Distributeur export dont la supply chain est totalement intégrée, le Groupe SAFO entame une nouvelle phase de sa croissance. Un développement qui a obligé la société à repenser ses Systèmes d’Information pour gagner en agilité.
Une stratégie renouvelée qui place les Systèmes d’Information (SI) comme levier concurrentiel. “Nous sommes sur des formats et des marchés matures, nous devons faire la différence par l’optimisation. La quantité, la qualité, la flexibilité et la rapidité de mise à disposition de l’information sont clefs dans nos métiers, à fortiori dans un contexte export. Nous avons renforcé l’équipe SI.” précise François Huyghues Despointes, Directeur général.
« L’IT aurait pu être un frein à notre développement, car le coût marginal et le délai imposé par l’informatique lors de l’ouverture de nouveaux magasins n’étaient pas compétitifs », se rappelle le nouveau DSI, Mohamed Karouia. Les systèmes de SAFO reposent alors sur des développements maison.
En décembre 2016 et janvier 2017, SAFO signe deux nouvelles ‘master franchises’. Le groupe, qui possède déjà un partenariat de ce type avec Carrefour, va ainsi pouvoir ouvrir ses propres magasins et accorder des licences de second niveau à des petits commerçants.
Les délais sont courts pour l’ouverture des deux premiers magasins Picard et Fnac: respectivement Juin et Août 2017.
Bousculer la méthodologie standard
« Soit nous modifions notre système existant pour tenir ces délais, soit nous sautions le pas pour aller directement vers une solution centralisée, capable d’accompagner notre croissance », résume Mohamed Karouia. Si SAFO penche rapidement pour la solution la plus ambitieuse, c’est que la chaîne de décision est courte et agile.
Au total, 9 éditeurs sont consultés. Le groupe de logistique évalue avant tout la capacité du couple éditeur / intégrateur à accompagner la transformation de ses métiers, la valeur de la solution et, évidemment, le délai sur lequel pouvait s’engager l’intégrateur. Avec, pour règle d’or, l’absence de développements spécifiques. « Etant donné les délais, nous ne pouvions pas travailler avec un éditeur d’ERP comme on l’aurait fait dans les années 90, et même 2000, reprend le DSI. Et ce constat valait aussi pour l’intégrateur qui devait être capable de bousculer sa méthodologie standard. » A ce jeu, c’est SAP, avec la solution S/4HANA 16.10, et l’intégrateur Beyond Technologies qui tirent leur épingle du jeu.
Zéro incident pour l’ouverture des magasins
Les deux partenaires proposent un concept de solutions packagées, pré-paramétrées en fonction de la nature des magasins à mettre sur pied. « Un peu comme on prépare des plans d’assortiment », illustre le DSI. Mais, pour ce dernier, c’est surtout la capacité de SAP à remettre en cause ses propres processus de licensing et de gestion de projets qui a convaincu le spécialiste du froid. Sans oublier l’engagement de Beyond Technologies à livrer la solution en trois mois.
Au début de l’été, la solution, déployée sur un Cloud privé, tient ses promesses. L’ouverture du magasin Picard s’effectue le 26 juin avec « zéro incident important en production », assure Mohamed Karouia. Et le 3 août avec la surface de vente Fnac : « on était prêts dès le 31 juillet, ce qui nous a permis de faire une nocturne d’ouverture », glisse le DSI. Pour qui la solution a permis d’atteindre les objectifs fixés, tant sur le coût marginal que son déploiement implique lors de l’ouverture d’un magasin qu’en termes de rapidité de déploiement : « on a ouvert le premier Picard en 53 jours, la première Fnac en 25 jours, j’ai bon espoir de diviser encore par deux la durée nécessaire à la prochaine ouverture d’un magasin », s’amuse le DSI. Une réussite saluée par l’attribution du Trophée Or des SAP Quality Award 2017 dans la catégorie Fast Delivery. « Ce prix vient récompenser nos équipes, leur travail et leurs efforts. Une récompense d’autant plus appréciée que l’entreprise s’est mobilisée à tous les niveaux pour mener ce projet tambour battant » reconnaît volontiers François Huyghues Despointes.
‘Daily Meetings’ en visioconférence
Pour ce dernier en effet, la réussite de ce sprint de 4 mois réside d’abord dans l’implication de la Direction générale de SAFO, sponsor du projet, ainsi que dans la rapidité des cycles de prise de décision. « Tous les jours, nous organisions un débriefing. Je m’étais engagé à ne prendre aucune décision en plus de 24 heures », raconte le DG dont les équipes sont réparties entre les Antilles, la Guyane, le Havre et Paris. La DSI a organisé des canaux de visioconférence pour créer un pont entre les continents. « Nous devions réinventer certains pans des méthodes agiles, pour l’adapter à ce contexte », ajoute Mohamed Karouia. C’est ainsi qu’ont été organisés des ‘Daily Meetings’ (terme issu de la méthodologie agile Scrum ou de Kanban) impliquant jusqu’à 6 plaques géographiques différentes.
Si SAFO a paré au plus pressé en déployant sa solution, il n’en a pas moins préparé l’avenir. L’ERP, qui a d’abord été positionné sur le périmètre des magasins, doit désormais s’étendre aux approvisionnements puis en 2018, à la finance. Surtout, après les galops d’essai avec Picard et la Fnac, la solution SAP S/4HANA doit prochainement se déployer sur les magasins Carrefour.
« La place des vendeurs n’est pas derrière un écran. L’utilisation des interfaces Fiori sur iPad, que nous utilisons déjà dans nos magasins Picard et Fnac, leur permet de valider rapidement une commande ou de consulter les stocks directement en rayon. » Une pratique que le DG aimerait bien généraliser.
Et SAFO réfléchit également à déporter des moyens de paiement sur les terminaux mobiles. « Nous n’avons pas acheté un logiciel pour informatiser des processus existants, nous cherchons un levier concurrentiel et un véritable partenariat », insiste François Huyghues Despointes.
