10 conseils pour analyser les frais et déplacements professionnels

Piloter ses budgets peut vite tourner au cauchemar si on ne dispose pas d’outils adaptés. Tableaux de bord créés sur Excel, parfois intégrés à des présentations PowerPoint plus ou moins digestes… La question du reporting est centrale pour assurer une bonne gestion des données. Mais au-delà de l’outil, quelles données analyser pour bien gérer les dépenses de voyage de l’entreprise ?  

Qu’il s’agisse d’un des 200 rapports standards disponibles dans Concur Travel & Expense ou d’un rapport sur mesure, adapté à des besoins spécifiques, le reporting est un outil puissant pour limiter la fraude et identifier des leviers de négociation ou les dépenses non conformes, par exemple. Zoom sur 8 rapports indispensables

#1 Connaître ses voyageurs pour optimiser leurs dépenses de voyage

À un niveau macro, il est toujours utile d’avoir une vue globale sur les dépenses financières engendrées par les déplacements professionnels. Une synthèse des types de frais, classés et filtrables par catégorie pour mesurer la répartition des frais de voyage, donne des tendances, aide à prendre des décisions et permet d’élaborer des comparaisons par secteurs, années ou services. Hôtels, frais de bouche, transports, frais annexes… ce reporting est incontournable pour les services achats et les managers afin d’optimiser les dépenses et mieux travailler avec vos fournisseurs.

#2 Réduire les risques de fraude

C’est l’obsession des entreprises : comment s’assurer qu’une note de frais soumise à remboursement soit effectivement liée à une activité professionnelle créatrice de valeur ? Comment éviter les erreurs de saisies, de montant, de date ou d’imputation lorsqu’on gère des dizaines ou des centaines de déplacements chaque mois ? SAP Concur est capable de détecter les doublons de dépenses selon des critères préétablis comme le montant, la date, le nom du fournisseur ou le nom des participants (comme dans le cadre d’un repas d’affaires par exemple, pour ne pas soumettre deux fois une demande de remboursement). Au final : deux fois plus de fraudes ou d’erreurs détectées par rapport à une vérification traditionnelle.

#3 Maîtriser les dépenses hors circuit

Pour rester maîtres de leurs dépenses de voyage, les entreprises incitent leurs employés à organiser leurs déplacements au sein d’interfaces particulières ou avec des partenaires privilégiés. Or, une étude de GBTA souligne que 63% des réservations d’hôtels sont réalisées en dehors des agences de voyages, de manière directe, en ligne sur des plateformes et sites divers. Cette tendance peut être difficile à inverser. Toutefois, le reporting est capable de regrouper et de consolider toutes les réservations réalisées, y compris celles faites sur des sites tiers. Les collaborateurs les plus vertueux et les plus respectueux de vos consignes de voyage sont alors identifiés. Et inversement.

#4 Mieux négocier avec vos fournisseurs

Trier les dépenses selon des grandes catégories, c’est bien. Les classer par type de fournisseur c’est encore mieux. Ce type de reporting permet de calculer un montant de dépenses correspondant à un prestataire en particulier, que ce soit une agence de voyages, une chaîne d’hôtels, un transporteur ou une gamme de restaurants : un excellent moyen de trouver des leviers de négociation efficaces, de gérer ses dépenses de manière responsable et de créer des relations d’affaires et de confiance sur le long terme avec vos partenaires de voyages.

#5 S’assurer de récupérer simplement la TVA

La gestion de la TVA des dépenses de voyage est complexe, particulièrement lorsqu’elles concernent des séjours à l’étranger. Comment savoir si toute la TVA récupérable l’est effectivement et être certain de ne rien oublier ? Afin de faciliter le travail des services comptables et financiers, SAP Concur prend en charge automatiquement cette gestion, quel que soit le type de dépense ou l’endroit où cette dépense est réalisée (en France ou à l’international). Un reporting automatique est établi chaque mois et récapitule globalement la TVA à récupérer sur les frais de voyage.

#6 Evaluer le coût d’un projet et son R.O.I.

Le calcul du retour sur investissement d’un projet nécessite une organisation bien structurée et un contrôle de gestion performant. Souvent, la prise en compte des notes de frais dans le calcul du R.O.I. nécessite des recherches, la comparaison de données issues de plusieurs outils et un contrôle qualité global de la démarche afin de ne pas biaiser les résultats. Pour pallier ces difficultés, SAP Concur intègre un code de projet relié à chaque note de frais. Grâce à cette communication sécurisée entre votre ERP et SAP Concur, les résultats obtenus se fondent sur des données exhaustives, d’une grande granularité et facilement exploitables dans le calcul du coût d’un projet.

#7 Optimiser la gestion de trésorerie

Bien gérer sa trésorerie, c’est mettre en place l’organisation qui permettra de jongler en temps réel entre entrées et sorties d’argent. Or, selon une étude de Forrester, plus de la moitié des responsables financiers estime cette tâche délicate à assurer. Un bon reporting peut suffire à faciliter l’anticipation des dépenses liées aux frais professionnels et à définir un calendrier des paiements aligné à la fois sur les enjeux stratégiques de l’entreprise et les attentes légitimes des salariés : une bonne pratique pour améliorer les prises de décisions et fluidifier les remboursements.

#8 Faire la chasse aux mauvaises pratiques

Le respect par les salariés de la politique de dépense de l’entreprise est un challenge permanent. Un salarié sur cinq présente à son entreprise un achat non conforme à sa politique au moins une fois par an : achat qui dépasse le plafond autorisé, qui n’entre pas dans la politique de remboursement ou dont la nécessité n’a pas été démontrée. Ces mauvaises pratiques sont autant de pertes de temps, d’argent et d’énergie, alors qu’une simple application peut prendre cette tâche en charge. Une réservation est effectuée à un prix supérieur au tarif négocié ? SAP Concur le détecte et notifie la personne concernée.