Chassis Brakes standardise son pointage international des heures sous SAP

Le spécialiste mondial des freins a lancé une nouvelle organisation client et conçu, avec Augusta Reeves, une application SAP pour fluidifier ses projets, gagner en visibilité, mieux gérer ses ressources et améliorer son EBITDA.

Comment ajuster au mieux, ou suivre en temps réel, l’avancement des projets menés par des équipes géographiquement dispersées, tout en anticipant la gestion des ressources et des temps passés en lien avec la planification budgétaire ? Vaste programme !

C’est précisément la problématique à laquelle s’est attaquée l’entreprise Chassis Brakes à la fin de l’année 2015.

Une nouvelle organisation centrée sur le client

Chassis Brakes International est l’un des équipementiers automobiles mondiaux majeurs dans la conception et la fabrication de systèmes de freinage. Créée il y a presque un siècle, la société emploie 5200 collaborateurs dans 16 pays pour une production de 29 millions de freins par an dans 12 usines. D’où la nécessité de mesurer et de suivre précisément ses projets de fabrication, et d’améliorer au passage sa comptabilité.

« Nous avons créé la Customer Line Organisation, une organisation horizontale regroupant tous les collaborateurs qui interviennent sur les projets clients depuis la phase d’acquisition jusqu’au passage en production et le suivi série. Il devenait ainsi possible d’évaluer l’avancement et le temps passé au regard de la planification et du budget, ainsi que d’obtenir une meilleure compréhension de la gestion du capital humain au sein de cette organisation » explique Benjamin Rebollo, Corporate Financial Controller chez Chassis Brakes International. « Une préoccupation qui répondait également à nos besoins financiers et comptables : pouvoir justifier la capitalisation des coûts de chaque projet afin de les affecter aux immobilisations dans le bilan comptable, ce qui a un impact immédiat sur l’EBITDA (bénéfice avant intérêts, impôts, dépréciation et amortissement) ». Benjamin Rebollo rajoute que le montant des couts capitalisés a été meilleur que prévu en 2017 (+40% par rapport au budget) dû à l’implémentation de cet outil et à l’harmonisation des processus de valorisation des projets.

Chassis Brakes choisit Augusta Reeves

En 2015, l’entreprise utilise déjà SAP dans son système d’information, mais estime qu’elle sous-exploite le produit. « Les acteurs projets renseignent leurs heures dans un fichier Excel. Au moment de la clôture mensuelle, le contrôleur du site valorise ces heures et passe ensuite les écritures comptables dans le module FI, le tout réalisé manuellement », rapporte le contrôleur financier du Groupe. « SAP étant déjà déployé pour la comptabilité (FI) et pour le contrôle de gestion (CO), il nous suffisait d’exploiter un module supplémentaire (CATS) pour pouvoir récupérer les heures, les valoriser dans le module CO et pouvoir passer les écritures comptables automatiquement dans le module FI. Ainsi, nous obtenions par ailleurs une consolidation des informations et une vision globale des coûts des projets dans CO. »

Début 2017, Chassis Brakes rédige un cahier des charges et lance un appel d’offres. Parmi les prestataires postulants, l’entreprise choisit Augusta Reeves. Leur réponse s’avère la plus pertinente en termes de qualité, de coûts, et de compréhension du besoin. « Nous avons estimé qu’Augusta Reeves proposait la meilleure approche dans une solution pré-packagée ce qui garantissait le succès du projet dans les délais impartis » ajoute Benjamin Rebollo. « En outre, l’ergonomie et la fluidité de l’interface SAP Fiori se sont avérées très adaptées aux 460 collaborateurs de notre organisation. Enfin, la solution s’intégrant nativement à SAP, elle répondait également aux besoins de contrôle financier et de comptabilité. »

En juin, des formations utilisateurs commencent en France. Premier pays où le système sera en production pour la saisie des heures dès le mois de juillet, et avec toutes les fonctionnalités dès le mois suivant. En aout ce sera au tour de l’Allemagne, puis en janvier 2018, la Chine. L’Inde et le Japon suivront la même année.

Grâce à SAP, un standard maison est défini

L’approche proposée par Augusta Reeves a permis à Chassis Brakes d’homogénéiser ses pratiques grâce à une standardisation des processus de saisie des temps au niveau du Groupe. « En s’appuyant sur les fonctionnalités standard définies dans SAP, toutes les entités peuvent désormais mesurer leurs KPI de la même manière, qu’il s’agisse des chefs de projet, des ingénieurs ou des spécialistes R&D. Ce dont tous les utilisateurs sont satisfaits, » assure le Corporate Financial Controller. « Aujourd’hui, le pointage est réalisé dans SAP, les heures consacrées aux projets sont valorisées et l’intégration avec les fonctions financières est automatisée. Par ailleurs, cette meilleure gestion permet de libérer du temps pour les contrôleurs afin qu’ils le consacrent à des tâches à plus forte valeur ajoutée. »

Impliquer au mieux les collaborateurs

Dans la plupart des entreprises, les projets concernant la gestion du temps ne se déploient pas sans réticence. Chassis Brakes a donc opté pour une approche originale, comme l’explique Benjamin Rebollo : « Nous avons responsabilisé les managers sur les standards établis, il était important que tout le monde les suive afin d’avoir un suivi d’activité homogène au sein du groupe. Par ailleurs, nous leur avons expliqué l’importance d’avoir un suivi d’activité fiable. Celui-ci est la base de calcul de la capitalisation de nos coûts R&D et de notre CIR (Crédit Impôt Recherche), ce qui impacte directement les résultats de la société. Enfin, nous avons dispensé des formations aux utilisateurs afin de les familiariser avec l’outil. Pendant ces formations, nous avons eu des suggestions d’amélioration d’ergonomie de la part des utilisateurs, que nous avons intégrées par la suite. Nous avons également responsabilisé les chefs de projets sur les ressources employées, l’outil permet d’avoir une meilleure visibilité des activités rendant possible un ajustement des budgets sur chaque projet. Autre mesure, nous avons inclus dans le calcul de la prime d’intéressement annuel, les résultats des temps déclarés par les utilisateurs, à partir de 90 % de précision, et de plus en plus incitative jusqu’à 100 %. »

Une approche multiculturelle bénéfique

La solution pre-packagée proposée par Augusta Reeves préconisait une approche dynamique entre les acteurs des fonctions support impactées par l’outil et les utilisateurs finaux. « Ces derniers sont essentiels à la réussite du projet, » mentionne le contrôleur financier. « En effet, plus nous avons de retours sur les pratiques réelles du terrain, plus l’application a de chances d’être réellement utilisée et appréciée par les collaborateurs. »

Prévue pour être déployée dans plusieurs pays afin de standardiser les pratiques, l’application devait également relever le défi du multiculturalisme. « Finalement, cet aspect multiculturel avec des équipes françaises, allemandes, indiennes et chinoises, s’est révélé très intéressant et profitable pour le projet global, » confie Benjamin Rebollo. « Dès le début, il nous a fallu penser large pour répondre aux besoins de toutes les entités. D’autant plus que ce projet sera encore étendu à d’autres pays, car il représente une étape essentielle vers la consolidation globale de tous les coûts du Groupe à l’échelle mondiale. »

Après tous les pays précités, Chassis Brakes International reproduira cette organisation et installera cette application au Brésil, aux Pays-Bas et aux États-Unis.