Après la radiographie de son RH et l’optimisation de ses processus au niveau mondial, le groupe Guerbet choisit SAP SuccessFactors pour harmoniser la gestion de ses 2700 employés dans le monde. Et bien plus encore.
Guerbet est une entreprise pharmaceutique française créée en 1926. Ce groupe pharmaceutique, coté en bourse et implanté dans plus de 80 pays à travers un réseau de filiales et d’agents, est totalement spécialisé dans l’imagerie médicale. Sa gamme comprend des produits de contraste pour l’imagerie Rayons X, pour l’IRM et pour la radiologie interventionnelle, ainsi qu’une gamme d’injecteurs et de dispositifs médicaux associés, pour améliorer le pronostic et la qualité de vie des patients dans les pathologies cardiovasculaires, les cancers, les maladies neurologiques. Ses 2700 employés ont généré un chiffre d’affaires de 775,8 millions d’euros en 2016.
Un enjeu stratégique international majeur
Guerbet annonce en 2015 l’acquisition définitive de l’activité ‘produits de contraste et systèmes d’injection’ de Mallinckrodt (CMDS). Avec cette opération, essentielle dans sa stratégie de conquête, le groupe donne naissance à un leader de l’imagerie médicale. Avec cette acquisition, il atteindra une taille critique sur chaque segment et zone géographique avec l’ambition d’intégrer le top 3 mondial.
Le projet SIRH du groupe Guerbet a été le premier projet de déploiement mondial d’une application, disponible dans 7 langues.
Face à la diversité des business processus RH et des référentiels disponibles, le groupe entame, dès janvier 2016, une démarche globale et structurée pour harmoniser ses processus, en cohérence avec la politique RH du Groupe et en impliquant le réseau des Responsables Ressources Humaines des entités Guerbet comme des entités nouvellement acquises. Le groupe comptait de nombreux référentiels RH hétérogènes, comme ceux des familles d’emploi, et d’autres à construire comme les référentiels liés à l’organisation monde. « Des référentiels communs s’imposaient afin d’assurer la fiabilité et la cohérence des informations, » précise Vivian Munier, Head of compensation & benefits, HRIS. « Il s’agissait là d’un préalable fondamental et évident au choix et à l’implémentation de la solution. Pour ce faire, nous avons impliqué les Responsables Ressources Humaines (RRH) afin de constituer une véritable communauté RH, mobilisée sur la révision de nos référentiels RH et des processus métiers tels que la revue de la performance ou encore les augmentations individuelles, » explique Vivian Munier qui a piloté le projet. Six mois plus tard, la mise en œuvre d’un SIRH avait pour objectif principal de structurer et d’héberger ces processus. « Déployer un SIRH n’était pas une fin en soi, mais un moyen, pour Guerbet, d’intégrer dans un Système d’Information les nouveaux processus d’une politique RH se structurant à la suite de l’acquisition » ajoute Vivian Munier.
Le choix de SAP SuccessFactors, une solution éprouvée et adaptée à Guerbet
Sur la base d’un cahier des charges décrivant notamment les nouveaux business process, plusieurs éditeurs ont été consultés, leurs solutions SIRH évaluées, et leurs propositions comparées.
« Après l’évaluation par les RRH, les équipes techniques et l’équipe projet, sur la base de rigoureuses Proof of Concept, nous avons établi une short-list comprenant Oracle, Talentsoft, Workday, Cornerstone et SAP SuccessFactors, » rapporte Vivian Munier. « Fin juin 2016, nous avons retenu SAP SuccessFactors. Le travail réalisé en amont sur les processus, avec l’accompagnement décisif du cabinet Act-On, a guidé le choix de cette solution. Le choix d’ARAGO Consulting a été décisif, grâce à l’expertise et l’expérience de ses équipes sur SuccessFactors, leur écoute et leur réactivité tout au long du projet ». Dès le début du projet, une relation de confiance a animé le partenariat entre les différentes parties prenantes.
Un déploiement mondial rondement mené
Le Core-HR et la Gestion des performances (entretiens individuels, objectifs…) sont déployés le 11 février 2017, suivis par les modules Compensation le 22 février, conformément au planning initial et cela afin de lancer les campagnes monde de revue des salaires et de fixation des objectifs des managers du Groupe. Plus de 300 managers ont participé. L’enjeu du Core-HR était de proposer des données fiables, organisées autour de référentiels communs. Ce fut chose faite, avec un nombre très faible d’anomalies remontées par les utilisateurs, qui se sont très vite approprié leur nouvel outil.
Le module recrutement a été déployé en mai. Moins de 3 mois après le lancement, près de 80 % des salariés du Groupe s’étaient connectés à leur outil, qu’ils avaient d’ailleurs choisi d’appeler MyHR, à la suite d’un sondage en ligne conduit avant le lancement, en janvier 2017. Le déploiement d’autres modules, comme le recrutement et la gestion des talents a été planifié pour juin 2017.
Le métier au cœur d’une organisation collaborative
Mis en œuvre par les métiers en étroite collaboration avec l’informatique, MyRH n’avait de sens que si les salariés se l’appropriaient.
Ainsi, et afin de favoriser l’adoption de cette nouvelle application par tous les employés, le groupe Guerbet a lancé plus de 50 sessions de formation à travers le monde, de décembre 2016 à février 2017, d’abord axées sur les nouveaux processus puis sur l’application MyHR. Ces formations étaient animées par les RRH, impliqués notamment dans la phase de test, et l’équipe projet aidée du cabinet Act-On. Des supports utilisateurs, des guides vidéo et des FAQ MyHR sont disponibles sur l’intranet du Groupe. « La conduite du changement a été une préoccupation permanente de l’équipe projet » précise Vivian Munier.
Bien loin des débats sur le “Shadow IT” (choix de solutions informatiques en écartant la DSI), la collaboration intelligente des équipes chez Guerbet a permis d’assurer la cohérence du projet avec le système d’information existant, et de réaliser des économies substantielles au bénéfice de tous. « Seul le tiers du budget initial planifié pour l’intervention en régie, qui concernait principalement les interfaces paie, a été réellement dépensé, grâce à une excellente collaboration entre nos équipes informatiques et l’intégrateur ARAGO Consulting » ajoute Vivian Munier.
Vivian Munier analyse les bénéfices immédiats du nouveau SIRH : « La DRH est plus que jamais en position d’accompagner la stratégie de l’entreprise, avec un pilotage précis de la masse salariale et un suivi instantané de ses effectifs. Par exemple, les budgets d’augmentations individuelles sont intégrés dans le module « Compensation » du SIRH, pour permettre au groupe de sécuriser ces budgets au niveau monde. L’outil est également décisif pour optimiser le Management des Talents et le Recrutement qui sont des enjeux fondamentaux».
« La recette d’une implémentation et d’un déploiement réussis, c’est-à-dire conformes au planning, au budget et caractérisés par l’adoption par les utilisateurs de l’outil sont évidentes : le choix d’un outil agile et adapté aux processus métiers, l’implication et la coopération des parties prenantes, et notamment les équipes RH et IT, et l’accompagnement des utilisateurs » résume Vivian Munier qui remercie également le cabinet Act-On de leur accompagnement expert tout au long du projet et l’intégrateur ARAGO Consulting qui a fortement contribué à faire de ce projet une réussite.
