Pour migrer son ERP SAP, le spécialiste français du surgelé a adopté SAP HANA, bénéficiant de performances surmultipliées, de plus de disponibilité/sécurité, et d’une maintenance fortement simplifiée. Un projet impliquant fortement tous les métiers de l’entreprise, qui a remporté l’Or dans le cadre des SAP Quality Awards.
L’enseigne au petit flocon, créée par Raymond Picard en 1906 pour livrer des pains de glace, distribue aujourd’hui 1100 références de produits dans près de 1000 magasins en France (dont une petite partie en franchise) pour un chiffre d’affaires de 1,4 milliard d’euros.
Récompensée lors des SAP Quality Awards 2016, l’entreprise Picard a reçu le Trophée Or dans la catégorie Business Transformation pour la mise en œuvre de l’ERP SAP Business Suite ERP et de SAP BW (Business Warehouse) sous HANA, accompagnée ici par l’intégrateur PM conseil.
Le client au centre de tout le dispositif.
« Chez Picard, nous souhaitons que les innovations apportées par l’informatique, et grâce à SAP HANA désormais, soient réellement perceptibles en magasin et contribuent à améliorer notre image de modernité et de praticité. L’objectif consiste à apporter une réelle valeur ajoutée à la fois au client pour faire ses courses, et au vendeur pour optimiser son travail, » annonce Hervé Guehl, Directeur du Système d’information chez Picard.
Ainsi, disposer des données en temps réel répond à une attente forte dans la gestion du point de vente. L’employé peut à la fois saisir ses informations, et vérifier la cohérence avec ce qu’il y a dans les bacs ou en réserve. Pour le client, il dispose d’une application qui lui propose des conseils et des recettes, en y associant les produits qu’il trouvera dans son magasin.
« Nos vendeurs doivent gérer les rayons et le stock, tenir la caisse, mais surtout conseiller le client et rester au maximum à sa disposition. D’où l’importance pour nous de lui proposer une application rapide, affichant des données en temps réel, et lui faisant gagner du temps afin d’augmenter sa disponibilité pour le client, » précise Hervé Guehl.
Chez Picard, les points de vente disposent le plus souvent de très petites surfaces de stock, ce qui entraîne beaucoup de livraison, et donc une organisation précise, quasiment en “flux tendus”.
Améliorer l’application et intégrer la mobilité
Mi 2014, l’entreprise et sa direction informatique souhaitaient répondre à plusieurs problématiques. À l’époque, les 1000 magasins et leurs commandes sont gérés dans SAP, sur une plate-forme technologique spécifique (Oracle) montrant quelques problèmes de performances. « La version de la plate-forme se montrait limitée, et les versions suivantes ne nous ont pas convaincus, » assure le DSI.
Par ailleurs, l’enseigne devait répondre à une demande de développer la mobilité en magasin, via des tablettes pour gérer la réception de marchandise intégrant le pointage par lecture des codes-barres des colis, avant installation en rayon. « Un gain en productivité permettant de renforcer la présence des employés en magasin, » souligne encore Hervé Guehl.
Picard choisit SAP HANA
La plate-forme existante reste complexe, car plusieurs mécanismes de réplication cohabitent et ne contribuent pas vraiment à la stabilité du système. En parallèle de la migration, la plate-forme matérielle est également modernisée. La réflexion d’entreprise menée par les métiers et le comité d’exécution permettent de modifier les processus métiers (comme la proposition de commandes) pour favoriser l’intégration de la mobilité et simplifier les procédures informatiques en magasin.
« L’objectif principal consiste à déployer rapidement les produits en surface de vente, grâce à des interfaces simples pour la réception des commandes. Des exigences qui s’appliquent également aux sites Web et à l’application mobile que les clients utilisent pour être bien conseillés, » rapporte Hervé Guehl.
Début 2015, la société décide donc de migrer vers la base de données SAP HANA. Accompagnée par l’intégrateur PM conseil, la société Picard finalise le transfert de compétences HANA vers ses informaticiens en septembre 2015.
