise en production est effectuée simultanément pour tous les pays. « Le retour des utilisateurs est très positif : tout s’est bien passé, et les performances sont bien meilleures, » se souvient Diego Algarra. « Ainsi, les temps de traitements qui pouvaient prendre jusqu’à 10 minutes pour certains rapports ont été divisés par trois. Par ailleurs, grâce au In-Memory, la restitution des données s’avère 20 à 30 fois plus rapide avec les mêmes fonctionnalités. »
Lorsqu’un projet est mené à iso fonctionnalités, les besoins en formation sont limités. C’est pourquoi seule une documentation sur des évolutions de la version de l’application a été envoyée à tous les utilisateurs.
6 mois pour amorcer une transformation numérique majeure
Dans un avenir proche, Rexel étudie la possibilité de passer à l’interface Web grâce aux capacités HTML 5 de la solution. Nous avons mis en production la nouvelle interphase fin 2016, avec la montée de version en 10.1 SP04.
Le retour sur investissement sera inférieur à 12 mois, avec une économie des coûts de production d’environ 35 %. Par ailleurs, la formule en coûts de fonctionnement (Opex) est beaucoup plus flexible que la solution précédente qui imposait des contrats de cinq ans avec de fortes pénalités de sortie. Et surtout, la solution ainsi installée peut-être beaucoup plus simplement adaptée et transformée. Une caractéristique essentielle à l’heure de la transformation digitale. Outre ces économies, les performances sont bien au rendez-vous, apportant un confort d’utilisation appréciée par tous.
« Ce projet est devenu un exemple de migration vers le Cloud dans le Groupe Rexel, aussi bien sur le plan financier que pour le respect des attentes des utilisateurs. Et ce pour tous les pays, » rapporte fièrement Diego Algarra. « Le trophée d’Argent de la catégorie Fast Delivery que nous avons reçu lors des SAP Quality Awards 2016 apporte une reconnaissance au travail accompli par nos équipes, et une fierté de communiquer ce résultat en interne. Et cela vaut non seulement pour mon équipe, mais également pour la DSI, dont le travail est valorisé et mis en avant dans tout le groupe. Il consacre également l’esprit d’équipe qui a animé ce projet entre la DSI et la direction financière (via l’équipe du contrôle financier) qui jouissent maintenant de la réputation d’aller au bout des projets. »
Après six mois de projet pour une migration majeure (et transparente pour les utilisateurs) réussie, Diego Algarra a tiré plusieurs enseignements qu’il partage modestement, mais avec conviction : « Afin d’éviter les interminables discussions ultérieures, mieux vaut bien étudier les licences et les coûts en mode SaaS, et déterminer exactement qui fait quoi dans le contrat. Choisissant une solution clé en main, cela s’est révélé assez simple pour nous. Nous appréhendions l’utilisation sous SAP HANA, technologiquement en avance, mais différente de ce que nous connaissions. Finalement, si la technologie sous-jacente diffère, le mode de fonctionnement reste identique. C’est pourquoi la migration depuis Oracle vers SAP HANA s’est avérée finalement la partie la plus simple du projet. Et à l’époque, nous étions des pionniers ! Je pense qu’aujourd’hui, cela ira encore plus vite. Le label SAP est rassurant, et ses équipes ont été très efficaces pour nous accompagner. A ce sujet, je tiens à remercier tout particulièrement l’équipe Qualité SAP qui nous a suivis tout au long du projet et a largement contribué à ce succès. Aujourd’hui, je ne choisirais pas une autre base de données que SAP HANA ! ».
Diego Algarra | Head of Reporting and Consolidation System chez Rexel
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