Notes de frais : les bonnes pratiques pour auditer et gérer la TVA

Les notes de frais, deuxième poste de dépense pour l’entreprise après les salaires, mobilisent également des ressources humaines, logistiques et technologiques. En outre, 5% des revenus de l’entreprise sont perdus à cause de dépenses non conformes ou frauduleuses. Heureusement, des solutions existent pour pallier ces problèmes récurrents et quelques bonnes pratiques, concernant notamment la gestion de la TVA, permettent d’anticiper bien des difficultés.

Un audit est toujours une bonne idée, quel que soit le domaine ou l’activité contrôlée. C’est d’autant plus plus vrai dans le cadre de la gestion des voyages professionnels et des notes de frais, puisqu’auditer vos notes de frais peut non seulement éviter les désagréments d’un redressement fiscal, mais aussi fournir des pistes d’amélioration des processus internes, limiter les pertes et réduire les risques.

 

20% des salariés présentent des notes de frais non conformes ou frauduleuses à leur employeur, ce qui justifie largement d’investir dans des processus de recherche et de justification permettant de gérer plus efficacement les remboursements. C’est tout l’objet de l’audit : définir de bonnes pratiques, structurer la politique interne et démarrer un cycle vertueux d’amélioration continue. Mais pour être pertinent, il doit être systématisé : les études montrent que 82% des fraudes sont concentrés dans les mains de seulement quelques collaborateurs. Un audit par échantillonnage ne permet donc pas toujours de les détecter.

Au moment de faire un audit, la question de la TVA se pose régulièrement, tout comme celle de la réglementation Urssaf. C’est pourquoi, en partenariat avec Taj Deloitte lors de Fusion Exchange 2017, SAP Concur a distillé conseils et bonnes pratiques pour mieux gérer et maîtriser vos notes de frais.

1 – Différencier TVA française et étrangère des notes de frais

Chaque pays dispose de ses propres lois et règlements en matière de politique fiscale. Cela veut dire qu’en cas de déplacement à l’étranger – a fortiori lorsque plusieurs pays sont visités lors d’un même voyage – le tri entre frais relevant de la TVA française et ceux relevant de pays tiers est essentiel. Tous les taux n’étant pas harmonisés, seule la TVA française peut être déduite sur les formulaires CA3 en France. La récupération de TVA étrangères nécessite une démarche spécifique (directive 2008/9/CE).

2 – Différencier dépenses éligibles et non éligibles

Les déductions de TVA éligibles concernent la plupart des dépenses liées à l’hébergement :

  • Pour les personnes extérieures à l’entreprise (clients, prestataires, fournisseurs, etc.).
  • Pour le personnel de surveillance, de gardiennage ou assurant la sécurité d’un site.

Les frais de bouche et de restauration sont également compris dans les catégories éligibles tout comme les cadeaux de faible valeur (limité à 69€ par an et par bénéficiaire) ainsi que les goodies et autres objets publicitaires et promotionnels. Concernant les dépenses de carburant, une distinction est faite entre le gazole et l’essence. Ainsi, pour les véhicules de tourisme, 80% du montant de la TVA est récupérable pour le gazole, et 20% (depuis 2018) pour l’essence.

Les déductions de TVA non-éligibles concernent toutes les dépenses liées à des véhicules de transports de personnes (ou à usage mixte) ainsi que les tous les biens ou services qui sont utilisés à des fins étrangères à l’entreprise dans l’immense majorité du temps (plus de 90%). Les dépenses d’hébergement des collaborateurs de l’entreprise (qu’ils soient dirigeants ou salariés) en sont aussi exclues tout comme l’ensemble des frais inhérents aux transports des personnes, quel que soit le moyen (taxi, bateau, avion…). Enfin, il faut aussi intégrer dans cette catégorie les biens fournis sans rémunération ou contrepartie financière, ainsi que ceux vendus à un prix trop bas, qui sont alors assimilés à des cadeaux.

3 – S’assurer de maîtriser le droit à la déduction de la TVA

La TVA est un système complexe requérant, pour satisfaire les conditions générales du droit à déduction, une grande rigueur dans son analyse et son application. Heureusement, quelques grands principes et bonnes pratiques à connaître simplifient sa mise en œuvre.

Notes de frais et TVA : les grands principes à retenir

  • La TVA doit être correctement facturée, le taux adapté et la mention clairement stipulée.
  • Si la TVA est exigible, les délais de prescription du droit à déduction (article 208, I Annexe II au CGI) doivent être respectés.
  • La dépense doit être encourue pour les besoins de l’entreprise et affectée à des pratiques spécifiques permettant la récupération de la TVA.
  • En cas de dépense réalisée par l’employé lui-même, le remboursement se fait à l’euro et la jurisprudence est défavorable aux avances forfaitaires ou plafonnées.

Notes de frais et TVA : les bonnes pratiques du justificatif

S’il est évident que l’entreprise doit disposer d’un justificatif spécifique et approprié, la forme de ce dernier varie selon les usages :

  • La facture doit toujours comporter les mentions obligatoires requises.
  • Il ne faut pas confondre facture et bordereau de note de frais : ce sont deux documents différents qui n’ont pas la même finalité.
  • La facture doit explicitement toujours mentionner le nom de l’entreprise et non celui du salarié (même si la jurisprudence tend à un certain assouplissement des règles).

Dans un certain nombre de cas, la gestion du justificatif des frais professionnels peut être assouplie et simplifiée :

  • Les paiements réalisés par l’intermédiaire de machines ou d’automates (stationnement, péages autoroutiers ou urbains par exemple) : le reçu complété par l’usager peut alors servir de facture.
  • Les frais de bouche inférieurs à 150 € hors taxes, pour lesquels le client peut reporter lui-même ses informations personnelles (nom et adresse).
  • Les autres dépenses de moins de 150 € hors taxes pour lesquelles certaines mentions ne sont pas obligatoires.

Les formats de facturation : tant que l’authenticité est vérifiable, les justificatifs papier ou dématérialisés sont acceptés. L’archivage des justificatifs privilégie le format original, mais depuis le 1er avril 2017, l’archivage numérique est possible à certaines conditions.

Certaines solutions connectées et sécurisées automatisent et accélèrent le traitement des notes de frais, facilitant les bonnes pratiques de gestion et d’audit. Par exemple, Concur Expense et Concur Audit vérifient près d’un million de dépenses chaque mois : une pratique gagnante pour digitaliser la gestion des notes de frais et apporter plus de souplesse et d’efficacité au quotidien à tous, utilisateurs comme managers.