Puis la migration de l’ERP commence, avec un audit de code réalisé par l’intégrateur, qui assure également une mise en conformité avant la migration des données. L’opération s’effectue sans problème majeur, et des interfaces ergonomiques et interactives sont développées en parallèle sous l’environnement SAP Fiori. Les tests informatiques de l’application (ainsi que les itérations nécessaires) sont réalisés entre janvier et février 2016.
« En mars et avril 2016, nous avons mené les tests métiers avec des représentants de toute la chaîne “de la fourche à la fourchette” : fournisseurs, livreurs, approvisionnements, testeurs, responsables de magasin… pour ces derniers, des référents existent déjà pour chaque région. Et le 15 mai de la même année, nous avons profité de la Pentecôte, seul pont de trois jours, pour réaliser la bascule vers la nouvelle application, » se souvient le DSI.
Plus rapide et plus simple pour le même budget
Concernant la mobilité, cinq magasins pilotes sont déjà équipés, et les premiers ajustements des processus interviennent pour favoriser le travail de chacun et enrichir les applications.
Par ailleurs, la prise de commande est déjà sous Fiori aussi bien sur tablette que sur PC dans 25 magasins. « Processus le plus critique, cette prise de commande et son suivi seront déployés dans tous les magasins avant juin, en mobilité ou non. Nous comptons d’ailleurs déployer 300 iPad d’ici là, » confie le responsable informatique.
Le reporting, reposant sur un développement spécifique dans SAP, rencontrait des problèmes de performance. Le simple fait de passer sous HANA a suffi à accélérer les traitements jusqu’à cinq fois plus vite. Depuis, plus aucune plainte sur les performances !
« Avec SAP HANA, l’application, sa maintenance et son suivi sont eux aussi beaucoup plus simples. Par exemple, la réplication et la bascule en cas d’incident sont non seulement instantanées, mais également simples à réaliser. Ce que nous avons mesuré en effectuant des tests en grandeur nature. Un aspect rassurant, lorsqu’on sait l’état de stress et de pression que ressent chacun dans une situation de plan de reprise des opérations. Une nécessité également, car le peu de compétences sous HANA oblige à la simplicité, » rapporte le Hervé Guehl.
L’entreprise a relevé un autre défi de taille : elle a mené ce projet de transformation numérique avec un budget stable !
Une récompense qui donne des ailes pour les projets à venir
Pour un avenir proche, Picard réfléchit déjà à l’optimisation de la gestion des tickets de caisse sous SAP BW en lien avec la gestion des points de vente. Autre sujet de réflexion, l’optimisation de la gestion des “rolls” (ensemble de colis) dans le cadre des applications mobiles, mais aussi de l’inventaire en magasin. « Des projets pour lesquels nous étudions avec intérêt la technologie Fiori, que je considère comme une réelle plate-forme de développement favorisant la création d’applications de nouvelle génération, plus souples et plus fiables. Il nous faudra cependant renforcer nos compétences sur le sujet, » reconnait le manager. « En effet, nous réalisons 90 % de nos développements en interne souhaitant préserver notre autonomie informatique. »
Participant aux SAP Quality Awards 2016, la société Picard est lauréate du Trophée Or dans la catégorie Business Transformation. « Un prix qui récompense le travail des équipes métier et des équipes informatiques, très impliquées dans le projet. Nous avons d’ailleurs délivré un diplôme encadré (mentionnant le prix) à chaque personne ayant contribué au projet. Plus les équipes éloignées du métier (comme les responsables d’infrastructure informatique), plus la reconnaissance est utile et valorisante. Et cette mise en lumière se ressent dès la candidature dont sont informés tous les employés dans l’entreprise. Une démarche totalement alignée avec les valeurs qui font la fierté de notre personnel : des produits de qualité, une exigence professionnelle, est une marque reconnue, » conclut Hervé Guehl.
