SAP S/4 HANA déployé avec succès par l’assureur-crédit Coface dans le cadre de son plan stratégique “Fit to Win”

Expert reconnu des risques commerciaux, Coface propose aux entreprises du monde entier des solutions de l’assurance-crédit pour les protéger contre les risques de défaillance financière de leurs clients sur le marché domestique et à l’export et pour les aider à se développer. Sa nouvelle signature « Coface for trade » souligne son engagement en faveur des échanges et du commerce, leviers de création de richesse et de stabilité.

Une solution ERP mondiale pour améliorer l’efficacité de la fonction Finance

En septembre 2016, Coface dévoile son plan stratégique à trois ans “Fit to Win” visant à le positionner comme le partenaire assurance-crédit global le plus agile du secteur, tout en optimisant son modèle de capital, avec comme priorité de mieux servir ses clients. Dans cette optique, le Système d’Information a bien entendu son rôle à jouer pour améliorer l’efficacité de la fonction Finance à travers le monde. « Nous avons commencé à mener une réflexion sur l’ERP début 2016, dans le cadre du plan stratégique “Fit to Win”, dont l’ERP était l’un des fers de lance », confirme Michel Grot, Directeur des Systèmes d’Information, Groupe Coface.

La feuille de route du projet est donc rapidement définie et s’articule autour de deux objectifs. Le premier est d’améliorer l’efficacité des processus métiers et opérationnels dans plus de 60 entités mondiales.

« C’est un exercice délicat qui devait prendre en compte la disparité de tailles de ces entreprises, installées dans différents pays. La France et l’Allemagne se détachent du lot par leur taille, pesant dès lors davantage dans les décisions. A l’inverse, plusieurs petites entités ne disposent que de quelques salariés », souligne Michel Grot.

Le second objectif est l’harmonisation et la simplification des processus Comptabilité et Finance en réduisant le risque opérationnel lié à l’existence de multiples systèmes. Outre l’optimisation de la standardisation des outils et des processus métiers, Coface doit intégrer de plus en plus de règles de conformité légale émises par les différentes autorités des pays où elle est présente.

« Dans le secteur de l’assurance, nous devons intégrer des contraintes légales supplémentaires tout en évoluant dans un contexte complexe. Etant donné qu’il s’agit à chaque fois de déployer des règles spécifiques pour de nombreux pays dans lesquels résident plusieurs Systèmes d’Information avec des impacts sur de multiples processus, cela devenait de plus en plus difficile tant en termes d’organisation que de coûts », détaille Michel Grot.

SAP l’emporte pour sa robustesse et son implantation internationale

L’organisation de la DSI de Coface est centralisée, avec un Système d’Information Groupe géré au siège français et des équipes relais dans chaque pays. Pour autant, si l’infrastructure matérielle est consolidée et centralisée en France, les applications sont quant à elles en grande partie locales.

Afin de choisir la solution et le prestataire, l’appel d’offres a été organisé en deux phases : d’abord le choix de l’outil puis le choix de l’intégrateur. Coface s’est efforcée de choisir le meilleur logiciel entre octobre et janvier 2017. « Après une présélection de plusieurs solutions, nous avons opté pour SAP. D’une part, l’éditeur disposait déjà de références dans l’assurance ; d’autre part, associé à l’intégrateur retenu, il permet une meilleure couverture mondiale qui répondait mieux à la demande », précise Michel Grot.

Le cœur de la solution retenue repose sur la base de données SAP HANA associée au module Finance de l’ERP S/4 HANA. Le tout sera complété par le reporting sous SAP Business Objects. Enfin, SAP Process Orchestration gèrera les interfaces de dialogue avec les autres applications du Système d’Information.

Un déploiement progressif en deux temps

Le projet est lancé progressivement depuis le mois d’avril 2017 et la phase de conception du Core Model a permis d’intégrer progressivement les principaux pays.

« Une première phase d’intégration et de tests a eu lieu à l’automne 2017, pour les sièges des principaux pays. La première recette a donc été planifiée fin 2017 pour l’Argentine, le Mexique, le Chili, le Brésil et l’Italie, des marchés dans lesquels la solution a été déployée au 1er trimestre 2018 », explique Michel Grot.

Ainsi, depuis janvier 2018, ces cinq marchés ont déployé avec succès SAP S/4 HANA et leurs équipes de contrôle de gestion l’utilisent déjà pour des missions de comptabilité générale.

En parallèle, un environnement de démonstration a été mis en place pour rendre les nouveaux processus et le nouvel outil plus concrets pour les utilisateurs. Ces ateliers itératifs et participatifs favorisent une personnalisation plus proche des besoins utilisateurs, ainsi que le partage d’un vocabulaire commun pour tous les pays. La seconde phase de développement et de paramétrage est réalisée par Accenture.

Même si Coface est encore en phase de stabilisation suite au déploiement de SAP S/4 HANA, les équipes ont d’ores et déjà constaté les bénéfices liés à la convergence de ces processus locaux vers le groupe qui permet de consolider un plan de comptes global plus rapidement, comme lors de la première clôture comptable réalisée en avril 2018.

L’ERP SAP S/4 HANA devrait être déployé dans trois nouveaux marchés : la Pologne, la Roumanie d’ici la fin de l’année, puis la France. Une fois finalisé, il touchera près de 200 utilisateurs. A terme, Coface prévoit également l’automatisation de certaines interfaces notamment via la mise en place de bots, qui permettront de répondre à la problématique de traitement d’importants volumes de données.