Comment Capgemini et Sanofi pilotent leurs frais et déplacements professionnels

Pour un grand groupe international aux nombreuses entités locales, le déploiement d’une solution de gestion des frais et déplacements professionnels peut représenter un défi. Quelle est la meilleure façon d’aborder de nombreuses problématiques telles que la gouvernance, l’intégration à des systèmes existants, la conduite du changement, la communication, la formation, le Core Model ou l’harmonisation de chaque pays ? Témoignages de Capgemini et de Sanofi.

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Pourquoi choisir un outil unique ?

Pour Capgemini, société de conseil et de services informatiques forte de 200 000 salariés répartis dans 40 pays, le passage a une solution de Travel & Expense unique était notamment un moyen de « favoriser l’expérience des employés pour les frais de déplacement et améliorer la gestion de la trésorerie ​ » témoigne Luc Bourguignon, Head of Finance Tools and Processes.

De son côté Sanofi, grand groupe de l’industrie pharmaceutique basé dans plus de 100 pays et comptant 110 000 employés, souhaitait harmoniser de bout en bout la gestion des frais de déplacement. « ​En utilisant une solution end-to-end performante, cela nous permettait de soutenir une politique globale, d’améliorer le pilotage et de gagner en confort d’utilisation pour les salariés​ », détaille Mathilde Zambetti, P2P Global Project Lead au sein de Sanofi Business Services.

Une solution taillée pour l’international

Face aux défis que présente une plateforme unique dans un environnement global, la solution proposée par SAP Concur s’est rapidement imposée à Capgemini. « ​Nous travaillions déjà avec Concur Travel & Expense dans plusieurs pays sur le plan local. Grâce aux templates déjà en place, le déploiement global a été facilité et rapide​ » confirme Luc Bourguignon.

Chez Sanofi, la solidité internationale de SAP Concur, l’absence de concurrents à l’échelle mondiale et la facilité d’implémentation via le Cloud ont été décisifs. « ​Le déploiement s’est effectué en deux temps : sur le périmètre européen pour commencer, puis dans le cadre d’un projet plus global grâce à la définition d’un Core Model​ » témoigne Mathilde Zambetti. L’ensemble des collaborateurs sont désormais utilisateurs de Concur Travel & Expense et la solution est déployée à raison d’un pays par mois en moyenne.

Le Core Model comme base du projet

Afin de faciliter le déploiement, l’équipe centrale de Sanofi a défini le Core Model, en collaboration avec le CEO et le CFO du groupe. Ce modèle a ensuite été partagé dans les régions puis validé localement. La France et la Chine, pays les plus complexes, ont donné lieu à une phase pilote.  « ​On s’est dit que si ça passait dans ces pays, ça fonctionnerait partout ​ », ajoute Mathilde Zambetti. Chaque vague de déploiement était ainsi précédée d’une phase de design d’une durée moyenne de trois mois.

La démarche est similaire pour Capgemini, avec une première étape intégrant la mise en place du Core Model et du pilote, puis l’implémentation par vagues de 4 mois entre le design et la phase de test. Prérequis essentiel pour assurer le bon respect du Core Model : l’harmonisation des politiques internes au sein de chaque pays. « ​C’était une obligation, car il existe des situations particulières, comme les taxes au Canada, les niveaux d’approbation en Inde ou les reçus pour les hôtels aux États-Unis ​ » indique Luc Bourguignon.

Une démarche confirmée par Mathilde Zambetti chez Sanofi : « ​Le facteur clé est la mise en place du Core Model. C’est facile à dire, mais moins facile à faire, car il y avait de gros écarts entre les entités locales. ​»

Un projet à la fois central et local

Chez Capgemini, le déploiement de Concur Travel & Expense a été piloté par le service IT et les équipes business et finance, sponsorisés par le CEO et le CFO, afin de construire un Core Model qui puisse être revu et validé en région. La démarche s’accompagne d’un change management mené par l’équipe BPO et appuyé par des consultants locaux lorsque la situation le nécessitait. « ​Pour le premier lancement, nous avons travaillé avec SAP Concur pour réaliser la configuration du pilote qui se déroulait au Royaume-Uni. Une collaboration indispensable pour cadrer les coûts et le planning des vagues de déploiement à venir​ », explique Luc Bourguignon.

Pour Sanofi, SAP Concur a conçu une configuration permettant de s’adapter aux trois niveaux (local, régional et central) et aux deux streams (business et IT). « ​La région a soutenu la coordination des sujets locaux, comme la gestion du changement ou les ressources projet pour garantir une bonne circulation des informations, mais sur le plan local, ce sont le service finance et les experts taxes et travel qui ont géré le projet, avec ses spécificités légales, les MDM locales et tous les sujets connexes ​ » explique Mathilde Zambetti.

L’intégration avec les systèmes existants est une composante essentielle d’une implémentation réussie. L’interface de Concur Travel & Expense s’intègre à tout type d’écosystème, alors que certaines problématiques locales majeures ont fait l’objet d’un travail sur mesure et adapté aux besoins spécifiques tels que la gestion des expatriations.

Un déploiement encourageant qui en appelle d’autres

Le déploiement de Concur Travel & Expense pour mieux gérer les notes de frais des voyages professionnels dans ces groupes multinationaux a été un vrai succès. « ​Chez Sanofi, c’est un des déploiements les plus réussis en termes de maîtrise des coûts et de planning », confirme Mathilde Zambetti.

L’enthousiasme est similaire au sein de Capgemini, pour qui ce premier projet réussi sur la finance opérationnelle a généré d’autres idées innovantes, comme l’explique Luc Bourguignon : « ​cela nous donne un élan intéressant pour d’autres sujets à explorer, comme la réflexion autour d’un outil de gestion du temps. ​»

Retrouvez le témoignage intégral de Capgemini et de Sanofi sur le déploiement de SAP Concur !